Un cuadro negro sobre texto redactado es el símbolo universal de información oculta. Le dice al lector que algo fue eliminado. A veces ese es el mensaje correcto. Otras veces, un cuadro negro resulta confuso o alarmante. Un estado financiero con rectángulos negros aleatorios sugiere un escándalo. Un documento legal con secciones tachadas invita a sospechar sobre lo que se está ocultando. Un formulario entregado al público con recuadros negros parece un documento gubernamental censurado.
Reemplazar el texto redactado con etiquetas personalizadas en lugar de cuadros negros cambia el mensaje de "algo está oculto aquí" a "algo oculto aquí". a "esta información fue eliminada por un motivo específico". La etiqueta comunica la categoría de la información redactada, que suele ser exactamente lo que el lector necesita saber.
Por qué son importantes las etiquetas de redacción personalizadas
Las etiquetas de redacción personalizadas tienen tres propósitos. Le dicen al lector qué tipo de información se eliminó, como "[Número de Seguro Social]" o "[Número de cuenta]." Explican por qué, como "[Redactado por privacidad]" o "[Confidencial: Producto del trabajo del abogado]". Y brindan un tratamiento visual consistente que parece intencional en lugar de sospechoso. Un documento donde cada redacción está etiquetada como "[Información personal]" comunica que la redacción se realizó de forma sistemática para respetar la privacidad y no de forma selectiva para ocultar hechos perjudiciales.
Las etiquetas personalizadas son particularmente importantes para los documentos publicados bajo las leyes de libertad de información o compartidos en el descubrimiento durante un litigio. La parte receptora necesita saber qué categorías de información se retuvieron, no sólo qué se retuvo. Una redacción denominada "[Privilegio abogado-cliente]" comunica la base legal de la retención. Una caja negra no comunica nada excepto que la parte productora no quiere que leas lo que hay debajo.
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Cómo aplicar etiquetas de redacción personalizadas
La herramienta de redacción de WukongPDF incluye una opción para configurar texto superpuesto personalizado. En lugar de seleccionar un cuadro negro como marca de redacción, seleccione Texto personalizado. Escriba la etiqueta que desea que aparezca, como "[ELIMINADO]" o "[SSN]." La herramienta elimina permanentemente el contenido subyacente y coloca el texto de la etiqueta en un cuadro sobre el área redactada.
Elija un formato de etiqueta que sea coherente en todo el documento. Elija una combinación de color de texto y color de fondo. El texto negro sobre un fondo gris claro se puede leer sin resultar áspero. El texto blanco sobre fondo negro es tradicional pero austero. El texto rojo oscuro sobre un fondo blanco con un borde fino indica redacción legal. Cualquiera que sea la combinación que elijas, úsala de forma constante. Los estilos de redacción combinados dentro de un solo documento parecen descuidados y socavan el mensaje de un manejo sistemático y cuidadoso de la información.
Diseño de etiquetas de redacción efectivas
La etiqueta debe ser lo suficientemente corta como para caber en el cuadro de redacción sin cortarse. Una etiqueta como "[Información de identificación personal redactada según la política de privacidad]" no cabe en un cuadro de redacción estrecho sobre un solo nombre. Utilice abreviaturas o códigos cortos para redacciones limitadas y etiquetas más largas para redacciones más amplias. Una lista de códigos de abreviatura estándar al principio del documento ayuda al lector a descifrar las etiquetas: SSN es igual al Número de Seguro Social, ACN es igual al Número de Cuenta, DOB es igual a Fecha de Nacimiento.
El tamaño de fuente del texto de la etiqueta debe ser lo suficientemente pequeño para que quepa pero lo suficientemente grande para leer. El texto de seis a ocho puntos funciona para redacciones limitadas. De nueve a diez puntos funcionan para redacciones más amplias. La etiqueta debe estar centrada en el cuadro de redacción. Las etiquetas alineadas a la izquierda se ven desalineadas cuando los cuadros de redacción varían en ancho. La herramienta PDF Redaction debería manejar el centrado automáticamente, pero verificar el resultado antes de finalizar.
Verificación de redacciones personalizadas
Después de aplicar redacciones de etiquetas personalizadas, verifique que el contenido original realmente haya desaparecido. La etiqueta debe aparecer en lugar del texto original. Seleccione y copie el área alrededor de la redacción. Pégalo en un editor de texto. El texto pegado debe contener la etiqueta de redacción, no el texto oculto original. Si el texto original aparece en el resultado copiado, la redacción no se aplicó correctamente. La etiqueta se colocó como una anotación y no como un reemplazo permanente del contenido.
Busque en el documento los términos redactados. Una búsqueda de un número de Seguro Social no debería arrojar resultados. Si la búsqueda encuentra el texto redactado, la redacción omitió esa instancia. Esto suele ocurrir cuando el texto aparece en un formato inesperado, como guiones o espacios que difieren del patrón de búsqueda. Una verificación sistemática de seguridad de PDF, que busca cada término redactado uno por uno, detecta estos descuidos antes de que el documento salga de su control.
Un práctico sistema de etiquetado de redacción para organizaciones que publican documentos con regularidad: cree códigos de redacción estándar. Las agencias gubernamentales utilizan códigos como (b)(4) para secretos comerciales y (b)(6) para privacidad personal. La adopción de un sistema de código similar demuestra transparencia porque el lector sabe que el mismo código tiene el mismo significado en todo el documento y en varias versiones.
Al redactar datos similares a hojas de cálculo en los que una columna contiene el mismo tipo de información en muchas filas, se usa una etiqueta que abarque toda la columna, como "[Número de cuenta]" es más limpio que etiquetar cada celda individualmente. Dibuje un rectángulo de redacción ancho que cubra toda la columna, aplique la etiqueta una vez y el lector verá una marca limpia y unificada en lugar de cuarenta etiquetas pequeñas y abarrotadas que son difíciles de leer y parecen desordenadas.
Un flujo de trabajo práctico para documentos que se redactarán varias veces para diferentes audiencias: mantenga el archivo original sin editar como archivo maestro y cree versiones redactadas específicas para la audiencia a partir de él. La junta directiva recibe una versión con detalles financieros visibles pero información personal eliminada. El público recibe una versión con información financiera y personal redactada. El equipo de auditoría interna recibe el original sin editar. Cada versión se produce aplicando un conjunto diferente de marcas de redacción al archivo maestro y luego guardando una copia. El archivo maestro permanece limpio. Las versiones específicas de la audiencia se pueden rastrear hasta una única fuente autorizada. Este enfoque es una práctica estándar para las empresas que cotizan en bolsa que preparan publicaciones de resultados, donde diferentes partes interesadas tienen diferentes derechos de acceso a la información.
Las etiquetas de redacción personalizadas también cumplen una importante función de accesibilidad. Un lector de pantalla que encuentra un cuadro negro anuncia un mensaje "gráfico". o no dice nada en absoluto, dejando al usuario sin saber que la información fue eliminada. Una redacción etiquetada dice en voz alta "Redactado: Número de Seguro Social" o "Eliminado: Información personal" brindando al usuario del lector de pantalla el mismo contexto que obtiene un lector vidente al leer la etiqueta. Este es un detalle que separa el cumplimiento básico de la preparación de documentos genuinamente inclusiva. Al crear documentos redactados para distribución pública, verifique las etiquetas con un lector de pantalla para confirmar que anuncian correctamente.
Una consideración final para las etiquetas de redacción en contextos legales y regulatorios: la etiqueta en sí puede estar sujeta a cuestionamiento. Una parte contraria en un litigio puede argumentar que una etiqueta como "Privilegio Abogado-Cliente" exagera la protección y exige que un juez revise el documento subyacente. Antes de aplicar etiquetas de privilegio, confirme con un abogado que el material redactado realmente califica para la protección reclamada. Una redacción etiquetada incorrectamente puede ser peor que ninguna etiqueta porque hace una representación sobre el contenido oculto que luego puede demostrarse que es falsa. En caso de duda, utilice etiquetas neutrales como "Redactado" o "Información retenida" que no afirman por qué se eliminó el contenido.
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