La creación de un PDF rellenable, en el que los destinatarios pueden hacer clic en los campos y escribir directamente en lugar de imprimir y escribir a mano, solía requerir Acrobat Pro. Eso ya no es cierto. Existen herramientas gratuitas que agregan campos de formulario interactivos a un PDF existente y algunas que le permiten crear uno desde cero.
Qué es realmente un PDF rellenable
Un PDF rellenable tiene campos de formulario interactivos (cuadros de texto, casillas de verificación, menús desplegables, botones de opción) incrustados en el documento. Cuando alguien lo abre en cualquier visor de PDF, puede hacer clic en estos campos y escribir o seleccionar valores. La información completa se guarda cuando guardan el archivo. Esto es diferente a simplemente agregar superposiciones de texto después del hecho; los campos son parte de la estructura PDF y funcionan de manera consistente entre los espectadores.
Vale la pena saber que las superposiciones de texto simples (en las que alguien abre el PDF y coloca un cuadro de texto donde necesita escribir) pueden lograr un resultado similar sin ningún campo de formulario. Para un formulario que utilizarán internamente personas familiarizadas con las herramientas PDF, este enfoque suele ser más rápido que crear campos de formulario adecuados. Los campos que se pueden completar correctamente son más importantes cuando el formulario se enviará a personas que no se sienten cómodas colocando elementos de texto manualmente.
Creación de formularios basados en navegador
El PDF Editor de WukongPDF le permite agregar campos de texto, casillas de verificación y otros elementos de formulario a un PDF existente en el navegador. Cargue el documento, cambie al modo de campo de formulario y haga clic donde desea colocar cada campo. Puede establecer nombres de campos, valores predeterminados y si un campo es obligatorio. Descargue el resultado y será un PDF rellenable completamente funcional que funciona en Adobe Reader, Preview y la mayoría de los demás visores.
Para un formulario simple (unos pocos campos de texto, tal vez algunas casillas de verificación), esto lleva unos diez minutos. Los formularios más complejos con muchos campos, lógica condicional (muestre esta sección solo si esta casilla de verificación está marcada) o campos calculados necesitan un software de creación de formularios dedicado, pero esos requisitos son poco comunes para los formularios comerciales cotidianos.
PDF-XChange Editor: nivel gratuito potente en Windows
El nivel gratuito de PDF-XChange Editor incluye herramientas de creación de campos de formulario que son más capaces que la mayoría de las opciones basadas en navegador. Obtiene campos de texto, casillas de verificación, botones de opción, listas desplegables, cuadros de lista y campos de firma. Abra el PDF, vaya a la barra de herramientas Formularios, seleccione el tipo de campo que desee y dibújelo en la página. Cada campo se puede configurar con un nombre, información sobre herramientas, valor predeterminado y formato. La versión gratuita agrega una marca de agua a las páginas en las que ha utilizado ciertas funciones pagas, pero los campos del formulario en sí no la activan.
A partir de un documento de Word
Si está creando un formulario desde cero en lugar de hacer que un PDF existente se pueda completar, comenzar en Word y usar los controles de formulario integrados de Word (en la pestaña Desarrollador) le brindará una mejor experiencia de diseño. Puede crear el diseño visual utilizando las herramientas de formato de Word, agregar campos de formulario y exportarlo a PDF. Los campos interactivos se trasladan al PDF al exportarlo, y termina con un documento que parece pulido porque fue diseñado en un procesador de textos adecuado en lugar de hacer clic sobre un PDF existente.
Para mostrar la pestaña Desarrollador en Word: Archivo → Opciones → Personalizar cinta → marque Desarrollador. Los controles del formulario se encuentran en la cinta Desarrollador en Controles. Utilice controles de contenido para los campos que funcionarán tanto en Word como en PDF, y pruebe el PDF exportado en Adobe Reader para confirmar que los campos se comportan como se espera.
Probando antes de enviar
Pruebe siempre un PDF rellenable en al menos dos visores diferentes antes de distribuirlo. Los campos que funcionan en la herramienta del navegador que utilizó para crearlos a veces se comportan de manera diferente en Adobe Reader, Preview o visores móviles. Problemas comunes: campos de texto que son demasiado pequeños para el tamaño de fuente, casillas de verificación que no guardan su estado y campos que aparecen en la pantalla pero no se imprimen. Una prueba rápida de llenado en su propio dispositivo antes de enviarlos los detecta antes de que se conviertan en un problema del destinatario.