PDF/A ist ein ISO-standardisiertes Archivformat, das sicherstellen soll, dass Dokumente auch in Zukunft lesbar bleiben, ohne auf bestimmte Software oder externe Ressourcen angewiesen zu sein. Das Konvertieren eines regulären PDF in PDF/A ist ein Compliance-Vorgang – der Konverter prüft, was die Datei enthält, entfernt oder passt alles an, was gegen den Standard verstößt, und erstellt eine eigenständige Archivversion.
Was PDF/A tatsächlich benötigt
PDF/A erlegt Einschränkungen auf, die normale PDFs nicht haben. Alle Schriftarten müssen vollständig eingebettet sein – nicht nur eine Teilmenge, sondern die gesamten Schriftartdaten. Externe Inhalte sind verboten: keine Links zu externen Dateien, kein eingebettetes Audio oder Video, kein JavaScript, keine Verschlüsselung. Farbräume müssen mit eingebetteten ICC-Profilen definiert werden, anstatt sich bei der Interpretation auf das Ausgabegerät zu verlassen. Metadaten müssen bestimmten Standards folgen. Eine PDF/A-Datei ist vollständig in sich geschlossen und selbstbeschreibend.
Es gibt mehrere PDF/A-Varianten: PDF/A-1 (das Original, das restriktivste), PDF/A-2 (ermöglicht Transparenz und JPEG2000-Komprimierung) und PDF/A-3 (fügt Unterstützung für eingebettete Dateien jedes Formats hinzu, nützlich zum Einbetten von XML-Rechnungsdaten neben einer für Menschen lesbaren Rechnung). Welche Version als Ziel verwendet werden soll, hängt von der Anforderung ab – für die gesetzliche und behördliche Archivierung wird häufig PDF/A-1b oder PDF/A-2b angegeben. Im Zweifelsfall ist PDF/A-2b ein guter Standard, der die meisten modernen Dokumente ohne die strengen Einschränkungen von PDF/A-1 verarbeitet.
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Konvertieren mit Adobe Acrobat Pro
Acrobat Pro bietet die gründlichste PDF/A-Konvertierung. Gehen Sie zu Datei → Speichern unter → PDF/A, wählen Sie die Konformitätsstufe (PDF/A-1b, PDF/A-2b usw.) und speichern Sie. Acrobat führt eine Preflight-Prüfung durch, markiert alles, was nicht automatisch konvertiert werden kann, und meldet, welche Änderungen vorgenommen wurden. Bei Problemen, die nicht automatisch behoben werden können (z. B. bestimmte eingebettete Multimedia-Inhalte, Verschlüsselung, die im Widerspruch zum Standard steht), erfahren Sie, was die Einhaltung verhindert und was Sie ändern müssen.
Das Preflight-Tool von Acrobat (Extras → Druckproduktion → Preflight) ermöglicht eine noch detailliertere Kontrolle. Sie können zunächst eine PDF/A-Konformitätsprüfung durchführen, um die vollständige Liste der Probleme anzuzeigen, bevor Sie sich zur Konvertierung verpflichten, und dann entscheiden, ob Sie sie einzeln beheben oder Acrobat sie automatisch behandeln lassen möchten.
Konvertieren ohne Acrobat
Mehrere Tools führen die PDF/A-Konvertierung ohne Acrobat-Abonnement durch. Ghostscript, ein kostenloser Open-Source-PDF-Prozessor, konvertiert über die Befehlszeile in PDF/A: Die relevanten Flags sind -dPDFA=2 und -dPDFACompatibilityPolicy=1. Dies ist zuverlässig, erfordert jedoch den Umgang mit Befehlszeilentools. Für einen einfacheren Ansatz kann LibreOffice Dokumente direkt nach PDF/A exportieren – überprüfen Sie im Exportdialog die Option „PDF/A-1a“. Option auf der Registerkarte „Allgemein“.
Für die PDF/A-Konvertierung gibt es browserbasierte Konverter, deren Qualität jedoch unterschiedlich ist. Manche ändern nur den Metadaten-Header der Datei, um die PDF/A-Konformität zu beanspruchen, ohne die zugrunde liegenden Probleme tatsächlich zu beheben – eine Datei, die eine ordnungsgemäße Konformitätsprüfung nicht besteht, wird auch nach dieser Art der Konvertierung fehlschlagen. Für eine echte PDF/A-Konformität, die den Anforderungen eines Archivars oder einer Regierung entspricht, sind Acrobat oder Ghostscript zuverlässiger als ein Browser-Tool.
Überprüfung der PDF/A-Konformität
Überprüfen Sie nach der Konvertierung, ob die Datei tatsächlich dem Standard entspricht, und gehen Sie nicht einfach davon aus, dass die Konvertierung funktioniert hat. Adobe Reader zeigt beim Öffnen oben in einer PDF/A-Datei einen blauen Balken an, der anzeigt, dass sich das Dokument im PDF/A-Modus befindet. Für eine gründlichere Prüfung validiert das kostenlose Online-Tool veraPDF die PDF/A-Konformität im Detail – laden Sie die Datei hoch und es meldet, welche Konformitätsstufe sie erfüllt, und listet alle verbleibenden Probleme auf.
Wenn Sie PDF/A-Dateien zur Einhaltung einer bestimmten Vorschrift oder an eine bestimmte Institution einreichen, bestätigen Sie immer, welche PDF/A-Stufe diese benötigt, und stellen Sie sicher, dass Ihre Ausgabe genau dieser Stufe entspricht. PDF/A-2b und PDF/A-1b sind nicht dasselbe, und eine Übermittlung, die PDF/A-1b erfordert, wird nicht durch eine PDF/A-2b-Datei erfüllt, obwohl letztere technisch leistungsfähiger ist.
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