Ein Vertrag erfordert die Unterschrift von vier Personen. Der Vertriebsleiter unterschreibt zuerst. Dann der juristische Gutachter. Dann der Kunde. Dann erteilt der CEO die endgültige Genehmigung. Jede Unterschrift muss in der richtigen Reihenfolge angebracht werden. Jeder Unterzeichner muss das Dokument so sehen, wie es nach den vorherigen Unterschriften existierte. Das endgültige Dokument muss alle vier Unterschriften aufweisen, die jeweils unabhängig voneinander überprüfbar sind und in der für den Arbeitsablauf erforderlichen Reihenfolge auf dem Dokument angebracht sind. Hierbei handelt es sich um eine sequentielle Unterzeichnung, und es handelt sich um den Standard-Workflow für Verträge, Genehmigungen und alle Dokumente, bei denen mehrere Parteien in einer bestimmten Reihenfolge unterzeichnen müssen.
Browserbasierte PDF-Signaturtools unterstützen das sequentielle Signieren, indem sie das Hinzufügen zusätzlicher Signaturen zu einem bereits signierten Dokument ermöglichen. Jede neue Signatur wird auf das zu diesem Zeitpunkt vorhandene Dokument angewendet. Frühere Unterschriften behalten ihre Gültigkeit, solange sich der Inhalt des Dokuments, auf das sie sich beziehen, nicht geändert hat. Die Signaturreihenfolge bleibt im Signaturfeld erhalten. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie einen sequentiellen Signatur-Workflow einrichten und ausführen.
Der sequentielle Sign PDF-Workflow ist das digitale Äquivalent zum Herumreichen eines Papierdokuments an einem Tisch. Jeder unterschreibt der Reihe nach. Jede Signatur trägt zum Dokumentverlauf bei. Der Prozess ist linear. Der Prüfpfad ist vollständig.
So funktioniert sequentielles Signieren in PDF
Ein PDF kann mehrere digitale Signaturfelder enthalten, die jeweils unabhängig voneinander angewendet werden. Wenn der erste Unterzeichner unterschreibt, deckt die Unterschrift den gesamten Inhalt des Dokuments ab. Wenn der zweite Unterzeichner unterschreibt, deckt seine Unterschrift das Dokument ab, wie es nach der ersten Unterschrift vorliegt, einschließlich der ersten Unterschrift selbst. Jede weitere Signatur erstellt einen kryptografischen Schnappschuss des Dokuments in seinem aktuellen Zustand. Die Signaturen bilden eine Kette, jede baut auf der vorherigen auf. Wenn der Dokumentinhalt, den eine Signatur abdeckte, später geändert wird, wird diese spezifische Signatur ungültig, spätere Signaturen, die den geänderten Inhalt abdeckten, können jedoch ebenfalls betroffen sein.
Das Bedienfeld „Digitale Signatur“ in einem PDF-Reader listet alle Signaturen in chronologischer Reihenfolge auf. Jeder Eintrag zeigt den Namen des Unterzeichners, die Signaturzeit und den Gültigkeitsstatus. Eine gültige Signaturkette bestätigt, dass jeder Unterzeichner das Dokument in der richtigen Reihenfolge genehmigt hat.
Versuchen Sie es mit „PDF signieren“.
Keine Installation erforderlich. Funktioniert direkt in Ihrem Browser.
Einrichten der Signatursequenz
Bevor die erste Signatur angewendet wird, legen Sie die Signaturreihenfolge fest. Die Bestellung sollte der Geschäftslogik des Dokuments folgen. Ein Vertrag kann erfordern, dass zuerst der Verkäufer und dann der Käufer unterzeichnet. Eine interne Genehmigung erfordert möglicherweise den Urheber, dann den Manager und dann die Führungskraft. Teilen Sie die Reihenfolge allen Unterzeichnern mit. Jeder Unterzeichner sollte wissen, wer vor ihm und wer nach ihm unterschreibt. Der sequenzielle Ansatz verhindert, dass ein Unterzeichner in der falschen Reihenfolge unterschreibt und den Arbeitsablauf stört.
Die Signatursequenz PDF-Sicherheit sollte zusammen mit dem Dokument dokumentiert werden. Ein einfaches Begleitschreiben, in dem die erforderlichen Unterzeichner der Reihe nach aufgeführt sind, reicht aus. WukongPDF unterstützt den Signierworkflow. Der Dokumenteigentümer verwaltet die Signaturreihenfolge.
Signaturtypen im Vergleich für sequentielle Workflows
| Signaturtyp | Sequentielle Unterstützung | Am besten für |
|---|---|---|
| Elektronisch (gezeichnet oder getippt) | Kann nacheinander angewendet werden. Jede Signatur ist unabhängig. Keine kryptografische Abhängigkeit zwischen Signaturen | Interne Genehmigungen, Routinedokumente, bei denen die Identitätsprüfung nicht entscheidend ist |
| Digital (zertifikatsbasiert) | Entwickelt für sequentielles Signieren. Jede Signatur deckt kryptografisch den Dokumentstatus einschließlich früherer Signaturen ab | Verträge, behördliche Unterlagen und Rechtsdokumente, die eine überprüfbare Unterzeichnungsreihenfolge erfordern |
Umgang mit Signaturauftragsfehlern
Wenn ein Unterzeichner nicht ordnungsgemäß signiert, muss das Dokument möglicherweise ab der Fehlerstelle neu gestartet werden. Eine Unterschrift vor dem Unterzeichner, der zuerst hätte unterzeichnen sollen, erstellt ein Dokument, dessen Unterzeichnungsreihenfolge nicht die beabsichtigte Reihenfolge widerspiegelt. Die rechtlichen oder prozessualen Auswirkungen hängen von der Art des Dokuments und den Erwartungen des Empfängers ab. Bei internen Dokumenten kann die Unterzeichnungsreihenfolge eine Richtlinie sein. Bei externen Verträgen kann die Unterzeichnungsreihenfolge vertraglich festgelegt werden.
Der sequentielle Workflow PDF signieren wird durch den Prozess und nicht durch das PDF-Format erzwungen. Das Format erlaubt jede beliebige Signatur zu jeder Zeit. Der Dokumenteigentümer steuert die Reihenfolge, indem er das Dokument in der richtigen Reihenfolge an die Unterzeichner verteilt.
Verfolgen des Signaturstatus während eines sequentiellen Signaturvorgangs
Während das Dokument die Unterzeichnungssequenz durchläuft, können Sie nachverfolgen, wer unterschrieben hat und wer noch aussteht. Ein einfaches Nachverfolgungsblatt, in dem jeder Unterzeichner, sein erwartetes Unterzeichnungsdatum und das tatsächliche Unterzeichnungsdatum aufgeführt sind, sorgt für Transparenz. Die Nachverfolgung verhindert, dass das Dokument im Posteingang einer anderen Person landet, während der Prozess ins Stocken gerät.
Das Sign PDF Tracking-Blatt ist vom Dokument getrennt. Im PDF-Signaturbereich wird angezeigt, wer unterschrieben hat. Das Tracking-Blatt zeigt, wer noch nicht unterschrieben hat. Zusammen bieten sie einen vollständigen Überblick über den Unterzeichnungsprozess.
Was passiert, wenn ein Unterzeichner die Unterschrift verweigert?
Ein Unterzeichner in der Sequenz kann die Unterschrift verweigern. Das Dokument muss möglicherweise geändert werden, bevor es genehmigt wird. Oder sie lehnen das Dokument vollständig ab. Der Signiervorgang stoppt bei diesem Unterzeichner. Nachfolgende Unterzeichner können nicht unterzeichnen, da das Dokument den Ablehnungspunkt noch nicht überschritten hat.
Senden Sie das Dokument mit den ablehnenden Kommentaren des Unterzeichners an den Urheber zurück. Überarbeiten Sie das Dokument nach Bedarf. Beginnen Sie die Signatursequenz erneut von Anfang an mit der überarbeiteten Version. Der PDF-Sicherheit sequentielle Signaturprozess erlaubt kein Überspringen. Jeder Unterzeichner in der definierten Reihenfolge muss unterschreiben.
Verwalten des Erscheinungsbilds von Signaturen bei mehreren Unterzeichnern
Das Erscheinungsbild der Signatur jedes Unterzeichners, die visuelle Darstellung auf der Seite, kann angepasst werden. Ein Unterzeichner bevorzugt möglicherweise eine maschinengeschriebene Unterschrift. Ein anderer möchte vielleicht eine gezeichnete Unterschrift. Ein Drittel benötigt möglicherweise ein offizielles Stempelauftritt. Das Erscheinungsbild der Signatur wird zum Zeitpunkt des Signierens pro Unterzeichner konfiguriert. Das Dokument kann verschiedene Signaturstile von verschiedenen Unterzeichnern anzeigen.
Eine einheitliche Signaturformatierung für alle Unterzeichner wirkt jedoch professioneller. Vereinbaren Sie nach Möglichkeit vor Beginn des Signiervorgangs ein Standardformat für die Signatur. Die Konsistenz des Erscheinungsbildes ist eine professionelle Entscheidung und keine technische Anforderung.
Archivierung des vollständig signierten Dokuments mit vollständigem Prüfprotokoll
Nachdem alle Signaturen angewendet wurden, archivieren Sie das signierte Dokument mit vollständig intaktem Signaturbereich. Das Signaturfeld ist der Prüfpfad. Es belegt, wer wann und in welcher Reihenfolge unterschrieben hat. Wenn das Dokument später in ein anderes Format konvertiert oder mit einem Tool verarbeitet wird, das die Signaturen entfernt, geht der Prüfpfad verloren.
Speichern Sie das signierte PDF als endgültigen Datensatz. Jegliche Kopien oder Konvertierungen sind Derivate. Die PDF-Sicherheit-Archivierung des signierten Originals bewahrt den Beweis des Signiervorgangs.
Umgang mit der Ablehnung von Unterschriften und der Überarbeitung von Dokumenten in der Mitte der Sequenz
Ein Unterzeichner in der Mitte der Sequenz kann vor dem Unterschreiben Änderungen anfordern. Das Dokument muss überarbeitet werden, allerdings sind die bisherigen Unterschriften mittlerweile auf einer veralteten Version. Beginnen Sie die Unterzeichnungssequenz mit dem überarbeiteten Dokument erneut von vorne. Die bisherigen Signaturen auf der alten Version werden als Teil der Dokumentenhistorie archiviert.
Dokumentieren Sie die Revision und den Grund für den Neustart der Sequenz. Der Prüfpfad PDF signieren sollte den Revisionsverlauf enthalten, aus dem hervorgeht, dass das Dokument auf eine bestimmte Anforderung des Unterzeichners hin überarbeitet und der Signiervorgang neu gestartet wurde.
Verwendung von Signaturfeldern vs. Freiform-Signaturplatzierung
Unterschriftenfelder sind gekennzeichnete Bereiche auf der Seite, in denen Unterschriften erwartet werden. Sie führen Unterzeichner zum richtigen Ort. Durch die Freiformplatzierung können Unterzeichner ihre Unterschrift an einer beliebigen Stelle auf der Seite platzieren. Beim sequentiellen Signieren mit mehreren Unterzeichnern verhindern Signaturfelder überlappende Signaturen und stellen sicher, dass jeder Unterzeichner in seinem vorgesehenen Bereich unterschreibt.
Platzieren Sie Signaturfelder für jeden Unterzeichner, bevor die erste Signatur angewendet wird. Benennen Sie jedes Feld mit dem beabsichtigten Namen oder der Rolle des Unterzeichners. Die Feldstruktur der digitalen Signatur teilt jedem Teilnehmer die Signatursequenz visuell mit.
Versuchen Sie es mit „PDF signieren“.
Keine Installation erforderlich. Funktioniert direkt in Ihrem Browser.