Sie senden ein PDF an einen Kunden. Sie öffnen es und das Dokument füllt bei 50 % Zoom eine kleine Ecke ihres Bildschirms mit winzigem, unleserlichem Text. Sie müssen schielen, zum Zoomen kneifen und seitwärts scrollen, um jede Zeile zu lesen. Oder es passiert das Gegenteil: Die PDF-Datei wird mit 300 % Zoom geöffnet, sodass sie nur einen Teil der Seite in Briefmarkengröße ohne Kontext sehen können, wo sie sich befinden. Keine der Erfahrungen ist die Schuld des Kunden. Die Standardansichtseinstellungen der PDF-Datei wurden nie konfiguriert und der Betrachter rätselt.
Jedes PDF kann festlegen, wie es beim ersten Öffnen aussehen soll: welche Zoomstufe verwendet werden soll, ob eine einzelne Seite oder ein kontinuierlicher Bildlauf angezeigt werden soll, welche Seite zuerst angezeigt werden soll und ob die Navigationsbereiche geöffnet oder geschlossen sein sollen. Diese Einstellungen werden in den Metadaten der PDF-Datei gespeichert und von jedem gängigen PDF-Viewer berücksichtigt. Das Einrichten dauert nur wenige Sekunden und verbessert den ersten Eindruck, den Ihr Dokument hinterlässt, erheblich.
Was die Einstellungen der Erstansicht steuern
Die Einstellungen für die anfängliche PDF-Ansicht steuern vier Aspekte der Darstellung des Dokuments beim Öffnen. Die Zoomstufe kann auf einen bestimmten Prozentsatz oder auf einen von mehreren automatischen Modi eingestellt werden: „Seite anpassen“, wodurch die gesamte Seite an die Fensterhöhe angepasst wird; Breite anpassen, die so skaliert wird, dass sie die Fensterbreite ausfüllt; oder Tatsächliche Größe, wodurch die Seite unabhängig von der Bildschirmgröße in ihren physischen Abmessungen angezeigt wird. „Breite anpassen“ ist die benutzerfreundlichste Standardeinstellung für leseorientierte Dokumente, da sie die gesamte Breite des Viewer-Fensters nutzt, ohne dass ein horizontaler Bildlauf erforderlich ist.
Das Seitenlayout bestimmt, wie Seiten im Anzeigefenster angeordnet werden. Im Einzelseitenmodus wird jeweils eine Seite angezeigt, sodass der Benutzer klicken oder scrollen muss, um fortzufahren. „Einzelne Seite fortlaufend“ stapelt Seiten vertikal in einem langen Bildlauf, was das Lesen auf Bildschirmen komfortabler macht. Im Two-Up-Modus werden zwei Seiten nebeneinander angezeigt, wie in einem offenen Buch, was für Dokumente geeignet ist, die mit gegenüberliegenden Seitenlayouts erstellt wurden. Two-Up Continuous kombiniert die zweiseitige Ansicht mit vertikalem Scrollen und zeigt jedes Paar gegenüberliegender Seiten an, während der Benutzer nach unten scrollt.
Mit der Einstellung der Seitenzahl können Sie festlegen, auf welcher Seite das Dokument geöffnet wird. Dies ist nützlich für Dokumente, deren erste Seiten ein Cover, ein Inhaltsverzeichnis oder Haftungsausschlüsse sind und der eigentliche Inhalt auf Seite 3 beginnt. Wenn Sie die offene Seite auf 3 setzen, bedeutet dies, dass der Empfänger sofort den Anfang des Inhalts sieht und nicht ein größtenteils leeres Deckblatt.
Die Einstellung „Bedienfelder und Balken“ steuert, ob das Lesezeichenfeld, das Seitenminiaturansichtenfeld und die Symbolleiste beim Öffnen des Dokuments sichtbar sind. Bei einem PDF-Navigation-Dokument mit einer gut strukturierten Lesezeichenhierarchie bietet die Anzeige des Lesezeichenfelds beim Öffnen dem Empfänger sofort ein Inhaltsverzeichnis, mit dem er zu jedem Abschnitt springen kann. Bei einem kurzen Dokument ohne Lesezeichen bietet das Ausblenden der Bereiche dem Inhalt mehr Platz auf dem Bildschirm.
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So legen Sie die Standardansicht in Adobe Acrobat fest
Öffnen Sie in Adobe Acrobat Pro die PDF-Datei und gehen Sie zu „Datei“ und dann zu „Eigenschaften“ oder drücken Sie Strg+D. Wählen Sie die Registerkarte „Erstansicht“. Diese Registerkarte enthält alle vier oben beschriebenen Einstellungen. Stellen Sie unter „Layout und Vergrößerung“ die Registerkarte „Navigation“ auf die gewünschte Ansicht ein: „Nur Seite“, „Lesezeichenfeld und Seite“ oder „Seitenfeld und Seite“. Stellen Sie das Seitenlayout auf „Einzelne fortlaufende Seite“ zum Lesen von Dokumenten oder „Einzelne Seite“ für Präsentationen ein. Stellen Sie die Vergrößerung auf „An Breite anpassen“ für allgemeines Lesen oder auf einen bestimmten Prozentsatz ein, wenn Ihr Dokument mit einer bestimmten Zoomstufe gestaltet ist. Unter „Fensteroptionen“ können Sie auch steuern, ob das Dokument in einem neuen Fenster geöffnet wird und ob die Größe des Fensters an die Seite angepasst wird. Diese Einstellungen haben jedoch weniger Auswirkungen auf moderne PDF-Viewer mit Registerkarten.
Speichern Sie das Dokument, nachdem Sie die Anfangsansicht festgelegt haben. Die Einstellungen sind in die Datei eingebettet und werden wirksam, wenn jemand sie das nächste Mal in einem kompatiblen PDF-Viewer öffnet. Testen Sie es selbst: Schließen Sie die Datei vollständig, öffnen Sie sie erneut und überprüfen Sie, ob die Ansicht Ihren Erwartungen entspricht. Wenn dies nicht der Fall ist, überprüfen Sie, ob Sie nach dem Ändern der Eigenschaften gespeichert haben. Die anfänglichen Ansichtseinstellungen werden erst angewendet, wenn die Datei gespeichert wird.
So legen Sie die Standardansicht mit browserbasierten oder kostenlosen Tools fest
WukongPDF ermöglicht die anfängliche Konfiguration der Ansicht über den Dokumenteigenschaften-Editor. Öffnen Sie die PDF-Datei, greifen Sie auf das Eigenschaften- oder Einstellungsfenster zu und suchen Sie den Abschnitt „Erstansicht“. Legen Sie Zoom, Layout und Seitenoptionen fest, speichern Sie die Datei und laden Sie sie herunter. Der browserbasierte Workflow macht dies auf jedem Betriebssystem zugänglich, ohne dass Acrobat Pro erforderlich ist.
Für Benutzer, die mit der Befehlszeile vertraut sind, können Ghostscript und andere PDF-Verarbeitungsbibliotheken die anfänglichen Ansichtseigenschaften programmgesteuert festlegen. Dieser Ansatz lässt sich gut skalieren, wenn Sie dieselben Ansichtseinstellungen auf einen Stapel von Dateien anwenden müssen. Ein kurzes Skript kann festlegen, dass jede PDF-Datei in einem Ordner in der Breite angepasst geöffnet wird und das Lesezeichenfenster sichtbar ist, eine gängige Konfiguration für Berichtsbibliotheken und Dokumentationssätze.
Ein wichtiger Hinweis zu Browser-PDF-Viewern: Chrome, Edge und Firefox verfügen jeweils über ein eigenes Standardzoomverhalten, das möglicherweise die anfänglichen Ansichtseinstellungen der PDF-Datei überschreibt. Abhängig von den PDF-Viewer-Einstellungen und der Fenstergröße des Browsers wird eine PDF-Datei, die auf „Breite anpassen“ eingestellt ist, in Chrome möglicherweise in der tatsächlichen Größe geöffnet. Die anfänglichen Ansichtseinstellungen werden von dedizierten PDF-Anwendungen wie Adobe Acrobat Reader, Preview auf dem Mac und mobilen PDF-Apps am zuverlässigsten berücksichtigt. Browser-Viewer bieten ein grundlegendes Erlebnis, garantieren jedoch nicht die Treue zu den eingebetteten Einstellungen des Dokuments.
Auswählen der richtigen Standardansicht für Ihren Dokumenttyp
Die beste Standardansicht hängt davon ab, welche Art von Dokument Sie teilen und wie der Empfänger es lesen soll. Für Berichte, Angebote, Verträge und alle hauptsächlich textbasierten Dokumente, die auf dem Bildschirm gelesen werden sollen, ist „Einzelne Seite fortlaufend mit Breite anpassen“ die empfohlene Konfiguration. Der Empfänger kann ohne Unterbrechung flüssig durch das gesamte Dokument scrollen und der Text nutzt die volle Fensterbreite in angenehmer Lesegröße.
Für Präsentationen, Portfolios und Design-Proofs, bei denen jede Seite eine eigenständige visuelle Komposition darstellt, ist der Einzelseitenmodus mit „Seite anpassen“ die bessere Wahl. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Seite wie beabsichtigt angezeigt wird, ohne von den angrenzenden Seiten abgelenkt zu werden. Der Empfänger geht Seite für Seite durch das Dokument, als würde er durch eine physische Präsentationsmappe blättern. Wenn Ihr Dokument doppelseitige Doppelseiten verwendet, erzeugt der Two-Up-Modus mit einem als erste Seite festgelegten Deckblatt ein buchähnliches Leseerlebnis, bei dem die erste Seite einzeln erscheint und die nachfolgenden Seiten paarweise erscheinen.
Stellen Sie für Formulare den Zoom auf „An Breite anpassen“ oder einen bestimmten Prozentsatz ein, damit die Formularfelder auf einen Blick lesbar sind. Das PDF-Lesen-Erlebnis profitiert von der Anzeige der gesamten Seite ohne Navigationsfelder, die vom Ausfüllen der Felder ablenken. Zeigen Sie den Lesezeichenbereich nur an, wenn das Formular benannte Abschnitte enthält, zwischen denen der Benutzer navigieren muss. Die meisten Formulare profitieren von einer übersichtlichen, bedienfeldfreien PDF-Anzeige Erfahrung, bei der die gesamte Seite sichtbar ist und der Schwerpunkt auf dem Ausfüllen der Felder und nicht auf der Navigation durch eine komplexe Dokumentstruktur liegt.
Eine Standardseite festlegen, die nicht die erste Seite ist
Einige Dokumente profitieren davon, wenn sie auf einer anderen Seite als Seite 1 geöffnet werden. Ein E-Book-PDF beginnt möglicherweise auf der ersten Seite von Kapitel 1 und nicht auf dem Cover. Ein Bericht überspringt möglicherweise die Zusammenfassung und öffnet sich direkt zu den detaillierten Ergebnissen. Ein Portfolio überspringt möglicherweise die Titelseite und öffnet sich zum ersten Projekt. Legen Sie in Acrobat Pro die geöffnete Seite auf der Registerkarte „Erstansicht“ unter der Option „Auf Seite öffnen“ fest. Geben Sie die gewünschte Seitenzahl ein, speichern Sie die Datei und der nächste Empfänger sieht diese Seite zuerst.
Ein subtiles, aber wichtiges Detail: Die von Ihnen eingegebene Seitenzahl bezieht sich auf die physische Seitenzahl der PDF-Datei und nicht auf eine logische Seitenbezeichnung, die das Dokument möglicherweise hat. Wenn Ihr Dokument über ein Deckblatt als physische Seite 1 verfügt, die gedruckte Seitenzahl auf dem Deckblatt jedoch leer ist und Sie die als Seite 1 gedruckte Seite öffnen möchten, müssen Sie wissen, dass es sich um physische Seite 2 handelt. Überprüfen Sie die physischen Seitenzahlen im Seitenzähler des Viewers, nicht anhand der Zahlen auf den Seiten selbst.
WukongPDF unterstützt das Festlegen der Startseite über seine Dokumenteigenschaften. Geben Sie die Seitenzahl an und das Tool passt die PDF-Metadaten entsprechend an. Die Funktion ist einfach, aber wertvoll, denn ein Dokument, das auf der richtigen Seite geöffnet wird, erspart jedem Empfänger einen kleinen Moment der Verwirrung und einen manuellen Navigationsschritt. Dieser Moment, multipliziert mit Dutzenden oder Hunderten von Empfängern, führt zu einem deutlich besseren Erlebnis.
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