PDF/A ist eine Teilmenge des PDF-Formats, die speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt wurde. Das „A“ steht für Archiv. Eine PDF/A-Datei ist eine gültige PDF-Datei, die zusätzliche Regeln befolgt, um sicherzustellen, dass sie auf unbestimmte Zeit lesbar und eigenständig bleibt – ohne Abhängigkeit von externer Software, Schriftarten oder Farbprofilen, die in Zukunft möglicherweise nicht mehr vorhanden sind.
Was ein normales PDF enthalten kann, was PDF/A nicht enthalten kann
Ein Standard-PDF kann auf Schriftarten verweisen, ohne sie einzubetten, und verlässt sich darauf, dass der Betrachter eine passende Schriftart auf dem System des Benutzers findet. Es kann JavaScript enthalten, das ausgeführt wird, wenn das Dokument geöffnet wird. Es kann Audio und Video einbetten. Es kann auf externe URLs und externe Dateien verlinken. Es kann Verschlüsselung verwenden. All diese Dinge führen zu Abhängigkeiten von der Umgebung, in der das PDF angezeigt wird – wenn eine Schriftart nicht mehr verbreitet wird, sich ein JavaScript-Verhalten ändert oder eine externe Ressource verschoben wird, wird das PDF möglicherweise nicht richtig angezeigt.
PDF/A verbietet all dies. Schriftarten müssen vollständig eingebettet sein. Kein JavaScript, kein Audio, kein Video, keine externen Links, keine Verschlüsselung. Farbräume müssen mit eingebetteten ICC-Profilen definiert werden. Das Dokument muss vollständig in sich geschlossen sein – alles, was für die korrekte Darstellung erforderlich ist, befindet sich in der Datei selbst. Dies garantiert, dass eine PDF/A-Datei, die in fünfzig Jahren geöffnet wird, wenn die Hälfte der Schriftarten, auf die sie möglicherweise verwiesen hat, nicht mehr vorhanden ist, immer noch genau wie beabsichtigt aussieht.
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Die verschiedenen PDF/A-Varianten
PDF/A hat sich über mehrere Versionen hinweg weiterentwickelt. PDF/A-1 (veröffentlicht 2005) ist am restriktivsten – keine Transparenz, keine JPEG2000-Komprimierung, eingeschränktes Farbmanagement. PDF/A-2 (2011) hat Unterstützung für Transparenz, JPEG2000 und ein ausgefeilteres Farbmanagement hinzugefügt, wodurch es mit modernen Design-Workflows kompatibel ist. PDF/A-3 (2012) hat PDF/A-2 erweitert, um das Einbetten beliebiger Dateiformate in den PDF-Container zu ermöglichen – nützlich für Hybriddokumente wie E-Rechnungen, die XML-Daten neben einer für Menschen lesbaren PDF-Seite einbetten.
Jede Version verfügt außerdem über Konformitätsstufen: „b“ (grundlegend) gewährleistet die visuelle Reproduzierbarkeit, "a" (zugänglich) fügt getaggte Struktur für Barrierefreiheit hinzu und „u“ (Unicode) stellt sicher, dass Text für eine zuverlässige Extraktion Unicode-zugeordnet ist. PDF/A-2b wird am häufigsten für die allgemeine Dokumentenarchivierung verwendet – es ist flexibler als PDF/A-1b und erfüllt dennoch die Anforderungen der meisten Archivierungsstandards.
Wenn PDF/A erforderlich ist
Regierungsbehörden, Gerichte, Gesundheitseinrichtungen, Finanzaufsichtsbehörden und viele große Unternehmen spezifizieren PDF/A für Aufzeichnungen, die über Jahre oder Jahrzehnte hinweg aufbewahrt werden müssen. In der EU verlangen viele Regierungsportale PDF/A für offizielle Einreichungen. ISO 32000 (die PDF-Spezifikation) und verschiedene nationale Archivierungsstandards verweisen explizit auf PDF/A. Wenn eine Vorschrift, ein Vertrag oder eine Institution PDF/A für eine Einreichung vorschreibt, bedeutet dies normalerweise PDF/A-1b oder PDF/A-2b – prüfen Sie die genaue Anforderung, anstatt davon auszugehen, dass eine Version sie erfüllt.
Für die Archivierung persönlicher Dokumente – das Aufbewahren einer sauberen Kopie eines Mietvertrags, einer Steuererklärung, eines Diploms – eignet sich das normale PDF aus praktischen Gründen gut. PDF/A ist vor allem in institutionellen Kontexten von Bedeutung, in denen die Einhaltung von Archivierungsstandards ausdrücklich erforderlich ist.
Öffnen und Arbeiten mit PDF/A-Dateien
PDF/A-Dateien können in jedem PDF-Viewer geöffnet werden – es handelt sich um gültige PDFs. Adobe Reader zeigt oben in einer PDF/A-Datei einen blauen Balken an, der darauf hinweist, dass sie sich im Archivierungsmodus befindet, und empfiehlt, sie nicht zu ändern. Sie können in einem PDF/A genauso lesen, suchen, Text kopieren und drucken wie in einem normalen PDF. Die Einschränkung betrifft die Änderung: Wenn Sie eine PDF/A-Datei auf eine Weise ändern, die gegen ihre Archivierungsbeschränkungen verstößt, wird sie in ein nicht konformes PDF konvertiert, vor dem Sie von einigen Tools gewarnt werden.
Wenn Sie eine PDF/A-Datei erheblich bearbeiten müssen, besteht der typische Arbeitsablauf darin, sie in ein normales PDF zu konvertieren (wobei die PDF/A-Einschränkungen aufgehoben werden), die Änderungen vorzunehmen und sie dann erneut in PDF/A zu konvertieren, wenn die Archivbezeichnung erhalten bleiben muss. Adobe Acrobat Pro erledigt dies; Ein PDF-Konverter-Tool kann auch die PDF/A-Metadaten entfernen, um eine Bearbeitung zu ermöglichen. Das Entfernen der Archivierungsbezeichnung bedeutet jedoch, dass die resultierende Datei nicht mehr den Archivierungsstandards entspricht.
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