Zusätzlicher Leerraum zwischen Absätzen in einem PDF wird fast immer aus dem Quelldokument übernommen. Beim Export nach PDF bleiben die Einstellungen für den Absatzabstand exakt erhalten – es wird kein Leerzeichen von selbst hinzugefügt oder entfernt. Daher liegt die Lösung fast immer in der Quelle und nicht im PDF selbst.
Absatzabstandseinstellungen im Quelldokument
Sowohl Word als auch Google Docs verfügen über Einstellungen für den Absatzabstand – vor und nach jedem Absatz wird ein Abstand hinzugefügt, getrennt vom Zeilenabstand innerhalb des Absatzes. Moderne Word-Vorlagen verwenden häufig standardmäßig 8pt oder 10pt Platz nach jedem Absatz. Wenn sich mehrere Absätze stapeln, wird dies optisch bedeutsam und kann in einem PDF wie große Lücken zwischen den Abschnitten aussehen.
In Word: Wählen Sie den Text oder den gesamten Text aus (Strg+A), gehen Sie zu Start → Absatzeinstellungen (der kleine Pfeil unten rechts in der Absatzgruppe) und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Abstand danach“. Wert. Stellen Sie den Wert auf 0pt ein, wenn Sie keinen Abstand zwischen den Absätzen wünschen, oder reduzieren Sie ihn für eine subtile Trennung auf einen kleineren Wert wie 4pt. In Google Docs: Format → Zeile & Absatzabstand → Leerzeichen nach Absatz hinzufügen/entfernen.
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Doppelte Absatzmarkierungen statt einfacher
Eine häufige Ursache für unerwarteten zusätzlichen Platz: Das Originaldokument verwendet doppelte Absatzmarken (zweimaliges Drücken der Eingabetaste zwischen den Absätzen) anstelle einer einzelnen Absatzmarke mit durch den Absatzstil angewendetem Abstand. Mit jeder Eingabetaste wird ein neuer Absatz erstellt, und wenn nach jedem Absatz Leerzeichen vorhanden sind, wird mit zwei Eingabetasten der doppelte Abstand erzeugt.
Aktivieren Sie Formatierungszeichen in Word (Strg+Umschalt+8), um Absatzmarken als sichtbare ¶-Symbole anzuzeigen. Wenn Sie zwischen den Absätzen ein ¶¶ sehen, liegt ein doppeltes Enter vor. Suchen und ersetzen Sie doppelte Absatzmarken (^p^p in Words Suchen & Ersetzen) durch einzelne (^p) und legen Sie dann über die Stileinstellungen den entsprechenden Absatzabstand statt leerer Zeilen fest.
Auf Überschriften angewendeter Abstand auf Stilebene
Überschriftenstile in Word haben häufig große Leerzeichen davor – Überschrift 1 hat möglicherweise 24 pt davor und 12 pt danach. Wenn ein Dokument viele Überschriften hat, entsteht durch den akkumulierten Abstand ein lockeres, luftiges Dokument, das im Entwurf zwar gut aussieht, als PDF jedoch lückenhaft wirkt.
Passen Sie den Überschriftenabstand über den Stil an: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Überschrift → Stil ändern → Format → Absatz → passen Sie die Werte für den Abstand davor und danach an. Am Stil vorgenommene Änderungen gelten für alle Überschriften dieser Ebene im gesamten Dokument gleichzeitig, sodass keine manuelle Anpassung pro Überschrift erforderlich ist.
Wenn das PDF selbst das Problem hat
Wenn Sie ein PDF von jemand anderem erhalten haben und der Abstand falsch ist, Sie aber nicht über das Quelldokument verfügen, sind die Optionen begrenzt. Ein PDF-Editor kann Text hinzufügen oder entfernen, aber das Ändern des Absatzabstands in einem PDF ohne das Quelldokument ist kein sauberer Vorgang – Sie würden Korrekturen überlagern, anstatt die zugrunde liegenden Abstandswerte zu korrigieren.
Für ein PDF, das Sie besitzen und mit korrigiertem Abstand weiterverbreiten müssen, ist die Konvertierung in Word, das Korrigieren des Abstands dort und das erneute Exportieren nach PDF der zuverlässigste Weg. Die Konvertierung wird nicht perfekt sein, aber die Abstandskorrektur wird in den meisten Dokumenten sauber umgesetzt.
Bündiger Text und optischer Raum
Manchmal sieht der Abstand aufgrund des Blocksatzes in Kombination mit bestimmten Absatzumbruchmustern größer aus, als er ist. Eine kurze letzte Zeile eines Blocksatzes – ein oder zwei Wörter vor dem Absatzumbruch – gefolgt von der ersten Zeile des nächsten Absatzes erzeugt eine visuelle Lücke, die größer erscheint, als sie tatsächlich in Punkten gemessen wird.
Hierbei handelt es sich eher um einen optischen Effekt als um einen Formatierungsfehler. Zu den Lösungen gehören das Anpassen der Zeilenlänge durch Ändern der Ränder, die Verwendung einer weniger aggressiven Ausrichtung (linksbündiger Text vermeidet das Problem der kurzen letzten Zeile vollständig) oder das Bearbeiten von Absatzumbrüchen, um zu vermeiden, dass am Absatzende sehr kurze Zeilen verbleiben.
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