Un contrato viaja del comprador al vendedor, luego al gerente para su aprobación y finalmente al departamento legal para su revisión. En cada parada, alguien debe firmar. Un PDF que requiere varias firmas en un orden específico no puede ser firmado simplemente por todos a la vez. La secuencia de firmas importa. El primer firmante deberá firmar antes que el segundo. El segundo antes del tercero. El documento debe bloquearse después de cada firma para que los firmantes posteriores no puedan alterar lo que aprobaron los firmantes anteriores. Configurar un flujo de trabajo Sign PDF para firmas secuenciales requiere configurar los campos de firma con un orden de firma obligatorio.
Por qué es importante el orden de las firmas
Un documento con múltiples firmas donde cualquiera puede firmar en cualquier momento crea ambigüedad legal. ¿El gerente lo aprobó antes de que el comprador se comprometiera o después? ¿Se completó la revisión legal de la versión final o de un borrador anterior que se modificó posteriormente? La firma secuencial elimina estas preguntas. Cada firma se aplica al documento tal como existe en ese punto de la secuencia. El segundo firmante ve la primera firma en el documento. El tercer firmante ve las dos firmas anteriores. El documento final firmado conlleva una cadena completa de aprobaciones ordenadas en el tiempo.
El formato PDF admite campos de firma con un mecanismo de bloqueo. Cuando un campo de firma está configurado para bloquear ciertos campos después de la firma, esos campos pasan a ser de solo lectura. Un flujo de trabajo de firma secuencial utiliza esta función de bloqueo para evitar que los firmantes posteriores modifiquen los campos que los firmantes anteriores aprobaron. La Firma digital en un documento bloqueado demuestra que el contenido era definitivo en el momento de la firma y no ha sido modificado desde entonces.
Crear campos de firma para cada firmante
Abra el PDF en un editor de formularios que admita campos de firma digital. Cree un campo de firma separado para cada firmante. Nombra los campos claramente: Firma del Comprador, Firma del Vendedor, Aprobación del Gerente, Revisión Legal. Los nombres de los campos identifican quién firma y dónde. Coloque cada campo de firma en la ubicación adecuada de la página. El campo de firma del comprador va al lado del bloque de nombre del comprador. El campo de aprobación del administrador va en la sección de aprobación.
Configure la apariencia de cada campo de firma. Elija si el campo muestra el nombre del firmante, la fecha de la firma, el emisor del certificado o un gráfico personalizado. La configuración de apariencia se aplica cuando se aplica la firma. Cada firmante ve su propio nombre y fecha de firma en su bloque de firma. Una apariencia uniforme en todas las firmas, que muestra el nombre del firmante y la fecha de cada una, produce un documento de aspecto profesional. WukongPDF proporciona capacidades Sign PDF con configuración de campo de firma.
Configuración del bloqueo y el orden del campo de firma
Para cada campo de firma, configure qué otros campos se bloquean cuando se aplica esa firma. La firma del comprador bloquea los campos de términos de compra. La firma del vendedor bloquea los campos de condiciones de entrega. La aprobación del administrador bloquea los campos de precios. La revisión legal bloquea todo el documento. Configure el bloqueo en las propiedades del campo de firma en la pestaña Firmado. Seleccione los campos que deberían ser de solo lectura después de firmar.
El orden de firma no es una propiedad de campo. Es una instrucción de flujo de trabajo comunicada a los firmantes. Envíe el documento al primer firmante con instrucciones para firmar y devolver. Envíe el documento firmado al segundo firmante. Continúe con la secuencia. Cada firmante ve las firmas anteriores en el documento cuando lo abre. El firmante final ve la cadena completa de firmas.
Certificar el documento después de la firma final
Una vez que el último firmante haya aplicado su firma, el documento puede certificarse. La certificación es un tipo especial de firma digital que indica visiblemente que el documento es definitivo y aprobado. Un documento certificado muestra una cinta azul o un cartel de certificación en la parte superior del visor de PDF. La certificación indica a todos los espectadores posteriores que el documento está completo y no debe modificarse más.
La certificación es opcional. Un documento con una cadena completa de firmas secuenciales es válido sin certificación. Agregar certificación cuando el documento requiera un indicador formal y visible de aprobación final. Certifique solo después de aplicar la firma final. A un documento certificado no se le pueden agregar firmas adicionales sin invalidar la certificación. La Seguridad PDF del documento certificado garantiza que cualquier cambio posterior a la certificación sea detectable.
Verificación de la cadena de firmas
Una vez aplicadas todas las firmas, abra el PDF y verifique cada firma. Haga clic en cada bloque de firma para abrir el panel de validación de firma. Confirme que cada firma muestre un estado válido con una marca de verificación verde. Verifique que las fechas de firma estén en la secuencia esperada. La primera firma debe tener la fecha más antigua. El último debería tener lo último.
Si alguna firma resulta no válida, investigue antes de distribuir el documento. Una firma no válida puede indicar que el documento fue modificado después de que el firmante aplicara su firma, lo que rompe la integridad secuencial. Es posible que el firmante deba volver a aplicar su firma a la versión correcta del documento.
Un flujo de trabajo de firma secuencial bien configurado produce un documento con una cadena de aprobación clara y verificable. Cada firma agrega una capa de responsabilidad. El documento final contiene la evidencia de cada aprobación que recibió, en el orden en que se otorgaron.
Para documentos que requieren firmas de partes de diferentes organizaciones, el flujo de trabajo de firma secuencial normalmente mueve el documento de una organización a otra. Cada parte firma y transmite a la siguiente. Un coordinador realiza un seguimiento del progreso del documento y realiza un seguimiento si una de las partes retiene el documento más allá del tiempo de respuesta esperado.
El flujo de trabajo secuencial Sign PDF se puede gestionar a través del correo electrónico, y cada firmante adjunta el documento firmado a un mensaje de respuesta a todos. Esto crea una cadena de correo electrónico que sirve como registro de transmisión y registro de auditoría de quién firmó y cuándo.
Cuando un firmante de la secuencia identifica un problema con el contenido del documento, el proceso de firma debe reiniciarse desde el principio. El documento se corrige y todas las firmas anteriores se invalidan porque el contenido del documento ha cambiado. El flujo de trabajo de firma secuencial debe incluir un paso de revisión antes de la primera firma para minimizar los reinicios.
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