Por qué es importante dividir un PDF grande para enviarlo por correo electrónico
Los límites de tamaño de los archivos adjuntos de correo electrónico son la razón más común por la que las personas necesitan dividir un PDF grande. Gmail limita los archivos adjuntos a 25 megabytes. Outlook y la mayoría de los servidores de correo electrónico corporativo imponen límites similares, a menudo entre 10 y 25 megabytes. Un PDF que excede el límite de archivos adjuntos del destinatario rebota al remitente, lo que retrasa la comunicación y requiere un reenvío a través de un método diferente. Dividir el PDF en archivos más pequeños que se ajusten al límite de archivos adjuntos resuelve el problema de inmediato.
La denominación lógica de los archivos después de la división ayuda a los destinatarios a identificar qué contenido hay en cada parte sin tener que abrir todos los archivos.
Verificar que no se haya cortado ninguna página a mitad de la frase o a mitad de la tabla evita la queja más común de los destinatarios sobre archivos divididos.
Más allá de los límites del correo electrónico, los archivos PDF más pequeños se cargan y descargan más rápido y son más fáciles de manejar para los destinatarios en dispositivos móviles. Un PDF de 50 megabytes tarda varios minutos en descargarse en una conexión celular y puede fallar por completo si se interrumpe la conexión. Cinco archivos de 10 megabytes se descargan uno a la vez a medida que el destinatario los necesita, utilizando mucho menos ancho de banda y completando cada descarga de manera más confiable. Para los destinatarios con conexiones a Internet lentas o de uso medido, la diferencia entre recibir un archivo enorme y varios archivos manejables es la diferencia entre poder acceder al documento y darse por vencido.
El método Dividir PDF también le permite organizar los archivos de salida de forma lógica. En lugar de dividir mecánicamente cada 5 megabytes, puede dividir en los límites naturales del documento, después de cada capítulo, cada sección o cada grupo lógico de páginas. El destinatario recibe archivos que no sólo son más pequeños sino también mejor organizados que el PDF monolítico original. Un informe de 200 páginas dividido en 10 capítulos es más navegable que un único archivo de 200 páginas.
Métodos para dividir un PDF por tamaño de archivo
El método más rápido para enviar correo electrónico divide el PDF en partes, cada una de las cuales permanece dentro de un tamaño de archivo objetivo. La mayoría de las herramientas de división de PDF ofrecen una opción de división por tamaño en la que se especifica el máximo de megabytes por archivo de salida.
La herramienta analiza el PDF original, calcula cuántas páginas caben dentro del límite de tamaño y produce archivos de salida numerados secuencialmente. Un PDF de 40 megabytes dividido en menos de 10 megabytes por archivo produce cuatro o cinco archivos llamados algo así como Document-Part1.pdf, Document-Part2.pdf, etc.
La división basada en el tamaño es conveniente pero no respeta la estructura lógica del documento. Un capítulo se puede dividir en dos archivos de salida consecutivos, con la primera mitad del capítulo al final de la Parte 1 y la segunda mitad al comienzo de la Parte 2. Para fines de correo electrónico en los que el destinatario sólo necesita el contenido, esta alteración estructural suele ser aceptable. Para fines en los que la estructura importa, como enviar secciones específicas a personas específicas, la división basada en contenido es una mejor opción.
El Tamaño del archivo PDF de cada archivo de salida no siempre es predecible porque la compresión del PDF varía según el contenido de cada página. Una página con una imagen incrustada de gran tamaño contribuye mucho más al tamaño del archivo que una página de texto sin formato. La herramienta de división estima los tamaños de página en función de la densidad promedio de datos de la página, pero los tamaños reales de los archivos de salida variarán según el destino. Verificar los tamaños de archivo de la salida dividida y ajustar el umbral de división si algún archivo de salida aún excede el límite de archivos adjuntos del correo electrónico es una buena práctica antes de enviar.
División por rango de páginas o contenido para una mejor organización
Dividir por rango de páginas le brinda control total sobre lo que se incluye en cada archivo de salida. Usted especifica exactamente qué páginas van en cada archivo dividido. Las páginas 1 a 45 se convierten en la Parte 1. Las páginas 46 a 92 pasan a ser la Parte 2. Este método es ideal cuando el documento tiene una estructura natural que desea conservar y sabe qué rangos de páginas corresponden a qué secciones.
Dividir por marcadores o encabezados es el método más consciente del contenido. Si el PDF contiene una estructura de marcadores, generalmente generada a partir de los niveles de encabezado del documento original, la herramienta de división puede usar cada marcador de nivel superior como punto de división. Un informe con marcadores para Introducción, Metodología, Resultados y Conclusiones se divide en cuatro archivos, uno para cada marcador. Cada archivo de salida es autónomo y está correctamente etiquetado con el nombre del marcador como parte del nombre del archivo.
La división por páginas en blanco detectadas funciona bien para documentos escaneados por lotes en los que cada documento original del lote estaba separado por una página en blanco. La herramienta detecta páginas en blanco y las divide en cada una, produciendo archivos PDF individuales para cada documento original en el lote de escaneo. Este método automatiza lo que de otro modo sería un tedioso proceso manual de encontrar páginas en blanco y registrar sus números de página para dividirlas manualmente.
El flujo de trabajo PDF Sharing se beneficia de la denominación lógica de los archivos después de la división. Si la división fue por marcador o por contenido, use el texto del marcador o el título de la sección como parte del nombre del archivo de salida. Informe-Introducción.pdf, Informe-Metodología.pdf, etc. Los destinatarios pueden identificar inmediatamente qué archivo contiene qué contenido sin abrir cada archivo. Esta disciplina de nomenclatura transforma una operación dividida de una solución alternativa para los límites del correo electrónico a una mejora organizativa para el destinatario.
Qué hacer después de dividir: verificar, nombrar y enviar
Una vez completada la división, abra la primera y la última página de cada archivo de salida. Verifique que la primera página sea el comienzo esperado de esa sección y que la última página esté completa, no cortada a mitad de la oración o a mitad de la tabla. Una división que atraviesa la mitad de una página que contiene datos importantes crea confusión para el destinatario que ve la mitad de una tabla al final de un archivo y la otra mitad al comienzo del siguiente.
Cambie el nombre de los archivos de salida de forma descriptiva antes de enviarlos. Los nombres de archivos divididos predeterminados, como Documento-1.pdf a Documento-5.pdf, no brindan al destinatario información sobre lo que contiene cada archivo. Un nombre de archivo como Q4-Report-Pages1-45-Financials.pdf le dice al destinatario exactamente qué hay en el archivo y cómo se relaciona con los demás archivos del conjunto. Incluya la cantidad total de archivos divididos en el nombre del archivo o en el texto del correo electrónico para que el destinatario sepa que esperará varias partes.
Envíe todas las piezas en un solo correo electrónico si el tamaño combinado se mantiene por debajo del límite de archivos adjuntos. Si el tamaño combinado excede el límite, envíelos en correos electrónicos separados con líneas de asunto claras que indiquen el número de pieza y el total, como el Informe del cuarto trimestre, Parte 1 de 4. Esto ayuda al destinatario a identificar si falta alguna pieza en el conjunto sin tener que contar los archivos adjuntos o buscar en varios hilos de correo electrónico.
La herramienta Split PDF de WukongPDF admite la división basada en tamaño, rango de páginas y marcadores en cualquier navegador. Cargue el PDF, elija el método de división y descargue los archivos de salida individualmente o como un archivo ZIP. El enfoque basado en navegador no requiere instalación de software y funciona en cualquier dispositivo, lo que lo hace conveniente para dividir archivos PDF grandes sobre la marcha antes de enviarlos por correo electrónico desde un teléfono o tableta.
El tamaño total de todas las partes divididas combinadas suele ser mayor que el del PDF original porque cada parte necesita su propio encabezado de PDF, datos de fuente y sobrecarga estructural que se compartieron en el archivo único original. Un PDF de 50 megabytes dividido en cinco partes de 10 megabytes podría producir partes que sumen un total de 55 megabytes. Estos gastos generales suelen ser pequeños, normalmente del 5 al 10 por ciento, pero vale la pena saber cuándo los costos de almacenamiento o transferencia son una preocupación. El propósito de la división es superar los límites de archivos adjuntos de correo electrónico, no reducir el volumen total de datos.
Para situaciones recurrentes en las que es necesario enviar el mismo documento grande a varios destinatarios a lo largo del tiempo, dividir el documento una vez y almacenar las partes en una carpeta compartida en la nube es más eficiente que dividirlo y enviarlo por correo electrónico cada vez. Envíe a los destinatarios un enlace a la carpeta compartida en lugar de adjuntar los archivos. Este enfoque elimina por completo el límite de archivos adjuntos de correo electrónico, ya que se accede a los archivos a través de un enlace en lugar de un archivo adjunto, y garantiza que todos los destinatarios accedan a la misma versión actual de los archivos divididos.
Cuando los destinatarios necesiten volver a ensamblar las partes divididas en el PDF original, proporcione instrucciones claras en el cuerpo del correo electrónico. Una instrucción simple como estos archivos forman un documento completo y deben volver a ensamblarse en su lector de PDF para leerlos en secuencia, ayuda a los destinatarios que tal vez no se den cuenta de que las partes deben fusionarse. Si es probable que los destinatarios tengan la capacidad técnica, incluya un enlace directo a su herramienta de combinación de PDF preferida para que puedan volver a ensamblar las piezas con un solo clic.
Al dividir un PDF que contiene información sensible o confidencial, verifique que cada parte dividida reciba el mismo tratamiento de seguridad que el original. Si el original estaba protegido con contraseña, cada parte dividida también debería estar protegida con la misma contraseña. El proceso de división puede eliminar la configuración de seguridad del original y producir archivos de salida desprotegidos. Después de dividir, abra cada parte para confirmar que esté adecuadamente protegida o que haya vuelto a aplicar la protección necesaria antes de enviarla.
Algunos sistemas de correo electrónico y puertas de enlace de seguridad corporativas bloquean ciertos tipos de archivos o escanean archivos adjuntos en busca de contenido confidencial antes de la entrega. Un PDF dividido en varias partes puede desencadenar un comportamiento de escaneo de seguridad diferente al del archivo único original. Si un destinatario informa que no ha recibido todas las partes de un documento dividido, verifique si su sistema de correo electrónico o el sistema de correo electrónico del destinatario pueden estar bloqueando algunos de los archivos divididos según las políticas de tamaño, contenido o recuento de archivos adjuntos.