La mayoría de las herramientas de división de PDF dividen un documento por número de páginas. Cada diez páginas se convierte en un archivo nuevo. Cada cien páginas se convierte en un archivo nuevo. Los límites divididos son puramente numéricos, sin tener en cuenta lo que realmente hay en las páginas. Un capítulo termina en medio de un archivo dividido. Un salto de sección ocupa tres páginas en un documento nuevo. Dividir un PDF por contenido de texto, palabras, frases o patrones específicos que aparecen en las páginas produce archivos de salida donde cada documento es una unidad lógicamente completa. La operación Dividir PDF que lee el contenido de la página y lo divide en límites significativos requiere una herramienta que pueda buscar el flujo de texto y actuar sobre los resultados.
Cuando la división basada en contenido es mejor que la división basada en páginas
La división numérica funciona cuando el documento fuente tiene una estructura perfectamente regular. Una ejecución de factura en la que cada factura tiene exactamente dos páginas se puede dividir por recuento de páginas con total precisión. Pero la mayoría de los documentos del mundo real son irregulares. Un lote de registros médicos contiene expedientes de pacientes que van de dos a cuarenta páginas. Un paquete de contrato fusionado combina acuerdos de diferente duración. Un archivo de correspondencia escaneado mezcla cartas de una página con anexos de diez páginas. La división basada en contenido identifica los límites naturales del documento y se divide en esos puntos.
Un PDF Lote de extractos bancarios, cada uno de los cuales comienza con el texto Período de extracto en la primera página, se puede dividir cada vez que aparece esa frase. Cada archivo de salida contiene una declaración completa. Un lote de documentos legales donde cada nuevo documento comienza con la frase EN EL TRIBUNAL DE se puede dividir en cada aparición. El contenido del texto de la página sirve como señal de división. Los puntos de división están donde el contenido dice que deberían estar, no donde llega un recuento de páginas arbitrario.
Identificación del texto de la señal dividida
Escanee el PDF e identifique una cadena de texto que aparezca de manera confiable al comienzo de cada documento lógico. El texto debe ser exclusivo de los límites del documento. Una frase que aparece tanto en medio de los documentos como al principio produce falsas divisiones. Una frase que a veces falta produce divisiones perdidas. Elige el texto con cuidado. Las señales de división más confiables son el texto de encabezado que solo aparece al comienzo de una nueva sección, números de cuenta o números de caso que cambian entre documentos, o frases iniciales estandarizadas como Fecha del estado de cuenta o Número de factura.
Pruebe la señal de división en una muestra de páginas antes de procesar el documento completo. Busque en el PDF el texto de la señal y revise cada ocurrencia. Confirme que cada aparición realmente marque el límite de un documento y que a ningún límite le falte la señal. Ajuste el texto de la señal si la prueba revela coincidencias falsas o perdidas. Una señal que funciona en el noventa por ciento de los documentos aún requiere la separación manual del diez por ciento restante.
Ejecutar la división basada en contenido
Abra el PDF en una herramienta de división que admita la división basada en texto. Busque una opción denominada Dividir por texto, Dividir por contenido o Dividir por patrón de búsqueda. Introduzca el texto o patrón de la señal. La herramienta busca en cada página del PDF e identifica las páginas que contienen la señal. Cada página coincidente se convierte en la primera página de un nuevo archivo de salida. Las páginas entre una coincidencia y la siguiente forman el cuerpo de ese archivo de salida.
Configure el manejo de la propia página de señales. Algunas herramientas incluyen la página coincidente como la primera página del nuevo archivo, lo que suele ser el comportamiento deseado. Otros se dividen antes o después del partido, lo que puede colocar la página de señales en el archivo incorrecto. Pruebe la configuración en una pequeña sección del documento antes de procesar el lote completo. WukongPDF y plataformas similares proporcionan la funcionalidad Split PDF con división basada en texto que identifica los límites del documento por contenido.
Nombrar los archivos de salida usando la señal dividida
El texto que desencadenó la división también puede nombrar el archivo de salida. Una señal dividida de INV- seguida de un número de factura puede producir archivos de salida denominados INV-00472.pdf, INV-00473.pdf, etc. Configure la herramienta para extraer una parte del texto coincidente y utilizarlo como nombre de archivo. El patrón de extracción suele ser una expresión regular o un rango de caracteres dentro de la línea coincidente.
Si el texto de la señal dividida no es adecuado como nombre de archivo, como una frase larga que produciría nombres difíciles de manejar, configure la herramienta para usar numeración secuencial combinada con un prefijo fijo. Los archivos se denominan Batch-001.pdf, Batch-002.pdf en el orden de división. La división basada en contenidos garantiza límites correctos. La denominación secuencial mantiene los nombres de los archivos manejables. Un archivo de índice separado puede asignar los números secuenciales a los identificadores de documentos extraídos del contenido.
Manejo de documentos irregulares y excepciones
Ninguna división basada en contenido es perfecta en la primera ejecución. Algunos documentos pueden tener el texto de señal en la segunda página en lugar de en la primera, tal vez precedido por una portada. Algunos documentos pueden tener el texto de señal repetido en un pie de página, lo que provoca una división falsa. Después de la división automatizada, revise el resultado. Verifique los primeros y últimos archivos para ver los límites correctos. Verifique el recuento de archivos con el número esperado de documentos. Una discrepancia significa que las divisiones se omitieron o se activaron falsamente.
Para las excepciones, divida o combine manualmente los archivos afectados. Extraiga las páginas mal divididas del archivo incorrecto e insértelas en el archivo correcto. La división basada en contenido maneja la mayoría de los documentos automáticamente. La corrección manual maneja los casos extremos. La combinación de división automatizada y corrección manual específica procesa un lote grande mucho más rápido que la separación puramente manual.
Documente la señal de división y la configuración para futuros lotes del mismo tipo de documento. La próxima vez que llegue el mismo tipo de PDF, la configuración dividida estará lista. La división basada en contenido es una inversión en automatización. El tiempo de configuración se reembolsa cada vez que se reutiliza la configuración.
La división basada en contenido es particularmente efectiva para procesar tipos de documentos recurrentes. Una vez que se identifica el texto de la señal dividida para un paquete de informes mensual, la misma señal funciona para cada mes posterior. La inversión inicial en identificar el texto de señal correcto y probar la configuración dividida se amortiza en cada ciclo de procesamiento siguiente.
Para documentos en los que el texto de la señal dividida es inconsistente en todo el lote, un enfoque de dos pasadas puede mejorar la precisión. El primer paso se divide mediante una señal amplia que capta la mayoría de los límites. La segunda pasada revisa el resultado y divide los archivos que no se separaron correctamente. El primer paso automatizado se encarga de la mayoría. El segundo paso manual maneja las excepciones.
El enfoque Dividir PDF basado en el contenido en lugar del recuento de páginas es la diferencia entre un lote de archivos que tiene sentido para el destinatario y un lote que debe reordenarse manualmente. El tiempo de configuración adicional es una fracción del tiempo ahorrado al no tener que separar documentos manualmente después de una división arbitraria del recuento de páginas.
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