Una tabla de contenido transforma un PDF largo de un documento por el que se desplaza a ciegas en uno en el que puede navegar. Para cualquier PDF de más de diez páginas (informes, manuales, propuestas, trabajos de investigación), la ausencia de una tabla de contenidos es un problema de usabilidad. Agregar uno después del hecho es más complicado que incorporarlo al documento fuente, pero se puede lograr con el enfoque correcto.
Dos cosas diferentes llamadas "Tabla de contenido"
Vale la pena distinguir entre dos características relacionadas pero diferentes antes de decidir qué enfoque adoptar.
Una tabla de contenido visual es una página en el documento que enumera los títulos de las secciones y los números de página, del tipo tradicional que encontrarías en la portada de un libro. Los lectores lo ven cuando abren el documento y pueden consultarlo para buscar secciones manualmente.
PDF marcadores son las entradas de navegación en las que se puede hacer clic que aparecen en el panel de la barra lateral de visores de PDF como Adobe Reader. Son invisibles en el documento en sí, pero brindan un salto instantáneo a la navegación cuando el lector hace clic en ellos. Para PDF Navegación en la pantalla, los marcadores suelen ser más útiles que una tabla de contenido visual porque siempre son accesibles sin tener que desplazarse hacia atrás a la página principal.
Lo ideal es que un PDF largo y bien preparado tenga ambos. Los enfoques siguientes cubren cada uno de ellos.
El mejor enfoque: constrúyalo antes de exportarlo
Si el documento fuente todavía está disponible, la solución más limpia es agregar la tabla de contenido en Word antes de exportarlo a PDF. Esto produce automáticamente una página de índice visual y PDF marcadores, desde una sola operación.
Paso 1: Utilice estilos de título adecuados
La tabla de contenido automática de Word se genera a partir de estilos de encabezado: Título 1, Título 2, Título 3. Si el documento usa estos estilos de manera consistente, la tabla de contenido se escribe sola. Si los títulos se crearon manualmente poniendo el texto en negrita y en tamaño grande, la tabla de contenido automática no los encontrará. Aplique los estilos de título correctos antes de continuar.
Paso 2: Insertar la tabla de contenido
Coloque el cursor donde debería aparecer la tabla de contenido, generalmente después de la portada y antes de la introducción. Vaya a Referencias > Tabla de contenidos y elija uno de los estilos automáticos. Word genera una página que enumera todos los títulos con sus números de página, con un formato coherente. Actualícelo antes de exportar si ha realizado algún cambio en la estructura del documento.
Paso 3: Exportar con marcadores habilitados
Al exportar a PDF (Archivo > Guardar como > PDF), abra el cuadro de diálogo Opciones y habilite "Crear marcadores usando: Encabezados". Esto convierte cada encabezado del documento en un marcador PDF. El resultado es un PDF con una página de índice visual y navegación de marcadores en la que se puede hacer clic en la barra lateral: el formato más utilizable para un documento largo.
Agregar marcadores a un PDF existente
Si el documento fuente no está disponible y está trabajando directamente con un PDF, los marcadores se pueden agregar manualmente en Adobe Acrobat Pro. Abra el panel Marcadores (Ver > Mostrar/Ocultar > Paneles de navegación > Marcadores), navegue hasta la página que desea marcar y haga clic en el botón Nuevo marcador. Escriba el nombre del marcador (el título de la sección) y se agregará al panel de navegación.
Para un documento con muchas secciones, la creación manual de marcadores lleva mucho tiempo pero es sencilla. Revise el documento sección por sección, agregando un marcador al comienzo de cada una. Los marcadores se pueden anidar (un marcador de capítulo que contiene marcadores de subsecciones), lo que refleja la jerarquía de encabezados y hace que la navegación sea más intuitiva para documentos complejos.
Agregar una página de tabla de contenido visual
Agregar una página de tabla de contenido visual a un PDF que no la tiene requiere crear la página primero y luego insertarla en el documento.
- Cree la página de la tabla de contenido en Word: enumere el título de cada sección y su número de página, con un formato claro.
- Exporta esa única página como PDF
- Utilice una herramienta de combinación para combinar la tabla de contenido PDF con el documento principal, insertándola al frente
- Verifique que todos los números de página en la tabla de contenido coincidan con las páginas reales del documento combinado; la combinación puede cambiar los números de página si la tabla de contenido agrega páginas al principio
Ese último paso es fundamental: si el documento original tenía la página 1 al principio y agrega una página de índice antes, todo se desplaza una página. Actualice los números de página en la tabla de contenido antes de finalizar. La herramienta Merge PDF de WukongPDF en www.wukongpdf.com maneja la combinación de archivos: cargue la tabla de contenido PDF y el documento principal en orden, descargue el resultado combinado.
Vale la pena hacerlo para cualquier documento de más de diez páginas
Una tabla de contenido y marcadores PDF juntos representan una inversión de diez a treinta minutos para un documento que puede abrirse docenas o cientos de veces. Cada lector se beneficia de la navegación cada vez que utiliza el documento. Para informes, manuales, propuestas y cualquier PDF donde las personas necesiten encontrar secciones específicas en lugar de leerlas de principio a fin, PDF Navegación a través de una tabla de contenido adecuada es una de las mejoras de mayor valor que puede realizar.