Ein Ordner mit 200 Word-Dokumenten, Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen, die alle in PDFs umgewandelt werden müssen, ist in jedem Büro ein vertrauter Anblick. Sie einzeln über die Funktion „Als PDF speichern“ jeder Anwendung zu konvertieren, erfordert stundenlanges wiederholtes Klicken. Eine PDF-Tool-Suite mit Stapelkonvertierungsfunktion wandelt diese Stunden in Minuten um, indem der gesamte Ordner in einem Vorgang verarbeitet wird, wobei auf jede Datei einheitliche Einstellungen angewendet werden.
Bei der Stapelkonvertierung geht es nicht darum, eine Sache schneller zu erledigen. Es geht darum, eine Sache einmal statt 200 Mal zu tun.
Für die Stapelkonvertierung von Word in PDF und andere Office-Formate über ein PDF Batch-Tool müssen die Quelldateien vorbereitet, die richtigen Konvertierungseinstellungen für jeden Dateityp ausgewählt und der Stapel mit Verifizierungsprüfungen für die Ausgabe ausgeführt werden. Die PDF-Tools-Suite von WukongPDF übernimmt die Multiformat-Stapelkonvertierung. Der folgende Arbeitsablauf gilt unabhängig davon, ob Sie eine Desktop-Suite, ein browserbasiertes Tool oder einen Befehlszeilenkonverter verwenden.
Quelldateien für die Stapelkonvertierung vorbereiten
Jede Datei im Stapel sollte sich vor dem Start des Stapels in einem konsistenten, konvertierungsbereiten Zustand befinden. Öffnen Sie ein Beispiel und prüfen Sie, ob nachverfolgte Änderungen akzeptiert oder abgelehnt werden und nicht ungenutzt bleiben. Kommentare sollten geklärt werden. Eingebettete Objekte wie Diagramme und verknüpfte Bilder sollten aktualisiert werden und dürfen keine Fehler bei defekten Links anzeigen. Diese Probleme führen zu Konvertierungsfehlern oder seltsamen Ausgaben, die schwer zu diagnostizieren sind, da der Stapel unbeaufsichtigt ausgeführt wird.
Standardisieren Sie Dateinamen vor der Konvertierung. Ausgabe-PDFs erben Quelldateinamen mit der Erweiterung .pdf. Eine inkonsistente Quellenbenennung führt zu einer inkonsistenten PDF-Benennung. Vorher in eine einheitliche Konvention umbenennen. Fügen Sie Datumsangaben, Projektcodes oder Versionsnummern in Dateinamen ein, wenn diese für die PDF-Ausgabe von Bedeutung sind. Der Dateiname ist das einzige Metadatum, das die Stapelkonvertierung ohne zusätzliche Schritte zuverlässig übersteht. Investieren Sie also Zeit, um es im Vorfeld richtig zu machen.
Gruppieren Sie Dateien nach Typ, wenn die Konvertierungseinstellungen je nach Format unterschiedlich sind. Word, Excel und PowerPoint benötigen jeweils unterschiedliche PDF-Ausgabeeinstellungen. Separate Eingabeordner pro Dateityp sorgen für eine organisierte Einstellung der Einstellungen und verhindern die Anwendung von Word-Einstellungen auf eine Excel-Datei. Einige Tools ermöglichen Einstellungen pro Format innerhalb eines einzelnen Batch-Jobs, aber der Ansatz pro Ordner pro Typ ist einfacher und weniger anfällig für Konfigurationsfehler.
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Konvertierungseinstellungen für jedes Office-Format auswählen
In PDF konvertierte Word-Dokumente sollten die Dokumentstruktur beibehalten: Überschriften werden zu Lesezeichen, Fußnoten werden zu Seitenanmerkungen, Links zum Inhaltsverzeichnis bleiben funktionsfähig. Aktivieren Sie diese Optionen. Deaktivieren Sie alles, was die Struktur in einfachen Text reduziert, es sei denn, eine flache PDF-Datei ist ausdrücklich erforderlich. Strukturierte PDFs erfüllen die meisten Zwecke und können später jederzeit reduziert werden. Reduzierte PDFs können nicht neu strukturiert werden.
Bei Excel-Tabellen muss auf den Druckbereich und die Skalierung geachtet werden. Zwanzig Spalten in den Standardeinstellungen erzeugen mikroskopisch kleinen Text über mehrere Seiten hinweg. Stellen Sie den Druckbereich auf den tatsächlichen Datenbereich ein. Auf Seitenbreite skalieren. Wählen Sie Querformat für breite Laken. Diese Einstellungen sind vor der Konvertierung in der Tabelle gespeichert, nicht im PDF-Tool. Öffnen Sie eine repräsentative Tabellenkalkulation, konfigurieren Sie deren Seiteneinrichtung korrekt, speichern Sie sie und verwenden Sie sie als Vorlage für die Konfiguration aller Tabellenkalkulationen im Stapel.
PowerPoint-Dateien werden sauber konvertiert, da Folien direkt auf PDF-Seiten abgebildet werden. Der Hauptschalter sind Sprechernotizen und ausgeblendete Folien. Fügen Sie Notizen hinzu, wenn das PDF als Handzettel oder vollständige Aufzeichnung dient. Schließen Sie sie aus, wenn das PDF als Foliensatz für die Präsentation dient. Versteckte Folien sollten generell ausgeschlossen werden, es sei denn, sie werden aus logistischen Gründen ausgeblendet, die eine Aufbewahrung im Dokumentendatensatz erfordern.
| Quellformat | Tasteneinstellung | Häufiges Problem |
|---|---|---|
| Word (.docx) | Dokumentstruktur, Überschriften und Lesezeichen beibehalten | Nachverfolgte Änderungen wurden vor der Konvertierung nicht akzeptiert |
| Excel (.xlsx) | Druckbereich einstellen, an Seitenbreite anpassen, Querformat für breite Blätter | Spalten abgeschnitten oder Text zu klein zum Lesen |
| PowerPoint (.pptx) | Sprechernotizen und ausgeblendete Folien ein-/ausschließen | Animationen gingen verloren, komplexe Übergänge wurden abgeflacht |
| Google Docs/Tabellen/Folien | Zuerst als Office-Format exportieren und dann konvertieren | Google-Formate können in den meisten Tools nicht direkt konvertiert werden |
Den Stapel ausführen und den Fortschritt überwachen
Beginnen Sie mit einem Testlauf von fünf Dateien, jeweils einer von jedem Haupttyp. Überprüfen Sie die Ausgabe jeder Testdatei, bevor Sie den gesamten Stapel ausführen. Eine Einstellung, die eine perfekte Word-Ausgabe erzeugt, kann zu einer verstümmelten Excel-Ausgabe führen. Wenn Sie dies bei fünf Dateien erkennen, die Excel-Einstellungen anpassen und den Test erneut ausführen, wird verhindert, dass es bei 200 Dateien entdeckt wird, nachdem der gesamte Batch abgeschlossen ist und die Quelldateien verschoben oder geändert wurden.
Überwachen Sie den Stapelfortschritt. Konvertierungen können für eine bestimmte Datei aufgrund von Beschädigung, nicht unterstützten Funktionen oder Ressourcenerschöpfung ins Stocken geraten. Eine blockierte Datei blockiert alles dahinter. Einige Tools überspringen Problemdateien und fahren fort. Andere bleiben stehen und warten. Informieren Sie sich über das Verhalten Ihres Tools und überprüfen Sie es regelmäßig. Stoppendes Verhalten bedeutet, dass Sie anwesend sein müssen, um die Problemdatei zu überspringen. Das Überspringen von Verhalten bedeutet, dass Sie am Ende weggehen und Fehler überprüfen können.
Überprüfung und Bereinigung nach der Konvertierung
Überprüfen Sie nach Abschluss der Charge eine Zufallsstichprobe. Öffnen Sie ein paar PDFs aus jedem Quellformat. Überprüfen Sie die Seitenanzahl, die Vollständigkeit des Inhalts und die Formatierungstreue. Eine 10-Prozent-Stichprobe erfasst systematische Probleme ohne vollständige manuelle Überprüfung. Saubere Probe bedeutet saubere Charge. Bei Problemen in der Stichprobe ist eine Erhöhung der Prüfquote und eine Untersuchung der Grundursache erforderlich.
Archivieren Sie Quelldateien getrennt von Ausgabe-PDFs. Lieferbar sind PDFs. Quelldateien sind Arbeitsdokumente, die später aktualisiert werden können. Getrennte Verzeichnisse mit eindeutiger Benennung verhindern die Verwechslung gemischter .docx- und .pdf-Versionen. Ein Quellverzeichnis und ein PDF-Ausgabeverzeichnis bieten die gesamte Struktur, die für die meisten Stapel benötigt wird. Einfach, klar und effektiv.
Automatisieren wiederkehrender Stapelkonvertierungen
Wöchentliche oder monatliche Stapelkonvertierungen verdienen eine Automatisierung. Ein vom PDF-Tool überwachter Überwachungsordner konvertiert automatisch alle darin abgelegten Dateien. Teammitglieder speichern im Überwachungsordner statt auf ihrem Desktop. PDFs erscheinen wenige Minuten später im Ausgabeordner, ohne dass jemand eine manuelle Konvertierung durchführt. Der Überwachungsordner wird zur unsichtbaren Infrastruktur.
Die Skripterstellung übernimmt die Vorbereitung vor der Konvertierung, die Überwachungsordner nicht übernehmen können. Auf nachverfolgte Änderungen prüfen, Druckbereiche festlegen, Dateinamen standardisieren, alle skriptfähigen Schritte, die ausgeführt werden, bevor Dateien in den Überwachungsordner gelangen. Das Drehbuch bereitet vor. Der Überwachungsordner wird konvertiert. Zusammen eliminieren sie die manuelle Arbeit durch wiederkehrende Stapelkonvertierungen vollständig. Ein paar Stunden Skripterstellung machen stundenlange manuelle Arbeit pro Monat für immer überflüssig.
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