Un formulario PDF que se puede completar con campos de texto y casillas de verificación recopila datos de forma pasiva. El usuario escribe valores en los campos y el formulario los almacena. Un formulario con campos calculados procesa activamente los datos a medida que se ingresan. Un campo de cantidad multiplicado por un campo de precio unitario produce un total de línea. Un conjunto de totales de línea sumados produce un total general. Agregar campos calculados a un documento PDF Forms lo convierte de un contenedor de datos pasivo en una herramienta de cálculo activa que reduce los cálculos manuales y los errores que los acompañan.
Cómo funcionan los cálculos de formularios PDF
Los cálculos de formularios PDF se definen como expresiones JavaScript adjuntas a los campos del formulario. Cuando un usuario ingresa un valor en un campo de origen, el script de cálculo se ejecuta y actualiza el campo de destino con el resultado. El cálculo puede hacer referencia a cualquier campo con nombre en el documento. El script puede realizar aritmética, aplicar lógica condicional y formatear el resultado. El motor de cálculo está integrado en el visor de PDF, no en un servidor externo.
El JavaScript para una multiplicación simple podría leer event.value = this.getField('Quantity').value * this.getField('UnitPrice').value. Este script multiplica el valor del campo Cantidad por el valor del campo Precio unitario y coloca el resultado en el campo actual. El cálculo se activa automáticamente cuando cambia cualquiera de los campos de origen. El formulario PDF interactivo responde inmediatamente a cada cambio de entrada.
Configurar cálculos aritméticos simples
Abra el formulario PDF en una herramienta que admita secuencias de comandos de cálculo de campos. Adobe Acrobat Pro proporciona una interfaz de cálculo visual. Seleccione el campo de destino donde debería aparecer el resultado. Abra las propiedades del campo y seleccione la pestaña Calcular. Elija la opción Notación de campo simplificada para aritmética básica. Ingrese el cálculo usando nombres de campo y operadores estándar.
La notación de campo simplificada funciona para cálculos sencillos sin necesidad de conocimientos de JavaScript. Admite suma, resta, multiplicación y división. No admite lógica condicional. Si el cálculo necesita aplicar una tasa impositiva diferente según una selección de ubicación, utilice la opción Secuencia de comandos de cálculo personalizado. La opción de secuencia de comandos personalizada acepta JavaScript completo.
Creación de cálculos condicionales con JavaScript
Un cálculo condicional cambia su comportamiento según el valor de otro campo. Un cargo de envío que depende del peso del pedido podría utilizar el script if (this.getField('Weight').value > 50) { event.value = 25,00 } else { event.value = 10,00 }. El guión comprueba el peso. Los pedidos de más de cincuenta libras conllevan un cargo mayor.
Un cálculo de descuento graduado aplica diferentes porcentajes de descuento en diferentes valores de pedido. JavaScript compara el subtotal con una serie de umbrales y aplica el descuento correspondiente. El formulario PDF rellenable maneja la lógica de precios automáticamente. El usuario solo necesita ingresar la información básica del pedido.
Formato de resultados calculados
Un cálculo que produce un número bruto como 123,5 debería mostrarse como $123,50 en el formulario. El formato se aplica por separado del cálculo. En la pestaña Formato de propiedades del campo, seleccione el formato del número. Elija Número para obtener resultados numéricos simples. Elija Porcentaje para los campos de porcentaje. Elija Fecha para los cálculos de fecha.
El formato también se puede configurar en el propio script de cálculo utilizando la función util.printf. Este formato a nivel de script tiene prioridad sobre la configuración de formato a nivel de campo. Para la mayoría de los formularios, el formato a nivel de campo es más sencillo y suficiente. Utilice formato a nivel de secuencia de comandos cuando el formato dependa del resultado del cálculo, como mostrar un valor en rojo cuando sea negativo.
Probar minuciosamente los campos calculados
Pruebe los campos calculados con valores normales, valores extremos y valores intencionalmente no válidos. Ingrese una cantidad de cero y confirme que el total de la línea sea cero en lugar de mostrar un error. Ingrese una cantidad muy grande y confirme que el total no sobrepase los límites del campo. Deje un campo obligatorio en blanco y confirme que el cálculo maneja correctamente el valor vacío.
Pruebe el orden de cálculo. Si el campo C depende del campo B, que depende del campo A, cambiar el campo A debe desencadenar una cascada que actualice el campo B y luego el campo C. El visor de PDF maneja esta cadena de dependencia automáticamente en la mayoría de los casos. Adobe Acrobat proporciona un cuadro de diálogo Establecer orden de cálculo de campos. WukongPDF admite Formularios PDF con capacidades de cálculo para crear documentos interactivos.
Implementación del formulario calculado
Una vez completadas las pruebas, el formulario está listo para su distribución. Informe a los destinatarios que el formulario contiene cálculos automáticos y que deben utilizar un visor de PDF que admita JavaScript, como Adobe Acrobat Reader. Algunos visores basados en navegador y aplicaciones de PDF móviles no ejecutan JavaScript y los cálculos no se ejecutarán en esos entornos.
Un formulario bien diseñado con campos calculados reduce los errores de entrada de datos. El usuario ingresa la información mínima requerida. El formulario calcula todo lo demás automáticamente. El resultado es un flujo de trabajo más rápido y datos más confiables.
Para formularios que se utilizarán en entornos regulados donde los cálculos deben ser auditables, incluya un campo oculto que registre la fórmula y los valores utilizados en cada cálculo. El campo de seguimiento de auditoría se puede configurar como de solo lectura y colocarse fuera del área visible de la página.
Las capacidades de cálculo de PDF Forms se limitan a lo que JavaScript puede expresar dentro del entorno limitado del visor de PDF. Los cálculos complejos que requieren búsquedas en bases de datos, llamadas API externas o solucionadores iterativos deben realizarse en el servidor después del envío del formulario, no en el formulario PDF en sí.
Al distribuir un formulario calculado a destinatarios que pueden utilizar diferentes visores de PDF, incluya instrucciones para saber qué visores admiten formularios JavaScript. Adobe Acrobat Reader proporciona soporte completo de JavaScript. Los visores basados en navegador varían. Las aplicaciones PDF móviles generalmente no ejecutan JavaScript en absoluto.
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