Por qué convertir Excel a PDF requiere algo más que imprimir
Una hoja de cálculo de Excel parece organizada y legible en la pantalla porque puedes desplazarte horizontal y verticalmente para ver todos los datos. La misma hoja de cálculo impresa o convertida a PDF sin preparación a menudo produce un desorden fragmentado. Las columnas se extienden desde el borde derecho de la página y continúan en páginas separadas. Las filas se dividen en la mitad de la celda en los límites de la página. La fila del encabezado aparece solo en la primera página, dejando todas las páginas siguientes sin etiquetas de columna. Convertir Excel a PDF correctamente significa configurar la hoja de cálculo para que cada página del PDF resultante sea legible y completa por sí sola.
Configurar el área de impresión antes de exportar garantiza que solo los datos deseados aparezcan en el resultado final del PDF.
Una única impresión de prueba de una página representativa confirma que todas las configuraciones de diseño funcionan según lo esperado.
El proceso de conversión de Excel a PDF en Windows le brinda más control que en cualquier otra plataforma porque Excel para Windows incluye el conjunto más completo de funciones de diseño de página y exportación de PDF. Puede configurar áreas de impresión, definir filas de encabezado repetidas, escalar la salida para que se ajuste a un número específico de páginas y controlar exactamente qué partes del libro aparecen en el PDF. Estas configuraciones, la mayoría de las cuales se encuentran en la pestaña Diseño de página en Excel, determinan si la salida del PDF se ve profesional o desordenada.
Los usuarios de Windows también tienen acceso a Microsoft Print to PDF, una impresora virtual incorporada que permite que cualquier aplicación con capacidad de impresión produzca resultados en PDF. Este enfoque de impresora virtual funciona con versiones anteriores de Excel que pueden no tener una función de exportación de PDF nativa. La clave para obtener buenos resultados con cualquiera de los métodos es la preparación que se realiza en Excel antes de iniciar la conversión.
Configurar su hoja de cálculo de Excel para una salida PDF limpia en Windows
Empiece por definir lo que debe aparecer en cada página del PDF. Las hojas de cálculo de Excel suelen contener muchas más columnas de las que caben en un ancho de página estándar. La vista Diseño de página en Excel muestra exactamente dónde caerán los saltos de página en la configuración de impresión actual. Cambie a la vista Diseño de página desde la pestaña Ver y desplácese por la hoja de cálculo. Las líneas discontinuas azules indican saltos de página automáticos. Las líneas continuas indican saltos de página manuales que ha configurado.
Configure el área de impresión para incluir solo las celdas que desee en el PDF. Seleccione el rango de celdas que contienen los datos que necesita generar, vaya a la pestaña Diseño de página, haga clic en Área de impresión y seleccione Establecer área de impresión. Excel solo incluirá el rango seleccionado en la salida del PDF. Esto es particularmente útil para hojas de cálculo que contienen cálculos de respaldo, tablas de referencia o notas que no deberían aparecer en el PDF distribuido.
Configure filas de encabezado repetidas para que las etiquetas de las columnas aparezcan en la parte superior de cada página. En la pestaña Diseño de página, haga clic en Imprimir títulos. En la pestaña Hoja del cuadro de diálogo Configurar página, configure Filas para que se repitan en la parte superior de la fila o filas que contienen los encabezados de las columnas. Esta configuración garantiza que cualquiera que lea el PDF pueda ver lo que representa cada columna sin tener que volver a la primera página. Para hojas de cálculo con muchas columnas que abarcan varias páginas horizontalmente, configure también Columnas para que se repitan a la izquierda para mantener las etiquetas de las filas visibles en cada página.
Ajuste la escala para que sus datos quepan en un número razonable de páginas. En la pestaña Diseño de página, puede establecer el Ancho y el Alto en 1 página cada uno para forzar toda la hoja de cálculo en una sola página, lo que funciona para hojas de cálculo pequeñas. Para hojas de cálculo más grandes, establezca el Ancho en 1 página y deje el Alto automático para que todas las columnas aparezcan en cada página y las filas fluyan a través de tantas páginas como sea necesario. Evite escalar por debajo del 70 por ciento, ya que el texto más pequeño resulta difícil de leer en el resultado PDF.
Los ajustes de Impresión PDF que configure en Excel determinan directamente la calidad de salida del PDF. Tómese el tiempo para verificar cada configuración antes de exportar. Una hoja de cálculo que tarda 15 minutos en configurarse correctamente produce un PDF con un aspecto profesional. Una hoja de cálculo exportada con la configuración predeterminada a menudo produce un PDF que parece una ocurrencia tardía.
Exportar su hoja de cálculo a PDF en Windows paso a paso
Con los ajustes de diseño de página configurados, exportar a PDF es sencillo. Vaya a Archivo, seleccione Exportar y elija Crear documento PDF/XPS. Haga clic en el botón Crear PDF/XPS para abrir el cuadro de diálogo de guardar. Antes de guardar, haga clic en el botón Opciones debajo del cuadro de diálogo de guardar para acceder a las opciones de exportación. Seleccione el rango de páginas si solo desea páginas específicas del resultado. Elija si desea exportar solo la hoja activa, todas las hojas del libro o una selección específica. Para libros con varias hojas, exportar el libro completo crea un PDF donde cada hoja comienza en una página nueva.
Después de seleccionar sus opciones, elija un nombre de archivo y una ubicación para guardarlo, y haga clic en Publicar. Excel procesa la hoja de cálculo de acuerdo con la configuración de diseño de página y produce el archivo PDF. Abra el PDF inmediatamente y desplácese por cada página para verificar que el resultado coincida con sus expectativas. Compruebe que todas las columnas encajen en cada página sin que se corte el contenido. Verifique que las filas del encabezado se repitan correctamente. Confirme que los saltos de página caigan en posiciones lógicas en lugar de en medio de filas de datos importantes.
Para hojas de cálculo que se compartirán con personas que puedan necesitar extraer los datos más adelante, considere que un PDF Converter puede convertir este PDF nuevamente a Excel si es necesario. Para facilitar la extracción futura, asegúrese de que los datos se presenten en tablas limpias con encabezados de columna claros en lugar de diseños complejos de celdas combinadas que confunden a las herramientas de extracción.
Resolver problemas comunes de conversión de Excel a PDF en Windows
El problema más común son las columnas que se extienden más allá del ancho de la página y se cortan o se empujan a una segunda página. La solución es ajustar el ancho de las columnas para que quepan dentro del área imprimible, cambiar la orientación de la página de vertical a horizontal o ajustar el porcentaje de escala. La orientación horizontal por sí sola suele resolver el problema de las hojas de cálculo de 8 a 12 columnas. Para hojas de cálculo más anchas, combine la orientación horizontal con la escala configurada para ajustarse a todas las columnas en una página.
Otro problema común es que las líneas de cuadrícula no aparecen en el resultado PDF. Excel no imprime líneas de cuadrícula de forma predeterminada, aunque sean visibles en la pantalla. Para incluir líneas de cuadrícula, vaya a la pestaña Diseño de página y marque la casilla Imprimir en Líneas de cuadrícula en el grupo Opciones de hoja. Esta configuración agrega líneas finas alrededor de cada celda en la salida del PDF, lo que mejora la legibilidad de las hojas de cálculo con muchos datos.
Los saltos de página que se producen en medio de celdas fusionadas o bloques de celdas grandes producen resultados en PDF visualmente discordantes. Consulte la Vista previa de salto de página en Excel, accesible desde la pestaña Ver, para ver exactamente dónde caen los saltos de página.
Arrastre las líneas de salto de página para reposicionarlas entre grupos de datos lógicos en lugar de en medio de filas importantes. La colocación manual de saltos de página produce un PDF que respeta la estructura de datos en lugar de cortarla arbitrariamente.
Para hojas de cálculo muy grandes que no caben razonablemente en páginas impresas, considere si un PDF es el formato de salida correcto. Una hoja de cálculo de miles de filas convertida a PDF puede producir cientos de páginas cuya navegación no resulta práctica. En estos casos, compartir el archivo de Excel directamente o exportar un rango de resumen a PDF mientras se mantiene el conjunto de datos completo en formato Excel satisface tanto las necesidades de presentación como de acceso a los datos.
Para libros de Excel con varias hojas, la decisión de exportar todas las hojas como un PDF continuo o cada hoja como una sección separada depende de cómo el destinatario utilizará el documento. Exportar el libro completo crea un único PDF donde cada hoja de trabajo comienza en una nueva página, lo cual es conveniente para que el destinatario se desplace secuencialmente. Exportar hojas seleccionadas a archivos PDF separados le brinda al destinatario archivos individuales para cada categoría de datos, lo cual es mejor cuando diferentes destinatarios necesitan hojas diferentes o cuando las hojas individuales se archivarán en ubicaciones separadas. Las herramientas de conversión de WukongPDF admiten ambos enfoques.
El formato condicional en Excel, como escalas de color, barras de datos y conjuntos de iconos que resaltan visualmente patrones de datos, generalmente se transfieren bien a la salida PDF porque estos elementos de formato se representan visualmente. Sin embargo, el PDF pierde los comportamientos interactivos de pasar el cursor y hacer clic que el formato condicional a veces incluye en la versión de Excel. Antes de exportar, revise la hoja de cálculo teniendo en cuenta que el destinatario verá el resultado visual estático del formato condicional pero no podrá interactuar con él como podría hacerlo en el archivo de Excel.
Para hojas de cálculo que incluyen cuadros y gráficos junto con las tablas de datos, verifique que los elementos del gráfico se representen correctamente en la salida PDF. Los títulos de los gráficos, las etiquetas de los ejes y el texto de las leyendas a veces cambian de posición o cambian de fuente durante la exportación de PDF porque el motor de representación de gráficos en Excel utiliza una lógica de sustitución de fuentes diferente a la del motor de representación principal de la hoja de cálculo. Una revisión rápida de cada gráfico en la salida PDF confirma que cada etiqueta, título y entrada de leyenda aparece en la posición correcta y en un tamaño legible.
La impresora virtual Microsoft Print to PDF integrada en Windows proporciona una alternativa útil a la exportación de PDF nativa de Excel, particularmente para hojas de cálculo donde la exportación nativa produce resultados inesperados. La ruta de impresión procesa la hoja de cálculo a través del mismo proceso de renderizado que produciría una salida impresa física, que a veces maneja formatos complejos, configuraciones de página personalizadas y configuraciones específicas de la impresora de manera diferente a la ruta de exportación directa. Si la exportación nativa no produce el resultado esperado, pruebe la ruta Imprimir a PDF antes de dedicar tiempo a solucionar problemas de configuración de formato.