Wenn Sie ein Dokument als PDF speichern, werden Ihnen möglicherweise Optionen mit der Bezeichnung PDF/A, PDF/X oder PDF/E auffallen. Wenn Sie nicht in den Bereichen Druck, Technik oder Archivierung tätig sind, sagen Ihnen diese Akronyme wahrscheinlich nichts. Wenn Sie jedoch ein Dokument bei einem Gericht, einer Regierungsbehörde, einer kommerziellen Druckerei oder einem akademischen Archiv einreichen, wurde Ihnen möglicherweise mitgeteilt, dass Ihre Datei einem dieser Standards entsprechen muss. Die Wahl des falschen Formats kann dazu führen, dass Ihr Dokument abgelehnt wird, bevor jemand auch nur ein einziges Wort liest.
Bei diesen drei Standards handelt es sich jeweils um Teilmengen der ISO-PDF-Spezifikation, die jeweils für einen bestimmten Branchenanwendungsfall entwickelt wurden. Sie haben die gleiche Dateierweiterung .pdf, legen jedoch unterschiedliche Regeln für den Inhalt der Datei fest. Wenn Sie die Unterschiede verstehen, können Sie das Richtige auswählen und die häufigsten Gründe für eine Ablehnung vermeiden.
PDF/A: Entwickelt für Langzeitarchivierung und rechtliche Aufbewahrung
PDF/A, wobei das A für „Archiv“ steht, soll sicherstellen, dass ein Dokument beim Öffnen in 20 Jahren genauso aussieht wie heute. Dies wird dadurch erreicht, dass Funktionen verboten werden, die mit der Zeit kaputt gehen könnten. Eine PDF/A-Datei darf keine externen Schriftartenverweise enthalten, d. h. alle Schriftarten müssen vollständig eingebettet sein. Es darf keine JavaScript-, Audio-, Video- oder ausführbaren Dateianhänge enthalten, die von Software abhängen würden, die möglicherweise in Zukunft nicht mehr existiert. Es darf keine verschlüsselten oder passwortgeschützten Inhalte enthalten. Es kann nicht auf externe Ressourcen wie Bilder verweisen, die von einer URL geladen werden. Alles, was das Dokument zur Anzeige benötigt, muss in der Datei enthalten sein.
Die heute am häufigsten verwendete Version ist PDF/A-2, standardisiert als ISO 19005-2. Eine neuere Version, PDF/A-4, wurde 2020 veröffentlicht und unterstützt moderne Funktionen wie JPEG2000-Komprimierung und Transparenz bei gleichzeitiger Beibehaltung der Archivierungsgarantien. Die meisten Gerichte, Regierungsbehörden und institutionellen Archive geben PDF/A vor, weil es ihnen die Gewissheit gibt, dass das Dokument technologische Veränderungen übersteht. Wenn ein Gerichtsschreiber nach einer „PDF/A-kompatiblen Datei“ fragt, Sie fordern ein eigenständiges Dokument mit allen eingebetteten Schriftarten, ohne Verschlüsselung und ohne dynamische oder interaktive Elemente.
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PDF/X: Entwickelt für professionelle Druck- und Druckvorstufen-Workflows
PDF/X, wobei das X für eXchange steht, ist der Standard für professionelle Druckereien. Wenn Sie eine Datei an eine kommerzielle Druckerei senden, um sie in Visitenkarten, Broschüren, Bücher oder Verpackungen umzuwandeln, erwartet die Druckerei eine PDF/X-Datei. Dieser Standard löst eine Reihe spezifischer Probleme, die beim Übergang vom Bildschirmdesign zur physischen Tinte auf Papier auftreten.
PDF/X erfordert, dass alle Schriftarten eingebettet sind. Es erfordert, dass alle Bilder CMYK oder Sonderfarben verwenden, nicht RGB, da Druckmaschinen Cyan-, Magenta-, Gelb- und Schwarztinten mischen, nicht rotes, grünes und blaues Licht. Es erfordert, dass die Datei den beabsichtigten Ausgabezustand angibt und dem Drucker im Wesentlichen mitteilt, für welche Papier- und Tintenart das Design kalibriert wurde. Es können auch Beschnittmarken, Beschnittzugabebereiche und Farbbalken erforderlich sein, die technischen Markierungen, die den Schneid- und Qualitätskontrollprozess an einer Druckmaschine steuern.
Die am weitesten verbreitete Version ist PDF/X-4, standardisiert als ISO 15930-7. Es unterstützt Transparenz, was ältere Versionen wie PDF/X-1a nicht tun. Wenn eine Druckerei Sie auffordert, „eine PDF/X-4-Datei zu senden“, Sie benötigen ein Dokument, in dem alle Bilder den richtigen Farbraum haben, alle Schriftarten enthalten sind und die Beschnitt- und Beschnittspezifikationen klar definiert sind. Das Senden einer normalen PDF-Datei, die RGB-Bilder oder fehlende Schriftarten enthält, ist einer der häufigsten Gründe für die Verzögerung oder Ablehnung von Druckaufträgen.
PDF/E: Gebaut für Ingenieurwesen und technische Dokumentation
PDF/E, wobei das E für Engineering steht, ist als ISO 24517 standardisiert und kommt von den dreien am seltensten vor. Es wurde speziell für technische Arbeitsabläufe entwickelt: Architekturpläne, CAD-Zeichnungen, Fertigungsspezifikationen und Geodaten. Diese Dokumente stellen besondere Anforderungen, die allgemeine PDF-Formate nicht gut erfüllen.
Technische PDFs enthalten oft Vektorgrafiken in enormen Maßstäben, wie zum Beispiel einen im Maßstab 1:1 gezeichneten Gebäudegrundriss, bei dem die Seite 100 Meter physischen Raum darstellt. PDF/E unterstützt diese großen Koordinatenräume nativ. Es unterstützt auch Layer, die Ingenieure verwenden, um elektrische Leitungen von Rohrleitungen und Strukturelementen in derselben Zeichnung zu trennen. Es verarbeitet interaktive 3D-Modelle, die Architekten und Produktdesigner einbetten, damit Prüfer einen Entwurf im PDF-Viewer drehen und prüfen können. Wenn Ihre Arbeit keine CAD-, BIM- oder GIS-Daten umfasst, benötigen Sie PDF/E mit ziemlicher Sicherheit nicht. Wenn jedoch ein Kunde oder Auftragnehmer in einem Ingenieurbereich dies wünscht, verlangt er eine Datei, die seine Fähigkeit bewahrt, den technischen Inhalt mit der für seine Arbeit erforderlichen Präzision zu messen, zu überlagern und mit ihm zu interagieren.
Wie die drei Standards nebeneinander verglichen werden
| Feature | PDF/A (Archiv) | PDF/X (Drucken) | PDF/E (Ingenieurwesen) |
|---|---|---|---|
| Hauptverwendung | Langzeitkonservierung | Kommerzieller Druck | CAD- und technische Dokumente |
| Einbettung von Schriftarten | Erforderlich | Erforderlich | Erforderlich |
| Verschlüsselung | Verboten | Erlaubt | Erlaubt |
| JavaScript | Verboten | Verboten | Erlaubt |
| Farbraum | Beliebig (in sich geschlossen) | Nur CMYK oder Spot | Beliebig, auch vor Ort |
| Transparenz | PDF/A-2+: erlaubt | PDF/X-4: erlaubt | Unterstützt |
| 3D-Modelle | Verboten | Verboten | Unterstützt |
| ISO-Standard | 19005 | 15930 | 24517 |
| Wird häufig benötigt von | Gerichte, Archive, Regierung | Kommerzielle Drucker | Ingenieurbüros |
Welches brauchen Sie eigentlich?
Für die überwiegende Mehrheit der alltäglichen Nutzung des PDF-Format ist keiner dieser Standards erforderlich. Eine normale PDF-Datei, die mit Word, Google Docs oder der Funktion „Als PDF drucken“ eines Browsers erstellt wurde, ist vollkommen ausreichend, um ein Dokument per E-Mail zu versenden, einen Bericht zu teilen oder eine Datei online zu veröffentlichen. Für Situationen, in denen die Anforderungen des Empfängers über die bloße Anzeige des Dokuments am Bildschirm hinausgehen, gibt es die speziellen Formate PDF-Standard.
Wenn ein Gericht, eine Regierungsbehörde oder ein institutionelles Archiv ein PDF anfordert, fragen Sie, ob PDF/A erforderlich ist. Wenn dies der Fall ist, verwenden Sie die Exportoption PDF/A-2 oder PDF/A-4 in Ihrer PDF-Erstellungssoftware. Die meisten modernen PDF-Tools, einschließlich WukongPDF, können ein vorhandenes PDF in das PDF/A-Format konvertieren. Bei der Konvertierung werden Schriftarten eingebettet, verbotene Elemente wie JavaScript und externe Referenzen entfernt und die Einhaltung des Standards überprüft.
Wenn eine kommerzielle Druckerei nach einer Datei fragt, fragen Sie sie, welche PDF/X-Version sie bevorzugt und ob Beschnittmarken und Beschnitt eingeschlossen werden sollen. Raten Sie nicht. Drucker haben spezifische Arbeitsabläufe und das Versenden des falschen Formats verschwendet ihre und Ihre Zeit. Wenn ein Ingenieurbüro oder ein Architekt ein „PDF/E“ anfordert, oder einfach ein „CAD-kompatibles PDF“, Prüfen Sie, ob sie Ebenenunterstützung, die Einbettung von 3D-Modellen oder eine spezifische Maßstabskalibrierung benötigen. Dies sind Standardfunktionen von PDF/E, jedoch nicht von PDF/A oder PDF/X.
Die meisten Menschen werden im Laufe ihrer Karriere nur wenige Male mit diesen Standards in Berührung kommen. Wenn Sie jedoch auf sie stoßen, ist die Wahl des richtigen Formats keine Option. Das Dokument stimmt entweder überein oder es wird abgelehnt. Wenn Sie wissen, welchen Standard Sie verwenden müssen, ersparen Sie sich die Frustration, wenn Ihre Einreichung mit einem knappen Hinweis auf die Nichteinhaltung zurückgeschickt wird.
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