Ein Projektteam speichert Dokumente auf mehreren Cloud-Plattformen. Designdateien live in Dropbox. Verträge leben in Google Drive. Berichte live in OneDrive. Wenn das Projekt abgeschlossen ist, müssen alle diese Dokumente in einer einzigen lieferbaren PDF-Datei zusammengefasst werden. Die Quelldateien befinden sich jedoch nicht auf Ihrem lokalen Gerät. Sie befinden sich in unterschiedlichen Cloud-Konten, die jeweils eine eigene Authentifizierung erfordern. Wenn Sie jede Datei auf Ihr Gerät herunterladen, sie lokal organisieren und dann in ein Zusammenführungstool hochladen, sind unnötige Schritte erforderlich. Ein effizienterer Arbeitsablauf verbindet das Zusammenführungstool direkt mit jedem Cloud-Speicherkonto, ruft die Dateien von ihren jeweiligen Speicherorten ab und führt sie serverseitig zusammen.
Das Zusammenführen von PDFs aus verschiedenen Cloud-Speicherkonten erfordert ein Zusammenführungstool, das mehrere Cloud-Speicherverbindungen gleichzeitig unterstützt. Sie authentifizieren sich einmal bei jedem Cloud-Dienst. Das Tool greift direkt von ihren Speicherorten auf die Dateien zu. Sie wählen die Dateien aus, die kontenübergreifend zusammengeführt werden sollen. Die Zusammenführung erfolgt serverseitig. Die Ausgabe wird an Ihrem gewählten Ziel gespeichert.
Der Merge PDF-Workflow für Multi-Cloud-Dokumente eliminiert den Download- und erneuten Upload-Zyklus. Dateien werden direkt vom Cloud-Speicher zum Merge-Server zum Ausgabeziel verschoben. Ihr Gerät fungiert als Bedienfeld, nicht als Datenautobahn.
Einrichten eines Multi-Cloud-Zugriffs
Öffnen Sie das Zusammenführungstool und suchen Sie nach Verbindungsoptionen für den Cloud-Speicher. Die meisten Tools, die die Cloud-Integration unterstützen, bieten Verbindungen zu Google Drive, Dropbox und OneDrive. Verbinden Sie jedes Konto, auf das Sie zugreifen müssen. Die Verbindungen verwenden die OAuth-Authentifizierung. Sie erteilen dem Zusammenführungstool die Berechtigung, Dateien aus jedem Konto zu lesen. Sie können diese Berechtigungen jederzeit in den Einstellungen Ihres Cloud-Speicherkontos widerrufen. Das Tool kann jetzt Dateien in allen verbundenen Konten durchsuchen und auswählen.
WukongPDF unterstützt die Cloud-Speicherintegration für die Dokumentenverarbeitung. Der PDF Tools Multi-Cloud-Merge-Workflow erfordert, dass jedes Quellkonto verbunden wird, bevor die Merge-Sitzung beginnt.
Versuchen Sie PDF zusammenführen
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Auswählen und Ordnen von Dateien über Konten hinweg
Navigieren Sie nach dem Verbinden der Konten durch die einzelnen Kontodateistrukturen und wählen Sie die Dateien aus, die in die Zusammenführung einbezogen werden sollen. Die Dateien erscheinen in einer zusammengefassten Auswahlliste, unabhängig davon, von welchem Konto sie stammen. Ordnen Sie sie in der gewünschten Zusammenführungsreihenfolge an. Die Cloud-Speicherquelle hat keinen Einfluss auf die Zusammenführungsreihenfolge. Dateien aus Dropbox, Google Drive und OneDrive können in beliebiger Reihenfolge verschachtelt werden.
Bevor Sie mit der Zusammenführung beginnen, überprüfen Sie, ob Sie alle gewünschten Dateien ausgewählt haben und dass sie in der richtigen Reihenfolge sind. Der PDF-Sharing-Workflow hängt von einer genauen Dateiauswahl ab, da die Zusammenführung serverseitig erfolgt und die Ausgabe eine einzelne Datei ist. Wenn nach dem Zusammenführen eine fehlende Datei entdeckt wird, muss der gesamte Vorgang wiederholt werden.
Auswahl des Ausgabeziels
Wählen Sie nach dem Zusammenführen aus, wo die Ausgabe gespeichert werden soll. Zu den Optionen gehören normalerweise das Herunterladen auf Ihr Gerät, das Zurückspeichern in einem der verbundenen Cloud-Konten oder das Generieren eines gemeinsam nutzbaren Links. Wählen Sie das Ziel, das zu Ihrem Workflow passt. Wenn es sich bei dem zusammengeführten Dokument um die Projektleistung handelt, speichern Sie es in dem Cloud-Konto, in dem das Team es erwartet. Wenn eine weitere Bearbeitung erforderlich ist, laden Sie es auf Ihr Gerät herunter. Das Ausgabeziel ist unabhängig von den Quellorten.
Überprüfen Sie nach Abschluss der Zusammenführung die Ausgabe. Stellen Sie sicher, dass alle Dateien enthalten sind und die Seitenreihenfolge korrekt ist. Die Multi-Cloud-Zusammenführung sollte zu einer Ausgabe führen, die mit der identisch ist, die Sie durch die Zusammenführung derselben Dateien aus dem lokalen Speicher erhalten würden. Der Cloud-Ursprung der Quelldateien sollte keinen Einfluss auf die Zusammenführungsqualität haben.
Sicherheitsüberlegungen für die Multi-Cloud-Zusammenführung
Durch die Verbindung eines Zusammenführungstools mit mehreren Cloud-Konten wird eine temporäre Brücke zwischen diesen Konten erstellt. Das Tool kann Dateien von allen verbundenen Konten lesen. Stellen Sie sicher, dass das Zusammenführungstool die Dateien nach der Verarbeitung von seinen Servern löscht. Stellen Sie sicher, dass das Tool den Zugriff auf Ihre Cloud-Konten nicht über die aktuelle Sitzung hinaus behält. Widerrufen Sie den Tool-Zugriff für jedes Cloud-Konto, nachdem die Zusammenführung abgeschlossen ist.
Das PDF-Sharing-Sicherheitsmodell für die Multi-Cloud-Zusammenführung hängt von den Datenverarbeitungspraktiken des Tools ab. Ein Tool, das hochgeladene Dateien behält oder den dauerhaften Cloud-Zugriff aufrechterhält, stellt ein dauerhaftes Risiko dar. Ein Tool, das Dateien im Speicher verarbeitet und nach der Sitzung löscht, minimiert diese.
Organisieren von Multi-Cloud-Dateien mit einheitlicher Benennung vor dem Zusammenführen
Für Dateien, die über verschiedene Cloud-Konten gespeichert sind, gelten häufig inkonsistente Namenskonventionen. Eine Datei mit dem Namen "final-report.pdf" in Dropbox kann es sich um ein anderes Dokument als „final-report.pdf“ handeln. in Google Drive. Überprüfen Sie vor dem Zusammenführen den Inhalt der Datei, nicht nur den Dateinamen. Benennen Sie Dateien mit konsistenten Präfixen um, die ihr Quellkonto und ihren Inhalt identifizieren.
Der Vorbereitungsschritt PDF zusammenführen für Multi-Cloud-Dateien umfasst aus Gründen der Übersichtlichkeit das Umbenennen. Der Zeitaufwand für die Organisation vor dem Zusammenführen verhindert Verwirrung darüber, welche Version einer Datei in der Ausgabe enthalten war.
Umgang mit Dateiberechtigungskonflikten zwischen Cloud-Konten
Dateien aus verschiedenen Cloud-Konten haben möglicherweise unterschiedliche Freigabeberechtigungen. Auf eine Datei aus Ihrer persönlichen Dropbox kann möglicherweise vollständig zugegriffen werden. Eine Datei aus einem freigegebenen Google Drive ist möglicherweise schreibgeschützt. Eine Datei aus einem freigegebenen OneDrive-Ordner erfordert möglicherweise während der Zusammenführungssitzung eine erneute Authentifizierung. Bevor Sie mit der Zusammenführung beginnen, stellen Sie sicher, dass jede Datei, die Sie einbinden möchten, lesbar ist.
Während der Zusammenführung entdeckte Berechtigungsprobleme unterbrechen den Arbeitsablauf. Überprüfen Sie den Zugang, bevor Sie beginnen. Der Multi-Cloud-Workflow PDF zusammenführen sollte den Lesezugriff auf jede Quelldatei während der Auswahlphase und nicht während der Zusammenführungsphase überprüfen.
Erstellen eines Zusammenführungsmanifests für Multi-Cloud-Projekte
Erstellen Sie bei komplexen Projekten mit Dateien aus vielen Cloud-Quellen vor dem Start ein Zusammenführungsmanifest. Das Manifest listet jede zusammenzuführende Datei, ihre Cloud-Quelle, ihre Dateigröße und ihre beabsichtigte Position in der zusammengeführten Ausgabe auf. Überprüfen Sie das Manifest, um sicherzustellen, dass alle Dateien berücksichtigt und richtig sortiert sind. Führen Sie dann die Zusammenführung gemäß dem Manifest durch.
Das PDF-Sharing Merge-Manifest ist ein Planungsdokument, das Fehler bei der Ausführung verhindert. Eine fünfminütige Manifestüberprüfung erkennt fehlende Dateien und Bestellfehler, bevor sie zu Zusammenführungsfehlern werden.
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