Es necesario distribuir un informe de 200 páginas a cinco jefes de departamento. Cada uno necesita sólo su sección correspondiente. Marketing necesita las páginas 12 a 45. Finanzas necesita las páginas 46 a 89. Operaciones necesita las páginas 90 a 140. Divide el PDF en secciones, redacta cinco correos electrónicos separados, adjunta el archivo correcto a cada uno y los envía. Este proceso funciona para una distribución única. Si haces esto semanalmente, los pasos repetitivos consumen horas. La automatización del flujo de trabajo de división y envío por correo electrónico procesa el documento y entrega las secciones sin intervención manual.
Dividir un PDF y enviar cada sección por correo electrónico a un destinatario diferente combina la división de PDF con la automatización del correo electrónico. La herramienta de división divide el documento. Una herramienta de correo electrónico o un script entrega las piezas. Esta guía cubre cómo configurar el flujo de trabajo.
El flujo de trabajo Split PDF y correo electrónico transforma un proceso repetitivo de varios pasos en una única operación automatizada.
Preparar el mapeo de división y correo electrónico
Cree un documento de mapeo que defina las divisiones y los destinatarios. Para cada sección, especifique el rango de páginas, el nombre del archivo de salida y la dirección de correo electrónico del destinatario. El documento de mapeo es el modelo para el flujo de trabajo automatizado. Le indica a la herramienta de división dónde dividir el documento y a la herramienta de correo electrónico dónde enviar cada parte.
Ejecutando la división
Utilice una herramienta de división de PDF que admita rangos de páginas personalizados. Divida el documento según el mapeo. Cada sección se convierte en un archivo PDF independiente con el nombre correspondiente al mapeo. La salida dividida es un conjunto de archivos listos para su distribución.
Las herramientas divididas WukongPDF admiten rangos de páginas personalizados. La salida dividida de páginas PDF está organizada para su distribución.
Automatizar la entrega de correo electrónico
Utilice herramientas de automatización de correo electrónico para enviar cada archivo dividido a su destinatario. Un script simple o una herramienta de combinación de correo electrónico pueden leer el documento de mapeo, adjuntar el archivo correcto a cada correo electrónico y enviarlo. La automatización elimina el ciclo manual de redactar, adjuntar y enviar para cada destinatario.
El flujo de trabajo automatizado PDF Sharing se completa cuando cada destinatario recibe su sección asignada sin intervención manual.
Crear una plantilla reutilizable dividida y enviada por correo electrónico
Para distribuciones recurrentes, cree una plantilla que defina las divisiones y los destinatarios. Cada semana o mes, actualice solo el PDF de origen. La plantilla sigue siendo la misma. La automatización procesa el nuevo documento utilizando el mapeo existente.
La plantilla recurrente Split PDF elimina el tiempo de configuración para cada ciclo de distribución. El mapeo se configura una vez y se reutiliza.
Manejo de fallas en la entrega de correo electrónico
Cuando la entrega automática de correo electrónico falla para un destinatario específico, el sistema debe registrar el error y continuar con los destinatarios restantes. Una única entrega fallida no debería detener todo el flujo de trabajo. Vuelva a intentar las entregas fallidas manualmente después de resolver el problema.
La entrega automatizada PDF Sharing con manejo de fallas garantiza que la mayoría de los destinatarios reciban sus secciones incluso si un correo electrónico rebota.
Verificación del recibo del destinatario
Después de la entrega automática, verifique con algunos destinatarios para confirmar que recibieron la sección correcta y pueden abrirla. La entrega automatizada es eficiente. La verificación humana confirma que también era exacta.
El paso de verificación de PDF Tools para la entrega automatizada detecta errores de configuración antes de que afecten a todos los destinatarios.
Integración de Split-and-Email con sistemas de gestión de documentos
Para flujos de trabajo empresariales, integre el proceso de división y envío por correo electrónico con el sistema de gestión de documentos. El DMS activa la división cuando se agrega un nuevo documento. La entrega de correo electrónico es automática. Todo el flujo de trabajo se ejecuta sin intervención humana.
La integración DMS Split PDF transforma un proceso manual en un proceso automatizado.
Agregar texto del cuerpo del correo electrónico personalizado por destinatario
El documento de mapeo puede incluir texto del cuerpo del correo electrónico personalizado para cada destinatario. Un mensaje personalizado acompaña cada sección. La automatización es eficiente y personal.
El cuerpo del correo electrónico personalizado PDF Sharing para cada destinatario hace que la entrega automatizada parezca individual en lugar de producida en masa.
Registro del estado de entrega para fines de auditoría
Registre cada entrega: el destinatario, el archivo enviado, la marca de tiempo y el estado de la entrega. El registro proporciona un seguimiento de auditoría para el cumplimiento y la resolución de problemas.
El registro de entrega del flujo de trabajo en PDF es el registro de qué se envió a quién y cuándo.
Proteger la canalización de correo electrónico automatizada
La entrega automática de correo electrónico debe estar segura. Utilice SMTP autenticado. Cifre la conexión. Restringir el acceso a la configuración del correo electrónico. Se puede secuestrar un canal de correo electrónico no seguro para enviar correos electrónicos no deseados o de phishing.
La seguridad del canal de correo electrónico automatizado de PDF Security es tan importante como la seguridad de los documentos.
Manejo de archivos adjuntos grandes que exceden los límites del correo electrónico
Es posible que algunas secciones divididas aún excedan los límites de archivos adjuntos de correo electrónico. Configure la automatización para detectar archivos de gran tamaño y volver a dividirlos o entregarlos a través de un enlace en la nube en lugar de adjuntarlos.
La supervisión del tamaño de Split PDF durante la entrega automática de correo electrónico evita que los mensajes rebotados contengan archivos adjuntos de gran tamaño.
Programación de trabajos recurrentes divididos y enviados por correo electrónico
Para distribuciones semanales o mensuales, programe el trabajo de división y envío por correo electrónico para que se ejecute automáticamente. La programación desencadena el flujo de trabajo sin inicio manual. El documento se procesa y entrega a tiempo sin intervención humana.
La programación PDF Workflow para distribuciones recurrentes transforma una tarea periódica manual en una automatización en segundo plano.
Prueba de la canalización automatizada con datos de muestra
Antes de implementar la división y el correo electrónico automatizados en producción, pruebe con un documento de muestra y pruebe las direcciones de los destinatarios. Verifique que la división sea correcta, que los correos electrónicos se entreguen y que los archivos adjuntos estén intactos.
La prueba de canalización PDF Sharing detecta errores de configuración antes de que afecten a destinatarios reales.
Manejo de notificaciones de correo electrónico devueltos
Cuando un correo electrónico automatizado rebota, el remitente debería recibir una notificación. Configure el sistema de correo electrónico para enrutar las notificaciones de rebote a un administrador que pueda investigar y corregir la dirección del destinatario.
El manejo de rebotes PDF Sharing para entrega automatizada garantiza que las secciones no entregadas se identifiquen y se reenvíen.
Crear un informe de confirmación de entrega
Una vez completada la ejecución automatizada de división y envío por correo electrónico, genere un informe de entrega que resuma qué se envió a quién y cuándo. El informe es un registro de la distribución para su cumplimiento y referencia.
El informe de confirmación de entrega PDF Workflow cierra el círculo de la distribución automatizada.