Llega un informe en PDF de cincuenta páginas sin índice. El lector se desplaza sin cesar, buscando secciones específicas, adivinando números de página y perdiendo el tiempo que le habría ahorrado una estructura de navegación simple. Agregar una tabla de contenido en la que se puede hacer clic a un PDF lo transforma de una secuencia de páginas lineal en un documento navegable. Cada entrada en la tabla de contenido es un enlace que salta directamente a la sección correspondiente. La experiencia de Navegación PDF mejora dramáticamente y el documento se siente profesional y completo.
¿Qué hace que se pueda hacer clic en una tabla de contenido?
Una tabla de contenido en la que se puede hacer clic consta de dos componentes que trabajan juntos. La página TOC visible enumera los títulos de las secciones y los números de página. Detrás de cada título, un rectángulo de enlace invisible conecta el texto con una página de destino en el documento. Cuando el lector hace clic en el título, el visor de PDF salta a esa página. El enlace es el elemento interactivo. La página TOC es la presentación visual.
Los enlaces en una tabla de contenido son acciones Ir a una vista de página, un tipo de enlace PDF estándar. Cada enlace almacena el número de página de destino y el nivel de zoom. Cuando se activa, el espectador navega a la página de destino y la muestra con el zoom especificado. El enlace no cambia el contenido del documento. Es una instrucción de navegación almacenada en las anotaciones de la página PDF. El panel PDF Bookmarks en el visor proporciona una interfaz de navegación alternativa, pero el TOC en el que se puede hacer clic está incrustado directamente en la página del documento.
Crear la página de tabla de contenido
Cree una nueva página en blanco al principio del PDF, inmediatamente después de la portada, si existe. Esta página se convertirá en la tabla de contenidos. Enumere el título de cada sección en su propia línea, seguido del número de página donde comienza esa sección. Utilice un formato coherente. Negrita los títulos de las secciones. Sangrar subsecciones. Alinee los números de página en el lado derecho de la página con puntos guía que conectan cada título con su número.
El diseño visual de la página TOC es importante. Un diseño limpio y bien espaciado con una jerarquía clara entre las secciones principales y las subsecciones hace que el TOC sea fácil de escanear. Utilice una fuente que coincida con el texto del cuerpo del documento. Mantenga el tamaño de fuente lo suficientemente grande para leer cómodamente, normalmente de 10 a 12 puntos. El TOC es la primera página de contenido que la mayoría de los lectores ven después de la portada. Su apariencia marca la expectativa para el resto del documento.
Agregar enlaces a cada entrada TOC
Abra el PDF en una herramienta que admita la creación de enlaces. Adobe Acrobat Pro incluye una herramienta de enlace en el panel Editar PDF. Seleccione la herramienta Enlace y elija Agregar o Editar enlace. Dibuja un rectángulo sobre el título de la primera sección del TOC. Aparece el cuadro de diálogo Crear vínculo. Seleccione Ir a una vista de página como acción de enlace. Haga clic en Siguiente y navegue hasta la página de destino del documento. Establezca el nivel de zoom en Ajustar página o Heredar zoom. Haga clic en Establecer vínculo.
Repita para cada entrada de TOC. Dibuja un rectángulo sobre el texto del título, establece el destino del enlace en la página correspondiente y confirma. Los rectángulos deben cubrir exactamente el texto del título para que al hacer clic en cualquier parte del título se active el enlace. Ajuste el tamaño del rectángulo para cada entrada. Los títulos largos necesitan rectángulos más anchos. Los títulos cortos necesitan rectángulos más estrechos. El tamaño uniforme del rectángulo en todas las entradas produce un resultado profesional. WukongPDF proporciona herramientas para crear elementos Navegación PDF incluidos enlaces en los que se puede hacer clic.
Generar marcadores a partir de la estructura TOC
Después de crear la página TOC con enlaces en los que se puede hacer clic, genere marcadores PDF que reflejen la jerarquía TOC. Abra el panel Marcadores. Cree un nuevo marcador para cada título de sección. Establezca el destino de cada marcador en la misma página que el enlace TOC correspondiente. Anide los marcadores de las subsecciones debajo de los marcadores de la sección principal arrastrándolos al panel Marcadores.
Los marcadores y el TOC en el que se puede hacer clic tienen el mismo propósito de navegación a través de diferentes interfaces. El panel Marcadores está visible en la barra lateral del visor. La página TOC es una página visible en el documento. Ambos deben estar presentes y ser consistentes. Un lector que abre el panel de marcadores ve la misma estructura que un lector que navega a la página TOC. La coherencia entre los dos sistemas de navegación refuerza la estructura del documento.
Actualización del TOC cuando cambian los números de página
Los números de página en el TOC son correctos en el momento de su creación. Si posteriormente se agregan, eliminan o reordenan páginas, los números de página de la TOC quedan obsoletos. Los enlaces aún dirigen a las páginas correctas porque almacenan referencias de páginas, no números de páginas. Pero los números mostrados son incorrectos. Actualice los números de página del TOC después de cualquier edición importante del documento.
La reconstrucción del TOC es un proceso manual. Edite el texto de la página TOC para actualizar cada número de página. Confirme que cada enlace todavía apunta a la página correcta. Un TOC con números de página correctos y enlaces verificados es el control de calidad final antes de distribuir el documento. Para los documentos que se actualizan periódicamente, mantenga un archivo separado que enumere el título de cada sección y su número de página. Esta lista son los datos de origen para regenerar el TOC.
Una tabla de contenidos en la que se puede hacer clic bien elaborada es una pequeña inversión de tiempo que vale la pena cada vez que alguien abre el documento. Comunica profesionalismo y respeto por el tiempo del lector.
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