Dividir un PDF por número de páginas es el método estándar. Pero cuando el objetivo es mantenerse por debajo del límite de archivos adjuntos de correo electrónico, dividir el tamaño del archivo es más útil. Una operación Dividir PDF que divide el documento en fragmentos de tamaño de archivo aproximadamente igual garantiza que cada archivo de salida se ajuste al límite objetivo, independientemente de cuántas páginas ocupe. Cada página contribuye con una cantidad diferente al tamaño del archivo dependiendo de su contenido. Una página con una fotografía de alta resolución es mucho más grande que una página de texto sin formato. La división basada en el tamaño del archivo es la forma más confiable de garantizar que cada archivo de salida cumpla con los límites de tamaño de carga y archivos adjuntos de correo electrónico. Al enviar por correo electrónico los archivos divididos a un destinatario, incluya el número total de partes en la línea de asunto de cada correo electrónico. Un asunto como Informe del tercer trimestre, parte 2 de 5, le dice al destinatario cuántos correos electrónicos puede esperar y confirma que no falta ninguno. Sin esta información, un destinatario que reciba las partes 1, 2, 3 y 5 de un documento dividido puede no darse cuenta de que falta la parte 4 y puede pensar que el conjunto incompleto es el documento completo. Para tareas divididas recurrentes, como preparar informes semanales para la distribución por correo electrónico, guarde la configuración dividida como preestablecida. El ajuste preestablecido almacena el tamaño del archivo de destino, la convención de nomenclatura y la carpeta de salida. La aplicación del ajuste preestablecido a cada nuevo informe garantiza un formato de salida consistente y elimina el riesgo de ingresar configuraciones diferentes cada semana. La división del tamaño de los archivos también ayuda con la sincronización del almacenamiento en la nube. Los servicios de sincronización en la nube a veces tienen problemas con archivos muy grandes, lo que provoca conflictos de sincronización y confusión de versiones. Dividir un PDF grande en partes más pequeñas en un tamaño objetivo que se sincronice de manera confiable, generalmente menos de 50 MB para la mayoría de los servicios, garantiza que los cambios en el documento se sincronicen correctamente en todos los dispositivos. Cada fragmento se sincroniza de forma independiente y las ediciones de un fragmento no afectan a los demás.
Conclusiones clave
La división basada en el tamaño del archivo divide un PDF en partes basadas en megabytes, no en páginas. Cada archivo de salida está lo más cerca posible del tamaño objetivo sin excederlo. La herramienta de división calcula el tamaño acumulado a medida que agrega páginas a cada fragmento y comienza un nuevo fragmento cuando la página siguiente excede el objetivo. Esto produce archivos de salida con diferentes números de páginas pero tamaños de archivo consistentes, lo cual es ideal para límites de archivos adjuntos de correo electrónico y restricciones de tamaño de carga.
Al elegir el tamaño objetivo para dividir, deje un pequeño margen por debajo del límite real. Si su sistema de correo electrónico tiene un límite de 10 MB, divídalo en 9,5 MB para tener en cuenta la sobrecarga de codificación del correo electrónico, que agrega aproximadamente entre un 30 y un 40 por ciento al tamaño del archivo adjunto. Un PDF de 9,5 MB se convierte aproximadamente en un archivo adjunto de correo electrónico de 12 a 13 MB después de la codificación. Mantenerse muy por debajo del límite evita rebotes.
Por qué dividir por tamaño de archivo en lugar de por número de páginas
Los sistemas de correo electrónico imponen límites de tamaño de archivos, normalmente 10 MB o 25 MB, según el proveedor. Un PDF de 50 páginas donde cada página es texto puede ocupar 2 MB, muy por debajo del límite. Un PDF de 20 páginas en el que cada página es un escaneo de alta resolución puede superar el límite de 30 MB. Dividir por número de páginas le daría tres partes aproximadamente iguales del documento de texto, ninguna de las cuales necesita ser dividida. También le proporcionaría cuatro fragmentos de 5 páginas del documento escaneado, cada uno por debajo del límite pero sin control sobre el tamaño real del archivo. La división por tamaño de archivo produce la menor cantidad óptima de fragmentos que permanecen por debajo del límite.
Cargar formularios en sitios web gubernamentales y legales también impone límites de tamaño de archivo. Una división PDF File Size garantiza que cada fragmento esté por debajo del tamaño de carga máximo del portal sin conjeturas. No es necesario experimentar con diferentes recuentos de páginas para encontrar la división que se mantenga por debajo del límite. Establezca el tamaño objetivo y la herramienta se encargará del resto.
Cómo dividir un PDF por tamaño de archivo
Abra el PDF en una herramienta de división que admita la división basada en el tamaño del archivo. Busque una opción de modo dividido denominada "Tamaño de archivo" o "Por tamaño". Introduzca el tamaño de destino en megabytes. La herramienta analiza la contribución de cada página al tamaño total del archivo y calcula los puntos de división óptimos. Aplicar la división. Cada archivo de salida tendrá un tamaño inferior al objetivo. El último archivo puede ser significativamente más pequeño que el objetivo si las páginas restantes no lo llenan.
La herramienta de división no modifica el contenido de páginas individuales. Si una sola página es más grande que el tamaño de división objetivo, esa página pasa a estar sin dividir. El archivo de salida que lo contiene superará el objetivo. La herramienta normalmente le advierte sobre páginas de gran tamaño durante el proceso de división. Aborde las páginas de gran tamaño comprimiendo las imágenes en esas páginas específicas antes de volver a dividirlas.
El cálculo del tamaño del archivo es una aproximación porque la compresión aplicada durante la división puede cambiar ligeramente el tamaño de cada archivo de salida. Un destino dividido de 10 MB puede producir archivos de salida que oscilan entre 9,5 MB y 9,9 MB. La herramienta se equivoca al permanecer por debajo del límite. Si un archivo de salida excede el límite en una pequeña cantidad, generalmente contiene una sola página que es más grande que el tamaño objetivo. Una página con una imagen incrustada de alta resolución puede ocupar 12 MB por sí sola. En este caso, comprima esa página específica antes de dividirla o acepte que no se puede dividir por debajo de su tamaño de página individual.
Combine la división del tamaño del archivo con la compresión para obtener mejores resultados
Después de dividirlos, nombre los archivos de salida de manera que quede claro su orden. Una convención de nomenclatura como Document-Part1of4.pdf, Document-Part2of4.pdf le indica al destinatario cuántas partes esperar y el orden de lectura correcto. Sin un nombre claro, el destinatario recibe varios archivos con nombres similares y sin indicación de cómo encajan entre sí.
Para documentos escaneados donde las páginas individuales son grandes, comprima primero el PDF y luego divídalo por tamaño de archivo. La compresión reduce el tamaño por página, lo que permite más páginas por archivo de salida. Sin compresión, un documento escaneado podría producir una página por archivo de salida con un objetivo de 10 MB, anulando el propósito de la división. Con la compresión, el mismo documento puede contener de 5 a 10 páginas por archivo de salida.
WukongPDF ofrece compresión y división basada en el tamaño del archivo. Comprima el documento para reducir el tamaño por página y luego divídalo por tamaño de archivo con su límite objetivo. El enfoque combinado produce menos archivos de salida con más páginas cada uno, lo que hace que los documentos divididos sean más utilizables para el destinatario. Un único archivo de 10 páginas es más fácil de revisar que diez archivos de 1 página.
Preguntas frecuentes
¿Puedo combinar la división del recuento de páginas y la división del tamaño del archivo en la misma operación? La mayoría de las herramientas ofrecen uno u otro, no ambos simultáneamente. La solución alternativa es dividir primero por tamaño de archivo y luego verificar si alguno de los archivos resultantes excede el recuento de páginas deseado. Si un fragmento del tamaño de un archivo tiene demasiadas páginas, divídalo aún más por número de páginas. El enfoque de dos etapas le brinda control sobre ambas dimensiones.
¿Existe un tamaño de archivo mínimo por debajo del cual no resulta útil dividir por tamaño de archivo? Si el PDF completo tiene menos de 1 MB, es poco probable que sea necesario dividirlo por tamaño de archivo porque la mayoría de los límites de carga y correo electrónico son de 10 MB o más. Por debajo de 1 MB, la sobrecarga de administrar varios archivos divididos supera el beneficio de dividirlos. Para documentos por debajo del límite de tamaño correspondiente, dividir por número de páginas o sección es más útil que dividir por tamaño de archivo.
¿Qué debo hacer si los archivos de salida divididos siguen siendo demasiado grandes después de la compresión? Compruebe si las páginas individuales contienen imágenes incrustadas de alta resolución que aumentan el tamaño del archivo. Extraiga esas páginas, comprima aún más las imágenes utilizando un editor de imágenes y vuelva a insertarlas en el documento. Luego vuelva a dividir. El cuello de botella casi siempre son unas pocas páginas con imágenes grandes en lugar de todo el documento.
¿Puedo dividir un PDF por tamaño de archivo y también controlar dónde se produce la división para evitar cortar una sección por la mitad?
Algunas herramientas de división avanzadas le permiten establecer puntos de división preferidos en los límites de las secciones y un límite máximo de tamaño de archivo. La herramienta se divide primero en los límites de la sección y solo se divide dentro de una sección si ésta excede el límite de tamaño del archivo. Esto combina el beneficio organizacional de la división basada en secciones con el control de tamaño de la división basada en el tamaño de los archivos.
¿Qué sucede si el tamaño del archivo de destino es menor que la página más grande del PDF?
Esa página no se puede dividir porque una sola página PDF es indivisible. La herramienta creará un archivo de salida que contendrá solo esa página, que excederá el tamaño objetivo. La herramienta debería advertirle cuando esto suceda. Comprima esa página individualmente e inténtelo nuevamente, o acepte que la página excederá el objetivo.
¿La división basada en el tamaño del archivo funciona de manera diferente para archivos PDF con fuentes incrustadas versus archivos PDF sin fuentes?
Las fuentes incrustadas se comparten entre páginas. El primer archivo de salida incluye todos los datos de la fuente, lo que lo hace más grande que los archivos posteriores que reutilizan las mismas fuentes sin volver a incrustarlas. La herramienta de división tiene en cuenta esto al incluir la sobrecarga de recursos compartidos en su cálculo. El primer archivo puede tener un poco menos de páginas que los archivos posteriores con el mismo tamaño de destino.