Ein Word-Dokument mit 500 KB, das nach dem Export in ein PDF mit 5 MB umgewandelt wird, erscheint kontraintuitiv – man würde erwarten, dass das PDF ähnlich groß oder kleiner ist. Aber PDF und DOCX speichern Informationen unterschiedlich, und verschiedene Dinge, die während des Exports passieren, können dazu führen, dass das PDF deutlich größer als die Quelle ist. Verstehen, warum weist auf die Lösung hin.
Einbettung von Schriftarten erhöht die Größe
Word-Dokumente verweisen namentlich auf Schriftarten und verlassen sich darauf, dass die Schriftarten auf dem System des Lesers installiert sind. PDFs betten die Schriftdaten für eine eigenständige Darstellung in die Datei ein. Durch das Einbetten von Schriftarten werden die Schriftartdateidaten zum PDF hinzugefügt – eine vollständige Schriftartdatei kann mehrere hundert Kilobyte groß sein, und wenn ein Dokument fünf verschiedene Schriftarten verwendet, sind das möglicherweise 1–2 MB an Schriftartdaten, die der Datei hinzugefügt wurden, die das Word-Dokument nicht enthielt.
Moderne PDF-Exporte verwenden Schriftarten-Untergruppen, bei denen nur die tatsächlich im Dokument verwendeten Zeichen und nicht die gesamte Schriftart eingebettet werden. Dies reduziert den schriftbezogenen Overhead erheblich. Wenn keine Unterteilung der Schriftarten angewendet wird (eine Einstellung in den Exportoptionen), werden vollständige Schriftartdateien eingebettet und die Größenzunahme ist dramatischer.
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Bilder werden unterschiedlich gespeichert
Word speichert Bilder in ihrem Originalformat mit der Komprimierung, die das Bild beim Einfügen hatte. Ein in Word eingefügtes JPEG-Bild bleibt JPEG-komprimiert. Der PDF-Exportvorgang kann diese Bilder auf andere Weise neu kodieren – manchmal effizienter, manchmal weniger. Wenn beim Export JPEG-Bilder vor der Neukodierung in ein unkomprimiertes Zwischenformat konvertiert werden, können sich die Bilddaten erheblich vergrößern.
Words Funktion „Bilder komprimieren“ Die Funktion „Bildformat“ → „Bilder komprimieren“ reduziert die Größe der Bilddateien im Dokument vor dem Export. Wenn Bilder nicht komprimiert wurden und die volle Auflösung haben, kann das PDF große Bildgrößen erben, die Word durch die JPEG-Komprimierung effizient hielt, die beim PDF-Export jedoch weniger effizient neu codiert wurden.
Die Exportmethode PDF ist wichtig
Drucken in PDF (mithilfe eines virtuellen Druckers) und direkter Export (Datei → Speichern unter → PDF) können erheblich unterschiedliche Dateigrößen aus demselben Word-Dokument erzeugen. Der Druckpfad rendert das Dokument so, wie es auf einem physischen Drucker erscheinen würde, und erfasst dann die gerenderte Ausgabe. Dadurch können Vektorinhalte gerastert und große Bilddaten erstellt werden, bei denen die Quelle kompakter Vektortext war.
Der direkte Export aus Word (Datei → Speichern unter → PDF oder Datei → Exportieren → PDF/XPS erstellen) erzeugt im Allgemeinen kleinere PDFs mit besserer Qualität als „Drucken in PDF“, da er mit der internen Struktur des Dokuments arbeitet und nicht auf einem Druckerbild gerendert wird. Wenn Sie Print-to-PDF verwendet haben, löst der Wechsel zum Direktexport häufig Probleme mit übergroßen PDF-Dateien.
Versteckte Inhalte und nachverfolgte Änderungen
Word-Dokumente mit nachverfolgten Änderungen, Kommentaren oder ausgeblendeten Inhalten können je nach Exporteinstellungen in größere PDFs exportiert werden. Wenn der Export den Revisionsverlauf enthält oder Markup anzeigt, erhöhen diese Daten die PDF-Größe. Bevor Sie ein endgültiges PDF aus einem Word-Dokument mit Revisionsverlauf exportieren, akzeptieren Sie alle Änderungen oder lehnen Sie sie ab, löschen Sie alle Kommentare und entfernen Sie sämtlichen versteckten Text, der nicht im endgültigen Dokument enthalten sein sollte.
Reparatur eines übergroßen PDF
Wenn das PDF bereits erstellt und zu groß ist, ist die Ausführung mit einem PDF-Komprimierungstool die schnellste Lösung. Durch die Komprimierung werden die Bilder mit effizienter Kodierung erneut verarbeitet, Schriftarten werden in Untergruppen unterteilt, sofern dies noch nicht geschehen ist, und der Overhead wird entfernt. Dadurch wird ein unnötig großes PDF in der Regel um 50–80 % reduziert, ohne dass bei der Bildschirmanzeige sichtbare Qualitätsverluste auftreten.
Bei Dokumenten, die Sie regelmäßig exportieren, können Sie das Problem vorab durch Anpassen der Exporteinstellungen in Word beheben. Aktivieren Sie in den PDF-Exportoptionen von Word die Option „Bitmap-Text, wenn Schriftarten möglicherweise nicht eingebettet werden“. deaktiviert ist, stellen Sie die Bildqualität auf ein angemessenes Niveau (nicht auf das Maximum) ein und stellen Sie sicher, dass die Unterteilung der Schriftarten aktiviert ist. Diese Einstellungen erzeugen normalerweise ein PDF, dessen Größe mit dem Word-Quelldokument vergleichbar oder kleiner ist.
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