Los boletines informativos por correo electrónico están diseñados para pantallas. Utilizan diseños fluidos que se adaptan al ancho de la ventana del cliente de correo electrónico, colores RGB que brillan en pantallas retroiluminadas e imágenes de baja resolución optimizadas para una carga rápida a través de conexiones móviles. Convertir uno a un formato listo para PDF Printing para distribución física significa traducir esas decisiones de diseño nativas de la pantalla a sus equivalentes impresos. El resultado debe parecer intencional, no como una página web torpemente apretada en papel.
La conversión implica cuatro ajustes principales: fijar las dimensiones de la página a un tamaño de papel estándar, aumentar la resolución de la imagen a niveles apropiados para la impresión, convertir colores de RGB a CMYK si la imprenta lo requiere y reemplazar elementos interactivos como hipervínculos y GIF animados con sus equivalentes de impresión estática. Cada ajuste es sencillo individualmente. Juntos transforman un boletín informativo en pantalla en un documento que se lee con naturalidad en papel.
Las herramientas PDF Export de WukongPDF producen resultados listos para imprimir a partir de contenido web. Para los boletines creados en plataformas de marketing por correo electrónico, el flujo de trabajo de exportación que se describe a continuación captura el contenido del boletín con calidad de impresión.
Capturar el contenido del boletín para su conversión
La mayoría de las plataformas de marketing por correo electrónico ofrecen una versión alojada en la web de cada boletín, a menudo vinculada a través del enlace Ver en el navegador o de la versión web en la parte superior del correo electrónico. Abra este enlace en un navegador de escritorio. La versión alojada en el navegador normalmente muestra el boletín en todo su ancho sin las restricciones del panel de vista previa del cliente de correo electrónico. Esta es la versión a convertir. Si el boletín no tiene una versión alojada en la web, utilice la función de impresión del navegador en la interfaz web del cliente de correo electrónico para capturar el contenido directamente.
Antes de realizar la conversión, desplácese por todo el boletín alojado en la web para activar las imágenes cargadas de forma diferida. Las imágenes que se cargan solo cuando se desplazan hacia la vista aparecerán como espacios en blanco en el PDF si no se activaron antes de la conversión. Después de desplazarse por el boletín completo, espere unos segundos hasta que terminen de cargarse todas las imágenes y luego continúe con el paso de conversión.
Método 1: Impresión a PDF con navegador con ajustes
La ruta de conversión más rápida utiliza la funcionalidad de impresión a PDF incorporada en el navegador con configuraciones personalizadas. En Chrome o Edge, presione Ctrl+P o vaya a Archivo, Imprimir. En el cuadro de diálogo de impresión, establezca el destino en Guardar como PDF. En Diseño, seleccione Retrato. En Más configuraciones, configure el tamaño del papel en Carta o A4 según su región. Marque la opción Gráficos de fondo para incluir cualquier color o patrón de fondo del diseño del boletín.
En Escala, experimente con el porcentaje de escala. Es posible que los boletines diseñados para pantallas de escritorio anchas deban reducirse entre un 70 y un 85 por ciento para que quepan dentro de los márgenes de papel estándar sin recorte horizontal. Obtenga una vista previa de la salida en el cuadro de diálogo de impresión antes de guardarla. Si el texto parece demasiado pequeño en el porcentaje escalado, considere cambiar el boletín a una vista adaptada a dispositivos móviles, que a menudo utiliza un diseño más estrecho que se adapta al papel de carta a una escala del 100 por ciento. Muchas plataformas de marketing por correo electrónico proporcionan una URL de vista móvil junto con la versión de escritorio alojada en la web.
Método 2: Exportar desde la plataforma de marketing por correo electrónico
Algunas plataformas de marketing por correo electrónico incluyen una función de exportación de PDF. En Mailchimp, abre el informe de la campaña y busca la opción Exportar como PDF. En Constant Contact, la descarga en PDF está disponible desde la página de descripción general de la campaña. El PDF generado por la plataforma generalmente está optimizado para visualización en pantalla, no para impresión. Las imágenes permanecen en resolución web y los colores permanecen en RGB. Utilice la exportación de la plataforma como punto de partida y luego mejórela para imprimirla utilizando los ajustes que se describen en la siguiente sección.
Si la plataforma no ofrece exportación de PDF, el método de impresión a PDF del navegador es la alternativa. Capta todo lo que está visible en el navegador, lo que representa con precisión cómo se ve el boletín ante los lectores.
Ajustar el PDF para la calidad de impresión
Después de generar el PDF inicial, ábralo en Adobe Acrobat Pro o en un optimizador PDF Printing. Verifique la resolución de la imagen usando la herramienta Vista previa de salida. Las imágenes con una resolución efectiva inferior a 150 ppp en el tamaño de impresión aparecerán suaves o pixeladas en el papel. Si el boletín contiene fotografías o imágenes de productos importantes, considere reemplazar las versiones web de baja resolución con originales de mayor resolución editando el PDF en Acrobat Pro e intercambiando imágenes a través de la herramienta Editar PDF.
Para impresiones en las que el color es fundamental, como la impresión profesional de un boletín informativo para una feria comercial o envíos por correo a clientes, convierta el espacio de color del PDF de RGB a CMYK. En Acrobat Pro, vaya a Herramientas, Producción de impresión, Convertir colores. Establezca la intención de salida en un perfil CMYK apropiado para la impresora, como U.S. Web Coated (SWOP) v2 para impresión comercial en Norteamérica. La conversión cambia ligeramente los colores, especialmente los azules y verdes brillantes que no se pueden reproducir con precisión en CMYK. Revise el PDF convertido y ajuste cualquier elemento cuyo cambio de color sea inaceptable.
| Elemento del boletín | Versión de pantalla | Versión impresa |
|---|---|---|
| Modo de color | RGB, gama de colores completa | Conversión CMYK para impresión profesional o RGB para impresoras de oficina |
| Resolución de imagen | 72-96 DPI, optimizado para una carga rápida | 200-300 DPI, optimizado para una reproducción nítida |
| Hipervínculos | Texto subrayado en el que se puede hacer clic | Mostrar la URL completa entre paréntesis después del texto vinculado |
| Dimensiones de la página | Ancho variable, a menudo fluido | Carta fija o A4, márgenes definidos |
Agregar elementos específicos de impresión
Un boletín físico se beneficia de elementos que son innecesarios en la pantalla. Agregue números de página a cada página después de la primera. Agregue el título del boletín y la fecha de publicación en un encabezado o pie de página de cada página para que las páginas impresas sueltas se puedan volver a ensamblar si están separadas. Si el boletín contiene enlaces web, agregue la URL completa entre paréntesis después de cada frase de texto vinculada para que los lectores impresos puedan escribir la dirección en un navegador. Estas pequeñas adiciones transforman el PDF de un documento en pantalla impreso en papel a un documento diseñado para lectura en papel.
Cuando se trata de flujos de trabajo de documentos, para un control de calidad final, imprima una copia en la impresora o tipo de papel de destino. Los colores que se veían bien en la pantalla pueden imprimirse más oscuros o con un tono diferente en el papel. El texto que era legible en la pantalla a escala reducida puede ser demasiado pequeño para una lectura cómoda en papel. La impresión de prueba revela problemas que ninguna vista previa en pantalla detecta y cuesta una hoja de papel. Realice ajustes según la impresión de prueba y luego imprima o distribuya la versión final.
Convertir un boletín informativo por correo electrónico a un PDF listo para imprimir cierra la brecha entre la distribución digital y la presencia física. El PDF convertido se puede imprimir para exhibirlo en la tienda, incluirlo en los materiales del evento o archivarlo en un portafolio impreso junto con documentos impresos diseñados tradicionalmente.
Optimización de imágenes para reproducción impresa
Las imágenes de los boletines informativos por correo electrónico casi siempre están optimizadas para pantallas a 72 DPI. Cuando se imprimen, estas imágenes se ven suaves y pixeladas porque la impresora resuelve muchos más detalles que una pantalla del mismo tamaño físico. Una imagen de 600 píxeles de ancho que se ve nítida en una columna de correo electrónico de 600 píxeles de ancho se convierte en una imagen impresa de 2 pulgadas de ancho a 300 DPI, que es más pequeña de lo previsto y todavía tiene solo 300 píxeles por pulgada de resolución real.
Para corregir la calidad de la imagen para impresión, busque las versiones originales de alta resolución de las imágenes importantes del boletín. Las fotografías de productos, las fotografías de equipos y los carteles de eventos son los que más se benefician de la mejora de resolución. Reemplace las versiones web de baja resolución en el PDF con los originales de alta resolución utilizando la herramienta Editar PDF de Acrobat Pro. Para imágenes de boletines donde los originales no están disponibles, utilice una herramienta de mejora de IA para aumentar la resolución antes de imprimir. La mejora agrega detalles sintéticos que no son tan buenos como el original, pero son visiblemente mejores que imprimir una imagen web de 72 DPI con el ancho de página completo.
Distribuir el PDF listo para imprimir
Después de convertir el boletín a un PDF optimizado para impresión, el canal de distribución es importante para preservar la calidad. Los archivos adjuntos de correo electrónico pasan por filtros de spam y escáneres que pueden volver a comprimir el PDF. Para la distribución impresa, cargue el PDF en una unidad compartida y comparta un enlace de descarga en lugar de adjuntar el archivo. El enlace de descarga conserva el archivo exactamente como se cargó sin procesamiento intermedio.
Para distribución física, agregue un pie de página al documento impreso indicando dónde encontrar la versión digital. Una línea que lee la edición digital en example.com/newsletter cierra la brecha entre la participación impresa y digital. La versión impresa dirige el tráfico a la versión digital, que contiene elementos interactivos que no se pueden reproducir en papel.
Un boletín informativo por correo electrónico convertido a formato impreso se convierte en un artefacto físico que ocupa espacio en el entorno del destinatario. Un boletín informativo bien impreso en la mesa de una sala de espera o en el escaparate de una feria comercial llega a personas que nunca abrirían la versión por correo electrónico. El flujo de trabajo de conversión que se describe aquí convierte una comunicación exclusivamente digital en una publicación de doble canal que extiende el alcance de cada número del boletín más allá de la bandeja de entrada.
Los boletines impresos ocupan espacio físico de una manera que los boletines electrónicos no pueden. Se sientan en las mesas de las salas de espera, son clavados en tableros de anuncios y pasan de persona a persona en los eventos. El esfuerzo de convertir un boletín digital a un formato optimizado para impresión se justifica por el alcance extendido y la audiencia diferente a la que llega la versión física.
Un boletín informativo por correo electrónico convertido a formato impreso amplía el alcance de cada número más allá de la bandeja de entrada. La copia física ocupa espacio en una sala de espera, en un mostrador o en una mesa de evento donde llega a una audiencia que nunca abriría la versión digital. El flujo de trabajo de conversión convierte una publicación de un solo canal en un activo de comunicación de doble canal.