Convertir cuadros y gráficos de Excel a PDF parece que debería ser simple, y generalmente lo es. Pero dependiendo de cómo lo hagas, puedes terminar con gráficos cortados, leyendas faltantes, colores que no coinciden con la versión en pantalla o un archivo tan grande que no es práctico compartirlo. Unas cuantas elecciones deliberadas antes de exportar marcan la diferencia entre un resultado limpio y uno que necesita ser arreglado.
Lo que realmente estás convirtiendo
Los gráficos de Excel son objetos vectoriales cuando se encuentran dentro de Excel: se representan a partir de datos, no se almacenan como imágenes fijas. Cuando convierte un libro a PDF, Excel procesa esos gráficos en PDF en el punto de exportación. La calidad de esa representación depende de la configuración de exportación y del tamaño y posición de los gráficos en la hoja.
Esto es diferente a guardar un gráfico como una imagen (PNG, JPG) y luego agregarlo a un PDF; ese proceso rasteriza el gráfico a una resolución fija. La conversión nativa de Excel a PDF conserva el gráfico como una representación de alta calidad sin un límite de resolución, lo cual es una razón para usarlo sobre la ruta de la imagen para la mayoría de los propósitos.
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Exportar un gráfico único como propio PDF
Si solo necesita el gráfico, no los datos de la hoja de cálculo circundante, haga clic en el gráfico para seleccionarlo y luego vaya a Archivo > Imprimir. Con el gráfico seleccionado, la vista previa de impresión de Excel muestra el gráfico llenando la página en lugar de la hoja de cálculo completa. Elija Guardar como PDF o su impresora PDF y obtendrá un PDF que contiene solo el gráfico, con el tamaño de la página.
Compruebe atentamente la vista previa de impresión antes de exportar. El gráfico debe llenar la página sin cortarse en los bordes. Si el gráfico se extiende más allá del área imprimible, cambie su tamaño en Excel (arrastre los bordes del gráfico) o ajuste los márgenes de la página antes de exportarlo. Lo que ves en la vista previa es lo que obtienes en el PDF.
Exportación de gráficos junto con datos
Cuando el gráfico necesite aparecer junto a sus datos de respaldo (un gráfico con la tabla subyacente visible debajo), configure primero el área de impresión. En Excel, seleccione las celdas y el gráfico que desea incluir, vaya a Diseño de página > Área de impresión > Establezca el Área de impresión y luego exporte. Solo el rango seleccionado aparece en el PDF.
Antes de exportar, verifique estas configuraciones en Diseño de página:
- Orientación: los gráficos anchos suelen funcionar mejor en formato horizontal. Cambie de vertical a horizontal si el gráfico se corta por el lado derecho.
- Escala: la "Hoja de ajuste en una página" La opción en Escalar para ajustar puede ayudar si el contenido es demasiado ancho, pero utilícela con cuidado: una escala demasiado pequeña hace que las etiquetas del gráfico y los puntos de datos sean ilegibles.
- Márgenes: los márgenes estrechos dan más espacio a los gráficos. Diseño de página > Márgenes > Estrecho utiliza márgenes de 0,75 pulgadas en lugar del valor predeterminado de 1 pulgada, lo que puede marcar la diferencia entre un gráfico que se ajusta perfectamente y uno ligeramente recortado.
Cuando los colores se ven diferentes en el PDF
Los gráficos de Excel utilizan colores RGB diseñados para su visualización en pantalla. Cuando se convierten a PDF y luego se imprimen, esos colores pasan por una conversión de pantalla a CMYK que puede cambiar ciertos tonos, particularmente azules, verdes y naranjas brillantes. Si la precisión del color es importante para el resultado final, verifique el PDF en una pantalla calibrada antes de enviarlo a imprimir.
Para los gráficos que solo se verán en pantalla (en un correo electrónico, en un PDF compartido, en una pantalla de presentación), el cambio de color de la conversión CMYK no es relevante. Los colores en el PDF coincidirán lo suficiente con la versión en pantalla para fines prácticos.
Conversión de archivos de Excel sin Excel instalado
Si Excel no está disponible (está en una computadora sin Office o recibió un archivo .xlsx y necesita convertirlo rápidamente), la herramienta Excel a PDF de WukongPDF en www.wukongpdf.com convierte archivos de Excel, incluidos gráficos, directamente en el navegador. Cargue el archivo .xlsx y descargue el PDF sin necesidad de tener instalado Excel.
La calidad de salida de los gráficos es generalmente buena para los tipos de gráficos estándar: barras, líneas, circulares y de dispersión. Los gráficos complejos con formato personalizado, múltiples ejes o tipos de gráficos especializados pueden representarse con pequeñas diferencias con respecto a la versión original de Excel. Para resultados de alto riesgo donde la apariencia exacta del gráfico es importante, utilice la exportación nativa de Excel cuando sea posible y verifique el resultado antes de distribuirlo.
Administración del tamaño del archivo después de la conversión
Los libros de Excel con muchos gráficos o con gráficos que contienen grandes conjuntos de datos pueden producir PDF sustanciales. Si el archivo resultante es demasiado grande para compartirlo cómodamente, ejecútelo a través de una herramienta de compresión PDF después de exportarlo. La compresión de WukongPDF maneja bien los PDF con muchos gráficos: la representación vectorial de los gráficos se comprime de manera eficiente sin la pérdida de calidad que se vería al comprimir imágenes rasterizadas. La compresión media normalmente reduce los PDF con muchos gráficos entre un 40% y un 60% sin una diferencia visual perceptible.
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