Sie öffnen einen 40-seitigen Bericht und es gibt kein Inhaltsverzeichnis. Sie müssen durch jede Seite scrollen, um den Abschnitt zu finden, den Sie benötigen. Das Dokument hat Überschriften, diese sind jedoch nur Text auf der Seite. Sie sind nicht anklickbar, nicht navigierbar und helfen niemandem, schnell etwas zu finden. Stellen Sie sich nun denselben Bericht mit einer Seitenleiste vor, in der jedes Kapitel und jeder Abschnitt als anklickbare Links aufgeführt ist. Mit einem Klick gelangen Sie direkt zur entsprechenden Seite. Das ist es, was PDF-Lesezeichen tun.
Lesezeichen sind das PDF-Äquivalent eines Inhaltsverzeichnisses, das sichtbar bleibt, egal auf welcher Seite Sie sich befinden. Sie werden in einem Bereich neben dem Dokument angezeigt, normalerweise auf der linken Seite des Viewer-Fensters, und bleiben zugänglich, während der Leser einen Bildlauf durchführt. Durch Klicken auf ein Lesezeichen wird sofort zur entsprechenden Seite und zum entsprechenden Abschnitt gesprungen. Für jedes Dokument, das länger als ein paar Seiten ist, verwandeln Lesezeichen das Leseerlebnis vom linearen Umblättern in eine gezielte Navigation.
Der Unterschied zwischen Lesezeichen und einem gedruckten Inhaltsverzeichnis
Ein gedrucktes Inhaltsverzeichnis ist Text auf einer Seite. Es teilt dem Leser mit, was im Dokument enthalten ist und auf welcher Seite jeder Abschnitt beginnt. Der Leser muss jedoch manuell zu dieser Seite navigieren, indem er scrollt oder die Seitenzahl eingibt. Ein PDF-Lesezeichen ist ein interaktives Navigationselement. Es erscheint im Lesezeichenbereich des Betrachters, ist anklickbar und führt den Leser sofort zum Ziel. Lesezeichen können auch hierarchisch verschachtelt sein: Ein Kapitel-Lesezeichen kann erweitert werden, um Unter-Lesezeichen für jeden Abschnitt innerhalb dieses Kapitels anzuzeigen. Diese hierarchische Struktur spiegelt die logische Organisation des Dokuments auf eine Weise wider, wie es ein flach gedrucktes Inhaltsverzeichnis nicht kann.
Lesezeichen bleiben auch sitzungsübergreifend bestehen. Wenn ein Leser die PDF-Datei erneut öffnet, ist das Lesezeichenfenster immer noch vorhanden und der zuvor erweiterte oder reduzierte Lesezeichenstatus bleibt je nach Betrachter erhalten. Ein gedrucktes Inhaltsverzeichnis muss jedes Mal neu gefunden und gelesen werden, wenn das Dokument geöffnet wird. Für Referenzdokumente, die wiederholt konsultiert werden, Richtlinienhandbücher, technische Spezifikationen, Mitarbeiterhandbücher, den Unterschied in der Navigationsgeschwindigkeit zwischen Lesezeichen und Verbindungen zum Umblättern bei jeder Verwendung.
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Lesezeichen automatisch aus Überschriftenstilen in Word erstellen
Der effizienteste Weg, ein mit Lesezeichen versehenes PDF zu erstellen, besteht darin, Überschriftenstile in Ihrem Quelldokument zu verwenden und den PDF-Exportprozess die Lesezeichen automatisch generieren zu lassen. Wenden Sie in Microsoft Word die Stile „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ und „Überschrift 3“ auf Ihre Kapiteltitel und Abschnittsüberschriften an. Wenn Sie als PDF exportieren, aktivieren Sie die Option „Lesezeichen mithilfe von Überschriften erstellen“. im Dialogfeld „Als PDF speichern“ unter „Optionen“. Word konvertiert jede Überschrift in ein entsprechendes Lesezeichen, wobei die Überschriftenhierarchie als Lesezeichenhierarchie beibehalten wird. Eine Überschrift 1 wird zu einem Lesezeichen der obersten Ebene, eine darunter verschachtelte Überschrift 2 wird zu einem untergeordneten Lesezeichen und so weiter.
Das gleiche Prinzip gilt für Google Docs. Wenn Sie ein Google-Dokument als PDF herunterladen, werden mit den integrierten Überschriftenstilen formatierte Überschriften automatisch in Lesezeichen umgewandelt. Es gibt kein Kontrollkästchen zum Aktivieren. Dies geschieht standardmäßig. Adobe InDesign generiert auch Lesezeichen aus seiner Inhaltsverzeichnisfunktion, wenn es mit der Funktion „Lesezeichen erstellen“ in PDF exportiert wird. Option in den Exporteinstellungen aktiviert. Das Muster ist universell: Strukturierte Überschriften in der Quellanwendung erzeugen strukturierte Lesezeichen im PDF.
Lesezeichen manuell zu einem vorhandenen PDF hinzufügen
Wenn das Quelldokument nicht verfügbar ist oder die PDF-Datei ohne Lesezeichen erstellt wurde, können Sie diese manuell mit einem PDF-Editor hinzufügen. Öffnen Sie in Adobe Acrobat Pro das Lesezeichenbedienfeld auf der linken Seite des Fensters. Navigieren Sie zu der Seite und dem Abschnitt, die Sie mit einem Lesezeichen versehen möchten. Klicken Sie in der Symbolleiste des Lesezeichenbedienfelds auf das Symbol „Neues Lesezeichen“. Ein neues Lesezeichen wird angezeigt und Sie geben den Namen ein. Das Lesezeichen zeigt automatisch auf die aktuelle Seite und Zoomstufe. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jeden Abschnitt. Ziehen Sie Lesezeichen, um sie neu anzuordnen oder in Hierarchien zwischen übergeordneten und untergeordneten Elementen zu verschachteln.
Das PDF-Lesezeichen-Tool von WukongPDF optimiert diesen Prozess im Browser. Öffnen Sie die PDF-Datei, navigieren Sie zu der Seite, die Sie mit einem Lesezeichen versehen möchten, und klicken Sie auf Lesezeichen hinzufügen. Geben Sie den Namen des Lesezeichens ein und bestätigen Sie. Das Lesezeichen wird zum Lesezeichenbaum des Dokuments hinzugefügt. Sie können Lesezeichen Seite für Seite hinzufügen, Lesezeichennamen bearbeiten, unerwünschte Lesezeichen löschen und die Hierarchie neu organisieren. Der Vorgang ist manuell, aber für Dokumente mit bis zu 50 oder 60 Seiten unkompliziert. Bei sehr langen Dokumenten ist das Extrahieren des Überschriftentexts und das programmgesteuerte Generieren von Lesezeichen effizienter. Bei typischen Berichten und Vorschlägen dauert das manuelle Setzen von Lesezeichen jedoch 10 bis 15 Minuten und führt zu einem dauerhaft besser verwendbaren Dokument.
Lesezeichen in einer logischen Hierarchie organisieren
Eine flache Liste mit 40 Lesezeichen ist nur unwesentlich besser als gar keine Lesezeichen. Der Leser muss noch eine lange Liste durchblättern, um den richtigen Abschnitt zu finden. Eine hierarchische Struktur mit drei oder vier Lesezeichen der obersten Ebene, die jeweils erweitert werden, um sechs oder acht untergeordnete Lesezeichen anzuzeigen, stellt dieselben Informationen auf durchsuchbare und organisierte Weise dar. Der Leser sieht sofort die Struktur der obersten Ebene, erweitert den benötigten Abschnitt und navigiert zum spezifischen Thema.
Um eine Hierarchie zu erstellen, stellen Sie sich Ihr Dokument in drei Ebenen vor: Teile, Kapitel und Abschnitte. Teile sind die umfassendsten Unterteilungen, wie z. B. „Einführung“, „Einführung“ und „Einführung“. „Finanzdaten“, „Anhänge.“ Kapitel sind die nächste Ebene innerhalb jedes Teils. Abschnitte sind die einzelnen Themen innerhalb jedes Kapitels. Erstellen Sie im Lesezeichenbedienfeld ein Lesezeichen auf Teilebene und ziehen Sie dann Kapitellesezeichen darunter, sodass sie zu untergeordneten Elementen werden. Ziehen Sie Abschnittslesezeichen unter die übergeordneten Kapitel. Die Einrückung im Lesezeichenbereich stellt die Hierarchie visuell dar. Der Leser sieht die Struktur auf einen Blick und kann mit einem Klick zu jeder Ebene navigieren.
Halten Sie die Lesezeichennamen prägnant. Ein Lesezeichen mit der Aufschrift „Kapitel 3: Analyse regionaler Markttrends und Wettbewerbsdynamik im Südosten der USA, 2020–2025“ wird im Lesezeichenbereich auf drei Zeilen umgebrochen und ist schwieriger zu scannen als „Kapitel 3: Regionale Marktanalyse“. Das Lesezeichen ist eine Navigationshilfe und nicht der Ort, an dem der vollständige Abschnittstitel wiederholt werden kann. Die Abschnittsüberschrift auf der Seite selbst kann beliebig lang sein. Das Lesezeichen sollte kurz genug sein, um es auf einen Blick lesen zu können.
Festlegen von Lesezeichenzielen für die beste Benutzererfahrung
Ein Lesezeichen bewirkt mehr, als nur zu einer Seite zu springen. Es kann genau steuern, was der Leser sieht, wenn er ankommt. Das Standardverhalten besteht darin, zur Seite zu springen und sie mit der aktuellen Zoomstufe und Bildlaufposition anzuzeigen. Bei den meisten PDF-Editoren können Sie dies anpassen. Sie können ein Lesezeichen so einrichten, dass es den aktuellen Zoom und die aktuelle Position übernimmt, die Seite in das Fenster einpasst, die Seitenbreite anpasst oder auf eine bestimmte Vergrößerung zoomt. Die beste Wahl hängt vom Dokumentlayout ab.
Für PDF-Navigation in textlastigen Dokumenten setzen Sie die Lesezeichen auf „Breite anpassen“. Der Leser landet auf der richtigen Seite mit dem Text in angenehmer Lesegröße und kann ohne Anpassung des Zooms sofort mit dem Lesen beginnen. Bei bildintensiven Dokumenten oder Design-Portfolios stellt Fit Page sicher, dass der Leser die gesamte Komposition auf einmal sieht. Bei Dokumenten mit kleinen, detaillierten Inhalten wie Konstruktionszeichnungen oder Tabellenseiten bringt ein fester Zoom von 150 % oder 200 % den Leser direkt zur benötigten Detailansicht. Die wenigen Sekunden, die Sie damit verbringen, das Zielverhalten festzulegen, ersparen jedem Leser das Zoomen und Scrollen, nachdem er auf das Lesezeichen geklickt hat.
Nachdem Sie alle Lesezeichen hinzugefügt und organisiert haben, testen Sie die gesamte Struktur. Klicken Sie auf jedes Lesezeichen und vergewissern Sie sich, dass es zur richtigen Seite führt. Erweitern und reduzieren Sie die übergeordneten Lesezeichen, um zu bestätigen, dass die Hierarchie logisch ist. Öffnen Sie die PDF-Datei in einem anderen Viewer, um sicherzustellen, dass die Lesezeichen in allen Anwendungen korrekt angezeigt werden. Bei einem Lesezeichen, das in Acrobat, aber nicht in der Vorschau auf dem Mac oder in einem mobilen PDF-Reader funktioniert, muss das Ziel angepasst werden. Die wenigen Testminuten verhindern, dass ein Leser frustriert wird, wenn er auf ein Lesezeichen mit der Bezeichnung „Finanzübersicht“ klickt. und landet auf der Titelseite.
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