Ein Word-Dokument verwendet einen bestimmten Satz von Schriftarten, um sein Aussehen zu gewährleisten. Wenn dieses Dokument in eine PDF-Datei konvertiert wird, ohne diese Schriftarten einzubetten, ist die PDF-Datei davon abhängig, dass der Empfänger dieselben Schriftarten installiert hat. Ist dies nicht der Fall, ersetzt der PDF-Viewer andere Schriftarten und verändert so das Erscheinungsbild des Textes, die Zeilenumbrüche und möglicherweise auch die Seitenzahl. Durch die Konvertierung von Word in PDF mit allen eingebetteten Schriftarten wird das Dokument in sich geschlossen. Jede Zeichenform, die zur korrekten Anzeige des Dokuments erforderlich ist, wandert innerhalb der PDF-Datei. Der Word-zu-PDF-Export mit vollständiger Schriftarteneinbettung macht den Unterschied zwischen einem PDF, das überall gleich aussieht, und einem PDF, das auf jedem Computer anders aussieht.
So funktioniert das Einbetten von Schriftarten beim PDF-Export
Wenn Word ein Dokument mit aktivierter Schriftarteneinbettung in eine PDF-Datei exportiert, werden die Schriftartenprogrammdateien in die PDF-Datei kopiert. Jede im Dokument verwendete Schriftart ist als eingebetteter Schriftartenstrom in die PDF-Dateistruktur eingebunden. Der PDF-Viewer liest diese eingebetteten Schriftarten, um den Text darzustellen. Der Betrachter muss nicht nach auf dem System installierten Schriftarten suchen, da sich die Schriftarten bereits im Dokument befinden.
Die Schriftarteinbettung kann vollständig oder teilweise erfolgen. Die vollständige Einbettung umfasst die gesamte Schriftart, jedes Zeichen in jedem Stil. Eine vollständig eingebettete Schriftart fügt die vollständige Schriftartdatei zum PDF hinzu. Die Einbettung von Teilmengen umfasst nur die Zeichen, die tatsächlich im Dokument verwendet werden. Wenn das Dokument nur die Buchstaben A bis Z in Arial enthält, enthält die Teilmenge nur diese 26 Zeichen. Das Einbetten von Teilmengen führt zu kleineren PDF-Dateien, kann jedoch Probleme verursachen, wenn die PDF-Datei später bearbeitet wird, um Zeichen hinzuzufügen, die nicht in der ursprünglichen Teilmenge enthalten waren. Die Einbettungsauswahl für PDF-Schriftarten wirkt sich sowohl auf die Dateigröße als auch auf die zukünftige Bearbeitbarkeit aus.
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Konfigurieren von Word für die vollständige Einbettung von Schriftarten
Öffnen Sie das Word-Dokument. Gehen Sie zu Datei und dann zu Optionen. Suchen Sie im Abschnitt „Speichern“ nach den Einstellungen „Wiedergabetreue beim Teilen dieses Dokuments beibehalten“. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Schriftarten in die Datei einbetten“. Es erscheinen zwei Unteroptionen. Deaktivieren Sie „Nur die im Dokument verwendeten Zeichen einbetten“, um die gesamte Schriftart einzubetten, nicht nur die Teilmenge. Aktivieren Sie „Gemeinsame Systemschriftarten einbetten“, auch wenn diese möglicherweise auf dem System verfügbar sind. Dadurch wird sichergestellt, dass auch Schriftarten wie Arial und Times New Roman eingebettet werden, was für die plattformübergreifende Kompatibilität zwischen Windows und Mac wichtig ist.
Nachdem Sie diese Einstellungen konfiguriert haben, speichern Sie zunächst das Word-Dokument. Exportieren Sie dann mit „Datei“, „Exportieren“, „PDF erstellen“ ins PDF-Format. Der PDF-Export verwendet die Schriftarteinbettungseinstellungen aus den Speicheroptionen. Überprüfen Sie die Einbettung, indem Sie das resultierende PDF öffnen und die Schriftartenliste überprüfen. Gehen Sie in Adobe Acrobat zu Datei, Dokumenteigenschaften, Schriftarten. Jede Schriftart sollte als „Eingebettet“ oder „Eingebettete Teilmenge“ angezeigt werden. Eine Schriftart, die als „Nicht eingebettet“ angezeigt wird, wurde nicht in den Export einbezogen. Kehren Sie zu Word zurück und bestätigen Sie die Einbettungseinstellungen. WukongPDF unterstützt die Word-zu-PDF-Konvertierung mit Schriftarteneinbettung bei der Verarbeitung von Dokumenten über die browserbasierte Plattform.
Umgang mit Einschränkungen bei der Schriftartlizenzierung
Nicht alle Schriftarten können legal in ein PDF eingebettet werden. Schriftartenanbieter legen Einbettungsberechtigungen in der Schriftartendatei selbst fest. Eine Schriftart mit installierbarer Einbettungsberechtigung kann vollständig eingebettet werden. Eine Schriftart mit der Berechtigung „Bearbeitbare Einbettung“ kann als Teilmenge eingebettet werden. Eine Schriftart mit der Einbettungsberechtigung „Drucken“ und „Vorschau“ kann überhaupt nicht eingebettet werden. Word respektiert diese Berechtigungen. Wenn für eine Schriftart in Ihrem Dokument eingeschränkte Einbettungsberechtigungen gelten, wird sie von Word unabhängig von Ihren Einstellungen nicht eingebettet.
Um zu überprüfen, ob eine Schriftart eingebettet werden kann, öffnen Sie die Eigenschaften der Schriftartdatei unter Windows. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schriftartdatei, wählen Sie „Eigenschaften“ und sehen Sie sich die Registerkarte „Details“ an. Das Feld „Schrifteinbettbarkeit“ zeigt die Berechtigungsstufe an. Wenn eine kritische Schriftart nicht eingebettet werden kann, haben Sie zwei Möglichkeiten. Erwerben Sie beim Schriftartenanbieter eine Version der Schriftart mit umfassenderen Einbettungsrechten. Oder ersetzen Sie die Schriftart im Dokument durch eine ähnliche Schriftart, die das Einbetten ermöglicht. Das visuelle Ergebnis PDF-Export kann durch eine Ersatzschriftart leicht abweichen, das Dokument bleibt jedoch in sich geschlossen.
Überprüfung der Schriftarteinbettung auf allen Plattformen
Eine unter Windows erstellte PDF-Datei mit eingebetteten Schriftarten sollte auf Mac, Linux, iOS und Android identisch angezeigt werden. Testen Sie dies, indem Sie das PDF auf mindestens einem Gerät von einer anderen Plattform als der Plattform öffnen, auf der es erstellt wurde. Überprüfen Sie, ob der gesamte Text korrekt angezeigt wird und keine Schriftarten ersetzt werden. Überprüfen Sie, ob Sonderzeichen, Symbole und nicht-lateinische Skripte korrekt dargestellt werden.
Achten Sie besonders auf Schriftarten, die plattformübergreifend denselben Namen haben, aber leicht unterschiedliche Designs haben. Arial unter Windows und Arial auf dem Mac sind ähnlich, aber nicht identisch. Wenn das PDF auf dem System-Arial und nicht auf dem eingebetteten Arial basiert, ändert sich die Textdarstellung geringfügig. Durch die vollständige Einbettung von Schriftarten wird diese Mehrdeutigkeit beseitigt. Die eingebettete Schriftart ist die endgültige Version.
Fehlerbehebung bei fehlenden Zeichen nach dem Export
Wenn in der PDF-Datei leere Quadrate oder falsche Zeichen an der Stelle angezeigt werden, an der bestimmte Symbole erscheinen sollten, enthielt die eingebettete Schriftartuntergruppe diese Zeichen nicht. Dies ist der häufigste Fehlermodus beim Einbetten von Teilmengen. Das Originaldokument verwendete ein Symbol, das nicht in der Teilmenge enthalten war, möglicherweise ein Zeichen, das in einer späteren Bearbeitung hinzugefügt wurde, nachdem die anfänglichen PDF-Exporteinstellungen konfiguriert wurden.
Exportieren Sie die PDF-Datei erneut mit der vollständigen Einbettung der Schriftarten statt mit der Einbettung von Teilsätzen. Die größere Dateigröße bei der vollständigen Einbettung ist ein geringer Preis für die garantiert korrekte Wiedergabe. Wenn die Dateigröße ein Problem darstellt, identifizieren Sie die spezifischen fehlenden Zeichen und bestätigen Sie vor der Verteilung, dass sie in der eingebetteten Teilmenge vorhanden sind.
Das Einbetten aller Schriftarten in eine Word-zu-PDF-Konvertierung ist eine einmalige Konfigurationsänderung, die jedes von Ihnen erstellte PDF dauerhaft verbessert. Die Dateien sind etwas größer, werden aber überall, auf jedem Gerät und für jeden Empfänger korrekt angezeigt.
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