Has pasado horas preparando una presentación. Las diapositivas están pulidas. Las notas del orador contienen los puntos de conversación, referencias de datos y recordatorios para cada diapositiva. Exportas a PDF y las diapositivas se ven geniales, pero las notas del orador desaparecieron. Toda esa preparación, invisible para cualquiera que sólo reciba el PDF. Necesita incluir esas notas para que el destinatario pueda comprender el contexto y el razonamiento detrás de cada diapositiva.
PowerPoint puede incluir notas del orador en la exportación de PDF, colocándolas debajo de cada diapositiva o al lado de ella. La exportación de PPT a PDF con notas transforma la presentación de una plataforma visual en un documento completo que funciona como un folleto independiente.
Exportar PowerPoint a PDF con notas del orador
En PowerPoint, vaya a Archivo, Guardar como y elija PDF. Antes de hacer clic en Guardar, haga clic en el botón Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones, en "Publicar qué", seleccione "Páginas de notas" desde el menú desplegable. Esto le indica a PowerPoint que incluya las notas del orador para cada diapositiva en la salida PDF. Cada diapositiva aparece en la parte superior de su página, con las notas del orador impresas debajo. El resultado es un PDF estilo folleto donde el lector ve tanto la diapositiva visual como las notas explicativas en la misma página.
También en el cuadro de diálogo Opciones, en "Incluir información no imprimible" marque "Propiedades del documento" y "Etiquetas de estructura de documentos para accesibilidad". El primero conserva metadatos como el título de la presentación y el autor. El segundo crea una estructura PDF etiquetada por la que los lectores de pantalla pueden navegar. Ambos son buenos valores predeterminados para habilitar en cada exportación.
El diseño de las páginas de notas está controlado por el patrón de notas en PowerPoint. Vaya a Ver, Maestro de notas para personalizar el aspecto de las páginas de notas. Puede ajustar el tamaño de la miniatura de la diapositiva, la posición y la fuente del texto de las notas y agregar elementos de encabezado o pie de página como números de página, fecha o un aviso de confidencialidad. Los cambios en el Patrón de notas se aplican a todas las diapositivas, por lo que configura el diseño una vez y afecta a todas las páginas del PDF exportado.
Elegir entre páginas de notas y diseño de folletos
PowerPoint ofrece dos diseños para exportaciones que incluyen notas. Páginas de notas muestra una diapositiva por página con sus notas a continuación. Este es el mejor diseño para una revisión detallada porque cada diapositiva ocupa una página completa y las notas tienen mucho espacio. El diseño de los folletos muestra varias diapositivas por página, normalmente 2, 3, 4, 6 o 9, con líneas para notas escritas a mano. El diseño de Folletos no incluye el texto de las notas del orador. Proporciona líneas en blanco donde el lector puede escribir sus propias notas.
Si su objetivo es compartir el contexto y los temas de conversación preparados, utilice las páginas de notas. Si su objetivo es brindarle a la audiencia una referencia compacta con espacio para escribir, utilice Folletos. Los dos diseños tienen propósitos diferentes y la elección debe coincidir con la forma en que el destinatario utilizará el PDF. Para una presentación que se comparte con colegas que necesitan el contexto completo, Notes Pages es casi siempre la opción correcta.
Consejos de formato para páginas de notas profesionales
Las notas del orador a menudo contienen lenguaje informal, abreviaturas y recordatorios que tienen sentido para el presentador pero que parecen descuidados en un documento distribuido. Antes de exportar con notas, revise el texto de las notas de cada diapositiva. Elimine los recordatorios personales que no deben compartirse, como "mencionar aquí los resultados del tercer trimestre" o "preguntar por el presupuesto". Expanda las abreviaturas a términos completos. Asegúrese de que las notas se lean como prosa coherente en lugar de fragmentos de viñetas. Las notas que le resultan útiles como orador no necesariamente son apropiadas para su distribución.
El tamaño de fuente de las notas en el PDF exportado lo controla Notes Master. El tamaño predeterminado suele ser de 10 a 12 puntos. Si sus notas son extensas, considere aumentar el tamaño de fuente a 11 o 12 puntos para una lectura cómoda. Ajuste el tamaño de la miniatura de la diapositiva en el Patrón de notas para dar más espacio al texto de las notas si es necesario. Una miniatura de diapositiva al 50% de la altura de la página deja el 50% restante para notas, lo que es un buen equilibrio para diapositivas con cantidades moderadas de texto de notas.
Exportar diapositivas específicas con notas
Si solo necesita compartir diapositivas específicas con sus notas, como las diapositivas de resumen ejecutivo, configure el rango de páginas en el cuadro de diálogo Guardar como PDF en Opciones. Ingrese los números de diapositiva que desea incluir. Sólo esas diapositivas y sus notas aparecen en el PDF. Esta exportación selectiva mantiene el archivo enfocado y evita abrumar al destinatario con diapositivas que no son relevantes para él.
WukongPDF también puede procesar un PDF exportado con notas incluidas para agregar marcadores desde los títulos de las diapositivas, haciendo que el documento de varias páginas sea navegable. Cargue el PDF, use el editor de marcadores para crear marcadores a partir de los títulos de las diapositivas y descargue la versión mejorada. La combinación de diapositivas, notas del orador y marcadores de PDF Presentation crea un documento completo que sirve como referencia visual y como informe escrito detallado.
Si comparte regularmente presentaciones como archivos PDF con notas, guarde la configuración de exportación como un ajuste preestablecido de PDF personalizado. En el cuadro de diálogo Guardar como, después de configurar las opciones, puede guardar la configuración actual como un valor preestablecido para uso futuro. La próxima vez que exportes, selecciona tu ajuste preestablecido en el menú desplegable. Esto elimina la necesidad de reconfigurar los ajustes de exportación de notas para cada presentación. Las herramientas PDF Export de WukongPDF también pueden procesar archivos de PowerPoint directamente, convirtiéndolos en archivos PDF con notas incluidas sin necesidad de instalar PowerPoint.
Un flujo de trabajo específico para equipos que colaboran en presentaciones: antes de exportar con notas, ejecute una revisión del texto de las notas como equipo. Cada miembro del equipo abre el archivo de PowerPoint, revisa las notas en las diapositivas asignadas y las actualiza para reflejar el mensaje final acordado. Esta revisión colaborativa garantiza que el PDF con notas distribuidas después de la reunión contenga un contexto preciso y examinado en lugar de los borradores de los puntos de conversación de una sola persona. Las notas pasan a formar parte del registro oficial de la presentación, por lo que merecen la misma atención editorial que las diapositivas mismas.
Para las presentaciones que se archivan para referencia futura, el PDF que incluye notas es más valioso que la versión de solo diapositivas. Aparecerá una diapositiva que dice "Resultados del tercer trimestre". con un gráfico es significativo en contexto pero críptico seis meses después. La misma diapositiva con notas que explican "Los ingresos del tercer trimestre excedieron el pronóstico en un 12 % debido al lanzamiento del nuevo producto en agosto" sigue siendo comprensible indefinidamente. Las notas transforman la presentación de una ayuda visual que depende de un presentador a un documento independiente que comunica su mensaje sin narración. Para cualquier presentación que importe más allá de la reunión en la que se realizó, exportar con notas es el estándar que distingue la documentación profesional de las diapositivas efímeras.