Sie erstellen ein Dokument in Microsoft Word mit sorgfältig ausgewählten Schriftarten, präzise ausgerichteten Bildern und einer Paginierung, die jeden Abschnitt auf der richtigen Seite platziert. Sie speichern es als PDF und öffnen das Ergebnis. Die Schriftart der Überschrift ist unterschiedlich. Das Bild, das in Absatz drei verankert war, ist auf Seite vier gewandert. Der Seitenumbruch, den Sie am Ende von Abschnitt zwei eingefügt haben, ist verschwunden. Das Dokument, das in Word perfekt aussah, sieht im PDF-Format wie ein grober Entwurf aus.
Der Word-zu-PDF-Konvertierungsprozess ist keine einfache visuelle Kopie dessen, was auf dem Bildschirm erscheint. Word muss sein internes Dokumentmodell, das für die Bearbeitung und den Umfluss konzipiert ist, in das PDF-Modell mit festem Layout übersetzen, das für die endgültige Präsentation konzipiert ist. Diese Übersetzung erfordert Dutzende von Entscheidungen über Schriftarten, Positionierung und Paginierung, und jede Entscheidung birgt die Möglichkeit, dass die Ausgabe von der Quelle abweicht.
Warum sich Schriftarten bei der Konvertierung von Word in PDF ändern
Word verwendet die auf Ihrem Computer installierten Schriftarten zum Anzeigen und Drucken von Dokumenten. Wenn Sie als PDF speichern, bettet Word diese Schriftarten in die PDF-Datei ein, sodass sie für jeden verfügbar sind, der sie öffnet. Das Einbetten von Schriftarten scheint die Lösung für das Problem der Schriftartänderung zu sein, weist jedoch Einschränkungen auf. Nicht alle Schriftarten erlauben das Einbetten. Einige kommerzielle Schriftarten unterliegen Lizenzbeschränkungen, die das Einbetten verbieten. Word respektiert diese Einschränkungen, indem es eine andere Schriftart ersetzt.
Die Schriftartersetzung ist die Hauptursache für geänderte Schriftarten in der PDF-Ausgabe. Wenn eine Schriftart nicht eingebettet werden kann, wählt Word die nächstgelegene verfügbare Schriftart aus, die eingebettet werden kann. Der Ersatz kann unterschiedliche Zeichenbreiten, unterschiedliche Zeilenabstände und unterschiedliche visuelle Gewichte haben. Ein Dokument mit schmaler, heller Schriftart kann in der PDF-Datei breiter und schwerer werden, wodurch sich die Zeilenumbrüche und die gesamte Seitendichte ändern.
Das Problem PDF-Schriftarten macht sich besonders bei nicht-lateinischen Schriften und speziellen Schriftarten bemerkbar. In einem Dokument, das eine koreanische Schriftart verwendet, kann diese Schriftart durch eine andere koreanische Schriftart mit anderen Zeichenproportionen ersetzt werden. In einem Dokument, das eine Symbolschriftart für die mathematische Notation verwendet, können Symbole durch leere Felder ersetzt werden, wenn die Ersatzschriftart diese Zeichen nicht enthält.
Durch die Überprüfung des Schriftarteinbettungsstatus vor der Konvertierung werden Überraschungen vermieden. Öffnen Sie in Word „Datei“, „Optionen“, „Speichern“ und stellen Sie sicher, dass „Schriftarten in die Datei einbetten“ aktiviert ist. Aktivieren Sie unter dieser Option die Option „Nur die im Dokument verwendeten Zeichen einbetten“, um die Dateigröße zu reduzieren. Wenn eine Schriftart in der Liste mit einem Warnsymbol angezeigt wird, unterliegt sie Einbettungsbeschränkungen und kann ersetzt werden.
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Warum das Seitenlayout während der Konvertierung unterbrochen wird
Word berechnet Seitenumbrüche dynamisch basierend auf dem aktiven Druckertreiber. Wenn Sie als PDF speichern, verwendet Word den PDF-Druckertreiber anstelle Ihres Standarddruckertreibers. Der PDF-Treiber hat andere Seitenränder, andere druckbare Bereiche und andere Schriftartmetriken als Ihr physischer Drucker. Diese Unterschiede führen dazu, dass Word alle Seitenumbrüche neu berechnet, und die Neuberechnung kann zu unterschiedlichen Ergebnissen führen.
An Textabsätzen verankerte Bilder können ihre Position verschieben, da sich der Ankerpunkt verschiebt, wenn der Text aufgrund von Schriftartersetzungen oder Randänderungen umfließt. Ein Bild, das im Word-Dokument perfekt ausgerichtet war, erscheint möglicherweise mehrere Zeilen über oder unter der vorgesehenen Position im PDF. Die Verschiebung ist normalerweise gering und beträgt nur wenige Zeilen. Bei Dokumenten, bei denen die Bildplatzierung wichtig ist, kann sie jedoch erheblich sein.
Textfelder, Formen und andere schwebende Objekte werden relativ zu Seitenrändern oder Absatzankern positioniert. Wenn der PDF-Treiber unterschiedliche Randwerte meldet, verschieben sich diese Objekte. Die Verschiebung macht sich am deutlichsten bei Dokumenten mit dichtem Layout bemerkbar, bei denen Objekte präzise in der Nähe von Text oder Seitenrändern positioniert sind.
So erhalten Sie eine konsistente Word-zu-PDF-Ausgabe
Verwenden Sie die integrierte Funktion „Als PDF speichern“ anstelle eines PDF-Druckers eines Drittanbieters. Die integrierte Funktion nutzt Microsofts eigene PDF-Generierungs-Engine, die darauf ausgelegt ist, Layoutänderungen zu minimieren. PDF-Drucker von Drittanbietern fügen einen zusätzlichen Übersetzungsschritt zwischen Word und der PDF-Ausgabe ein und bieten so eine weitere Möglichkeit für Abweichungen.
WukongPDF kann die resultierende PDF-Exportdatei verarbeiten, um die Formatierung anzupassen und kleinere Layoutprobleme nach der Konvertierung zu beheben. Während die Plattform Word-Dokumente nicht direkt konvertiert, kann sie das konvertierte PDF bearbeiten und verfeinern, um es an das gewünschte Erscheinungsbild anzupassen.
Sehen Sie sich das PDF direkt nach der Konvertierung in der Vorschau an, indem Sie es neben dem Word-Dokument öffnen und jede Seite durchblättern. Vergleichen Sie Schriftarten, Bildplatzierung und Seitenumbrüche zwischen beiden. Wenn Sie Konvertierungsprobleme sofort erkennen, können Sie das Word-Dokument anpassen und erneut konvertieren, bevor die PDF-Datei verteilt wird.
Zukünftige Konvertierungsprobleme verhindern
Entwerfen Sie Word-Dokumente unter Berücksichtigung der PDF-Konvertierung. Verwenden Sie Schriftarten, von denen bekannt ist, dass sie das Einbetten ermöglichen. Die Standardschriftarten von Windows und Microsoft 365, Calibri, Cambria, Arial und Times New Roman, können alle ohne Einschränkungen eingebettet werden. Vermeiden Sie dekorative Schriftarten aus Drittquellen, es sei denn, Sie haben deren Einbettungsberechtigungen überprüft.
Minimieren Sie die Verwendung von schwebenden Objekten und Textfeldern in der Nähe von Seitenrändern. Platzieren Sie Bilder im Text, anstatt sie durch eine präzise Positionierung zu verankern. Je stärker das Dokumentlayout auf der absoluten Positionierung basiert, desto anfälliger ist es für subtile Unterschiede in der Interpretation der PDF-Rendering-Engine.
Für Dokumente, bei denen eine exakte Layouttreue von entscheidender Bedeutung ist, erstellen Sie eine PDF-Voreinstellung, die die richtigen Einstellungen erfasst und diese auf jede Konvertierung anwendet. Die Voreinstellung gewährleistet konsistente Schriftarteinbettungen, Bildauflösung und Seitengrößeneinstellungen für alle PDF-Ausgaben Ihrer Organisation.
Die von Word verwendete PDF-Generierungs-Engine wurde im Laufe der nachfolgenden Versionen deutlich verbessert. Word 2016 und höher verwenden eine genauere PDF-Engine als frühere Versionen. Wenn bei der PDF-Ausgabe aus einer älteren Word-Version Probleme mit der Schriftart und dem Layout auftreten, kann ein Upgrade auf die aktuelle Version viele der Probleme beheben, ohne dass sich der Inhalt des Dokuments ändert.
Abschnittsumbrüche in Word sind eine häufige Ursache für Probleme mit der PDF-Paginierung. Ein Abschnittsumbruch, der einen Seitenumbruch enthält, gefolgt von einem manuellen Seitenumbruch, kann zu einer zusätzlichen leeren Seite im PDF führen, die im Word-Dokument nicht sichtbar war. Die PDF-Generierungs-Engine interpretiert die kombinierten Umbrüche anders als die Word-Anzeige-Engine. Durch das Entfernen überflüssiger Umbrüche vor der Konvertierung werden diese Phantomseiten eliminiert.
Kopf- und Fußzeilen, die für ungerade und gerade Seiten unterschiedliche Inhalte verwenden, können sich während der PDF-Konvertierung verschieben, wenn sich die Seitenzahl aufgrund von Schriftartersetzungen oder Randunterschieden ändert. Eine für eine ungerade Seite konzipierte Kopfzeile kann auf einer geraden Seite erscheinen und das beabsichtigte Wechselmuster unterbrechen. Überprüfen Sie die Platzierung von Kopf- und Fußzeilen auf jeder Seite der PDF-Ausgabe.
Verfolgen Sie Änderungen und Kommentare in einem Word-Dokument, die sich auf die PDF-Ausgabe auswirken können, wenn sie vor der Konvertierung nicht ordnungsgemäß behandelt werden. Akzeptieren oder lehnen Sie alle Änderungen ab und löschen Sie alle Kommentare vor der Konvertierung in PDF, es sei denn, der Empfänger muss das Markup sehen. Die PDF-Konvertierung nachverfolgter Änderungen kann zu unerwarteten visuellen Ergebnissen führen.
Wenn Word-Dokumente konsistent Stile verwenden (Überschrift 1, Überschrift 2, Textkörper) und nicht manuell formatiert werden, führt die PDF-Konvertierung zu saubereren Ergebnissen. Die PDF-Generierungs-Engine ordnet Word-Stile PDF-Strukturelementen zu. Die einheitliche Verwendung von Stilen führt zu einer konsistenten PDF-Ausgabe. Manuelle Formatierungsüberschreibungen können die Stilzuordnung verwirren.
Das Testen der PDF-Ausgabe auf verschiedenen PDF-Readern ist ein wichtiger Überprüfungsschritt. Eine PDF-Datei, die in Adobe Acrobat korrekt aussieht, kann in einem browserbasierten Viewer oder auf einem mobilen Gerät Formatierungsprobleme aufweisen. Testen Sie die PDF-Reader, die Ihre Empfänger tatsächlich verwenden, und nicht nur den, den Sie verwenden.
Wenn Word-Dokumente auf einem Mac erstellt und unter Windows in PDF konvertiert werden oder umgekehrt, sind Schriftartunterschiede wahrscheinlicher, da die beiden Plattformen unterschiedliche Standardschriftarten und unterschiedliche Schriftarten-Rendering-Engines haben. Dokumente, die auf einer anderen Plattform konvertiert werden als der Plattform, auf der sie erstellt wurden, sollten Schriftarten verwenden, die auf beiden Plattformen verfügbar sind.
Die PDF-Konvertierungseinstellungen in Word umfassen eine Option für die ISO 19005-1-konforme PDF/A-Ausgabe. Diese Einstellung bettet alle Schriftarten ein und erstellt ein standardkonformes PDF, das zur Archivierung geeignet ist. Die PDF/A-Ausgabe ist plattformübergreifend konsistenter, da der Standard eine vollständige Schriftarteinbettung erfordert.
Für Dokumente mit präzisen Layoutanforderungen, wie Formulare oder Zertifikate, sollten Sie die Verwendung eines speziellen PDF-Erstellungstools anstelle des in Word integrierten PDF-Exports in Betracht ziehen. Adobe Acrobat und InDesign bieten eine genauere Kontrolle über die PDF-Ausgabe für formatkritische Dokumente.
Die PDF-Ausgabe aus Word kann durch ein PDF-Optimierungstool weiterverarbeitet werden, das die Dateistruktur normalisiert. Diese Nachbearbeitung kann kleinere Layout-Inkonsistenzen beheben, die während der Konvertierung entstanden sind, ohne zum Word-Quelldokument zurückzukehren.
Für Unternehmen, die große Mengen an PDFs aus Word-Dokumenten erstellen, verbessert die Standardisierung auf eine einzige PDF-Erstellungsmethode die Konsistenz. Wählen Sie die integrierte Option „Als PDF speichern“, einen bestimmten PDF-Druckertreiber oder ein Stapelkonvertierungstool und verwenden Sie es für alle PDF-Ausgaben. Konsistenz in der Erstellungsmethode führt zu Konsistenz in der Ausgabe.
Wenn während der PDF-Erstellung Schriftarten ersetzt werden, erfassen die PDF-Metadaten die verwendeten Schriftarten und ob sie eingebettet wurden. Eine Überprüfung der Schriftartenliste in den PDF-Eigenschaften zeigt, welche Schriftarten ersetzt wurden. Diese Informationen leiten Entscheidungen darüber, ob die Schriftarten des Quelldokuments geändert oder die PDF-Erstellungseinstellungen angepasst werden sollen.
Wenn Benutzer verstehen, warum die Konvertierung von Word in PDF manchmal zu unerwarteten Ergebnissen führt, können sie Probleme diagnostizieren, die richtigen Korrekturen anwenden und realistische Erwartungen an die Konvertierungsausgabe festlegen.
| Konvertierungsmethode | Schriftartverwaltung | Layouttreue | Empfehlung |
|---|---|---|---|
| Als PDF speichern (integriert) | Integriert erlaubte Schriftarten; ersetzt eingeschränkte Schriftarten | Am besten erhältlich bei Word | Für die meisten Dokumente verwenden |
| Als PDF drucken (Treiber) | Rastert den gesamten Text als Grafik | Exakte visuelle Übereinstimmung; Text nicht durchsuchbar | Verwenden Sie es, wenn die visuelle Wiedergabetreue entscheidend ist |
| Adobe Acrobat PDFMaker | Vollständige Schriftarteinbettung; erweiterte Optionen | Höchste Treue | Am besten für professionelle/veröffentlichte Dokumente geeignet |
| Konverter eines Drittanbieters | Variiert je nach Werkzeug | Variiert je nach Werkzeug | Testen Sie vor der Übernahme |
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