Tiene un contrato de 60 páginas y antes de compartirlo con la otra parte, debe eliminar cada instancia del nombre de su cliente, su dirección, sus números de cuenta y cualquier otra información confidencial. El nombre aparece 47 veces en 30 páginas diferentes. Encontrar y redactar manualmente cada aparición llevaría una hora y es casi seguro que se perdería algunas. Una función de búsqueda y redacción hace el trabajo en segundos: encuentra todas las coincidencias y las redacta en una sola operación.
La redacción basada en búsquedas es la forma más eficaz de desinfectar un documento cuando se sabe exactamente qué palabras, frases o patrones deben eliminarse. Combina la búsqueda de texto con la eliminación permanente de contenido y, cuando se hace correctamente, garantiza que no sobreviva ninguna instancia del texto de destino en el documento.
En qué se diferencia la redacción de un PDF de dibujar un cuadro negro sobre el texto
Un error común y peligroso es confundir redacción con dibujo. Algunas personas abren un PDF, dibujan un rectángulo negro sobre texto confidencial y asumen que el texto está oculto. No lo es. El rectángulo negro es una anotación situada en la parte superior de la página. El texto original todavía está en el archivo debajo. Cualquiera que abra el PDF en un visor que pueda ocultar anotaciones, o que copie y pegue el texto de la página, puede recuperar la información supuestamente redactada. Este error ha provocado filtraciones de datos en el mundo real en las que presentaciones judiciales, documentos gubernamentales y divulgaciones corporativas expusieron inadvertidamente información redactada porque el autor utilizó una herramienta de dibujo en lugar de una herramienta de redacción.
True PDF Redaction elimina permanentemente los datos de texto e imagen del archivo. Cuando aplica la redacción, la herramienta elimina el contenido subyacente de los flujos de datos del PDF y coloca una superposición opaca en su lugar. La información original desapareció. No se puede recuperar ocultando anotaciones, copiando texto o inspeccionando la estructura interna del archivo. Para cualquier documento donde la privacidad o la confidencialidad estén en juego, la redacción verdadera es el único método aceptable.
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Paso a paso: encontrar y redactar cada aparición de una palabra
Abra el PDF en una herramienta que admita la redacción basada en búsquedas. Una herramienta de redacción incluye una función de búsqueda y redacción. Escribe la palabra o frase que deseas encontrar. La herramienta busca en todo el documento y enumera cada aparición, con el número de página, el contexto circundante y una vista previa de la coincidencia. Revise la lista para confirmar que desea redactar todas las instancias. A veces una palabra aparece como información sensible y como término genérico. Si el apellido del cliente es "Rice" y el documento también analiza el arroz como producto básico, es necesario revisar cada coincidencia individualmente en lugar de redactarlas todas a ciegas.
Después de revisar las coincidencias, seleccione las que desea redactar. Puede elegir coincidencias individuales, todas las coincidencias en una página específica o todas las coincidencias en el documento. Aplicar la redacción. La herramienta elimina permanentemente el texto seleccionado y coloca un cuadro negro o la marca de redacción elegida sobre cada ubicación. Guarde el archivo redactado con un nuevo nombre. El archivo original no redactado debe almacenarse de forma segura y separada de la versión redactada. La redacción es irreversible, que es el punto. No puede enviar accidentalmente la versión no redactada si solo tiene la versión redactada.
Patrones de redacción: direcciones de correo electrónico, números de teléfono y números de identificación
Más allá de las palabras exactas, muchos escenarios de redacción implican patrones. Es necesario eliminar todas las direcciones de correo electrónico de un documento. Es necesario eliminar todos los números de Seguro Social con el formato 123-45-6789. Es necesario eliminar todos los números de tarjetas de crédito en formato de 16 dígitos. Las herramientas de redacción avanzadas admiten expresiones regulares o expresiones regulares, que definen patrones en lugar de texto exacto. Una expresión regular como \b[A-Za-z0-9._%+-]+@[A-Za-z0-9.-]+\.[A-Z|a-z]{2,}\b coincide con direcciones de correo electrónico. Una expresión regular como \b\d{3}-\d{2}-\d{4}\b coincide con los números de Seguro Social.
La redacción basada en patrones es poderosa pero requiere precaución. Una expresión regular demasiado amplia coincidirá con el texto que no pretendías redactar. Una expresión regular demasiado estrecha perderá instancias que no se ajusten exactamente al patrón. Después de ejecutar una redacción basada en patrones, revise manualmente cada coincidencia antes de presentar la solicitud. La expresión regular encuentra candidatos. El juicio humano decide qué candidatos contienen realmente información confidencial. El PDF Editor de WukongPDF admite tanto la búsqueda de coincidencias exactas como la búsqueda de redacción basada en patrones, con una interfaz de revisión de coincidencias que muestra cada coincidencia en contexto antes de confirmar la redacción.
Verificación de que la redacción se completó
Después de redactar, verifique los resultados con dos pruebas. Primero, escanee visualmente el documento. Las áreas redactadas deben estar claramente marcadas con la superposición elegida, un cuadro negro, un cuadro blanco o texto personalizado como [CENSURADO]. No debe verse ningún texto confidencial. En segundo lugar, intente extraer el texto. En cualquier visor de PDF, presione Ctrl-A para seleccionar todo el texto de una página, luego cópielo y péguelo en un editor de texto. El texto pegado no debe contener información censurada. Si aparece texto redactado en el resultado pegado, la redacción no se aplicó correctamente, la superposición se colocó como una anotación en lugar de una eliminación permanente de contenido y el documento no es seguro.
En tercer lugar, busque en el PDF redactado los términos redactados. Presione Ctrl-F y busque la palabra o frase sensible. La búsqueda debería arrojar cero resultados. Si encuentra coincidencias, la redacción las omitió, lo que puede suceder si el texto se almacenó como una imagen en lugar de como texto seleccionable, o si el texto aparece en un campo de metadatos del documento en lugar de en el contenido de la página. Para texto basado en imágenes, ejecute OCR en el archivo redactado y busque la salida de OCR. Si el OCR reconoce el texto supuestamente redactado, la imagen no fue redactada, solo la capa de texto, y usted también debe redactar la capa de la imagen. La herramienta de redacción PDF Privacy de WukongPDF redacta tanto la capa de texto como la capa de imagen simultáneamente, cerrando esta brecha común.
Redacción de documentos escaneados y archivos PDF de solo imágenes
Los archivos PDF escaneados presentan un desafío de redacción único porque el texto es parte de una imagen, no una capa de texto separada. La redacción basada en búsquedas no puede encontrar palabras en imágenes. No hay texto para buscar. Para redactar un documento escaneado, primero debe ejecutar OCR para crear una capa de texto con capacidad de búsqueda, luego buscar en esa capa de texto para encontrar y marcar las áreas de redacción y luego aplicar la redacción a la imagen subyacente. La capa de texto identifica dónde se encuentra la información confidencial en la página. Luego, la herramienta de redacción elimina permanentemente esas regiones de píxeles de la imagen.
Después de redactar un documento escaneado, ejecute OCR nuevamente en la versión redactada y verifique que el texto recién reconocido no contenga la información redactada. Esta verificación de doble OCR detecta el modo de falla más común en la redacción de documentos escaneados: el motor de OCR encontró el texto, usted lo marcó para la redacción, pero el rectángulo de redacción estaba ligeramente desalineado y no cubría completamente los píxeles del texto, dejando fragmentos de caracteres visibles. Unos pocos píxeles de una letra son suficientes para que una persona determinada reconstruya la palabra original. Haga zoom al 200 % en áreas censuradas y confirme la cobertura completa a nivel de píxeles.
Más allá de las palabras y los patrones, una revisión exhaustiva también debería verificar los metadatos del documento. Un PDF que ha sido perfectamente redactado en cada página aún puede filtrar información confidencial a través de sus propiedades del documento: el campo de autor puede contener el nombre de la persona cuya información fue redactada, el título puede contener un nombre de proyecto confidencial y el campo de palabras clave puede enumerar términos que deberían haberse eliminado. Después de redactar el contenido de la página, abra las propiedades del documento y borre los campos Autor, Asunto, Título y Palabras clave. Si el PDF contiene archivos adjuntos incrustados, lo que a veces sucede con informes que incluyen hojas de cálculo o archivos de datos de respaldo, esos archivos adjuntos deben redactarse o eliminarse por separado. No se ven afectados por la redacción a nivel de página. Una lista de verificación de redacción completa cubre tres capas: contenido de la página, campos de metadatos y archivos incrustados. La falta de cualquiera de estas capas puede deshacer la protección aplicada a las otras dos.
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