Jedes PDF trägt PDF-Tools versteckte Zeitstempel, die aufzeichnen, wann es erstellt und zuletzt geändert wurde. Diese Daten werden in den PDF-Metadaten gespeichert und können Ihnen sagen, wann ein Dokument ursprünglich erstellt wurde. Dies ist nützlich, um Dokumentversionen zu überprüfen, Zeitpläne festzulegen und zu bestätigen, ob Sie die neueste Version betrachten. Das Ermitteln des Erstellungsdatums über das Dokumenteigenschaftenfenster eines PDF-Readers dauert einige Sekunden. Das Verständnis der Dokumentchronologie ist für die Versionskontrolle, Prüfprotokolle und die Bestätigung, dass Sie mit der aktuellsten Datei arbeiten, von entscheidender Bedeutung. Das Erstellungsdatum ist auch bei der Behebung von Dokumentenproblemen hilfreich. Wenn ein PDF, das letzte Woche korrekt funktionierte, jetzt Fehler anzeigt, können Sie anhand des Änderungsdatums erkennen, ob die Datei zwischen damals und heute geändert wurde. Ein unerwartetes Änderungsdatum an einem Dokument, das Sie seit Monaten nicht geöffnet haben, weist darauf hin, dass jemand anderes oder ein automatisierter Prozess die Datei geändert hat. Diese diagnostische Verwendung von Dokumentdaten ist eine der praktischsten Anwendungen der in diesem Artikel beschriebenen Metadatenfähigkeiten. Das Verständnis, wann ein Dokument erstellt wurde, hilft auch bei Richtlinien zur Dokumentenaufbewahrung. Viele Organisationen verlangen, dass Dokumente ab ihrem Erstellungsdatum für eine bestimmte Anzahl von Jahren aufbewahrt werden. Das PDF-Erstellungsdatum bietet einen objektiven Anhaltspunkt für die Berechnung von Aufbewahrungsfristen und die Festlegung, wann Dokumente archiviert oder gelöscht werden können.
Wichtige Erkenntnisse
PDF-Erstellungs- und Änderungsdaten werden im Dokumentinformationswörterbuch und in XMP-Metadaten gespeichert. Das Erstellungsdatum gibt an, wann das PDF zum ersten Mal generiert wurde. Das Änderungsdatum gibt an, wann die Datei das letzte Mal gespeichert wurde. Beide Daten können über die Dateieigenschaften in jedem PDF-Reader angezeigt werden. Die Daten können bearbeitet werden und sollten daher nicht als fälschungssicherer Beweis betrachtet werden. Für normale Geschäftsdokumente sind sie jedoch zuverlässige Aufzeichnungen der Dokumentenchronologie.
PDF-Erstellungs- und Änderungsdaten anzeigen
Wenn das Erstellungsdatum leer ist oder einen offensichtlich falschen Wert anzeigt, z. B. ein Datum im Jahr 1970, wenden Sie sich an den Ersteller des Dokuments und fordern Sie eine korrigierte Version an. Leere Datumsangaben weisen in der Regel darauf hin, dass die Erstellungssoftware die Felder nicht ausgefüllt hat und nicht darauf, dass das Dokument verdächtig ist. Aus rechtlichen oder Compliance-Gründen wird ein Dokument mit fehlenden Erstellungsmetadaten jedoch möglicherweise nicht akzeptiert. Die einfachste Lösung besteht darin, eine korrigierte Version von der Quelle anzufordern.
Öffnen Sie die PDF-Datei und drücken Sie Strg+D oder wählen Sie Datei, Eigenschaften. Auf der Registerkarte „Beschreibung“ werden das Erstellungsdatum und das Änderungsdatum am unteren Rand des Bedienfelds angezeigt. Die Daten werden in einem Standardformat angezeigt. Wenn Ihnen die Daten unbekannt erscheinen, zeigt der PDF-Reader sie möglicherweise in UTC und nicht in Ihrer lokalen Zeitzone an. Einige PDF-Tools zeigen Datumsangaben in der Zeitzone an, in der das Dokument erstellt wurde, und der Unterschied zwischen UTC und Ihrer Ortszeit kann dazu führen, dass ein Dokument so aussieht, als wäre es einen Tag früher oder später als erwartet erstellt worden.
Der Abschnitt „Erweiterte Metadaten“, auf den Sie über die Schaltfläche „Zusätzliche Metadaten“ auf der Registerkarte „Beschreibung“ zugreifen können, zeigt detailliertere Datumsinformationen. Die XMP-Metadaten können ein Dokumenterstellungsdatum enthalten, das vom Basiserstellungsdatum abweicht, wenn das Dokument aus einem anderen Format konvertiert wurde. Eine aus einem Word-Dokument erstellte PDF-Datei kann das ursprüngliche Erstellungsdatum des Word-Dokuments in den XMP-Metadaten und das PDF-Konvertierungsdatum in den grundlegenden Dokumentinformationen enthalten. Das XMP-Erstellungsdatum ist normalerweise das aussagekräftigere Datum, um zu verstehen, wann der Inhalt ursprünglich verfasst wurde.
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Den Unterschied zwischen den beiden Datumsfeldern verstehen
Das Erstellungsdatum wird bei der ersten PDF-Generierung festgelegt. Ein Dokument, das am 1. März in Word erstellt und als PDF gespeichert wurde, hat als PDF-Erstellungsdatum den 1. März. Das Änderungsdatum wird jedes Mal aktualisiert, wenn das Dokument gespeichert wird. Wenn Sie das PDF am 15. März öffnen, einen Kommentar hinzufügen und speichern, ändert sich das Änderungsdatum auf den 15. März. Das Erstellungsdatum bleibt der 1. März. Wenn das Dokument digital signiert ist, liefert der Signaturzeitstempel ein drittes Datum, das kryptografisch verifiziert und vertrauenswürdiger ist als die bearbeitbaren Erstellungs- und Änderungsdaten.
Wenn Sie zwei Versionen desselben Dokuments vergleichen, können Sie anhand des Änderungsdatums erkennen, welche Version neuer ist. Das Erstellungsdatum gibt Aufschluss darüber, wann das Original erstellt wurde. Wenn sowohl das Erstellungs- als auch das Änderungsdatum identisch sind, wurde das Dokument nach seiner ersten Erstellung nie geändert. Wenn sie unterschiedlich sind, wurde das Dokument mindestens einmal bearbeitet. Die Größe der Lücke zwischen Erstellungs- und Änderungsdatum zeigt an, wie lange das Dokument bereits aktiv verwendet wird.
Überprüfen Sie, ob die Daten geändert wurden
Digitale Signaturen fügen eine weitere Ebene der Datumsüberprüfung hinzu. Eine digital signierte PDF-Datei enthält einen Zeitstempel der signierenden Zertifizierungsstelle, der kryptografisch überprüft wird. Der Zeitstempel der Signatur ist vertrauenswürdiger als das Erstellungsdatum des Dokuments, da er nicht bearbeitet werden kann, ohne die Signatur ungültig zu machen. Wenn sowohl ein Erstellungsdatum als auch ein Signaturzeitstempel vorhanden sind, ist der Signaturzeitstempel der zuverlässigere Indikator dafür, wann das Dokument fertiggestellt wurde.
PDF-Metadaten Daten können bearbeitet werden. Jeder, der über einen PDF-Metadaten-Editor verfügt, kann das Erstellungs- und Änderungsdatum auf einen beliebigen Wert ändern. Bei routinemäßigen Geschäftsdokumenten gibt es selten einen Grund, Daten zu fälschen, und den Daten kann man vertrauen. Suchen Sie in rechtlichen, behördlichen oder ermittlungstechnischen Kontexten, in denen die Authentizität von Daten von Bedeutung ist, nach bestätigenden Beweisen. Ein digital signiertes PDF verfügt über einen Zeitstempel, der nicht geändert werden kann, ohne die Signatur ungültig zu machen. Das im Datei-Explorer sichtbare Dateisystem-Erstellungsdatum der PDF-Datei wird vom Betriebssystem festgelegt und ist schwerer zu fälschen als die internen PDF-Daten.
E-Mail-Anhänge enthalten zusätzliche Datumsnachweise. Das Sendedatum der E-Mail, die Dateisystemdaten des Anhangs und die internen Daten der PDF-Datei sollten alle konsistent sein. Wenn das PDF angeblich im Juni erstellt wurde, die E-Mail-Weiterleitung jedoch im Mai gesendet wurde, ist eines der Daten falsch. Durch Querverweise auf mehrere Datumsquellen wird eine zuverlässige Zeitleiste erstellt, selbst wenn einzelne Daten hätten bearbeitet werden können.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich herausfinden, wann jede einzelne Seite eines PDFs erstellt wurde? Bei PDFs werden die Erstellungsdaten pro Seite nicht nativ in den Standardmetadaten erfasst. Einige PDF-Assembler-Tools betten benutzerdefinierte Metadaten auf Seitenebene ein. Dies ist jedoch kein Standard und erfordert für den Zugriff einen speziellen Metadaten-Viewer. Aus praktischen Gründen ist das Erstellungsdatum auf Dokumentebene das einzige Datumsfeld, das in allen PDF-Readern zuverlässig verfügbar ist.
Hat die Reihenfolge, in der PDF-Seiten erstellt wurden, Einfluss auf das Erstellungsdatum auf Dokumentebene? Nein. Das Erstellungsdatum auf Dokumentebene gibt an, wann die PDF-Datei zum ersten Mal generiert wurde, nicht, wann einzelne Seiten erstellt wurden. Bei einer PDF-Datei, die aus zu unterschiedlichen Zeitpunkten erstellten Seiten zusammengestellt wurde, wird in den Dokumenteigenschaften das Zusammenstellungsdatum als Erstellungsdatum angezeigt. Die einzelnen Erstellungsdaten der Seite werden, sofern überhaupt vorhanden, in Metadaten auf Seitenebene gespeichert, die nicht im Standardeigenschaftenfenster angezeigt werden.
Kann ich feststellen, ob ein PDF aus einem gescannten Papierdokument erstellt oder digital generiert wurde? Ein digital generiertes PDF verfügt normalerweise über auswählbaren Text, eingebettete Schriftarten und Vektorgrafiken. Ein gescanntes PDF enthält Seitenbilder mit einer optionalen OCR-Textebene. Das Feld „Produzent“ der Dokumenteigenschaften kann angeben, ob die PDF-Datei mit einer Scanneranwendung wie „Canon Scanner“ oder „HP Scan“ oder mit einem digitalen Erstellungstool wie „Microsoft Word“ erstellt wurde. Das Vorhandensein einer Scannersoftware im Feld „Produzent“ bestätigt einen gescannten Ursprung.
Kann ich herausfinden, welche spezielle Software ein PDF erstellt hat?
Ja. Das Bedienfeld „Dokumenteigenschaften“ enthält eine „Ersteller“-Funktion. Feld, das die Anwendung identifiziert, die das PDF ursprünglich erstellt hat, z. B. Microsoft Word oder Adobe InDesign. Der „Produzent“ Das Feld identifiziert die Anwendung, die es zuletzt geändert hat. Diese Felder werden automatisch festgelegt und können nicht über Standard-Metadatenfenster bearbeitet werden. Sie sind zuverlässige Indikatoren für die Herkunft der PDF-Datei und können bei der Behebung von Kompatibilitätsproblemen hilfreich sein. Das Dokumenteigenschaftenfenster von WukongPDF zeigt Erstellungs-, Änderungs- und XMP-Metadatendaten in einer einzigen Ansicht an, sodass Sie die Chronologie eines Dokuments auf einen Blick überprüfen können.
Der XMP-Metadatenabschnitt kann auch eine Dokument-ID enthalten, bei der es sich um eine eindeutige Kennung handelt, die beim Erstellen der PDF-Datei zugewiesen wurde. Die Dokument-ID kodiert das Erstellungsdatum nicht direkt, kann aber mit einem Dokumentenverwaltungssystem abgeglichen werden, das aufzeichnet, wann jede ID ausgestellt wurde. Für Dokumente, die in einem verwalteten System gespeichert sind, stellt die Dokument-ID einen überprüfbaren Erstellungszeitstempel dar, der nicht bearbeitet werden kann, ohne auch die ID zu ändern, wodurch die Verbindung zum Verwaltungssystem unterbrochen würde.
Warum zeigen einige PDFs das Erstellungsdatum 1. Januar 1970?
Dies ist ein Standarddatum, das verwendet wird, wenn die erstellende Anwendung das Feld „Erstellungsdatum“ nicht festgelegt hat. Es entspricht der Unix-Epoche und zeigt an, dass das Datumsfeld leer ist oder nie ausgefüllt wurde. Der PDF-Inhalt stammt nicht aus dem Jahr 1970. Das Datumsfeld wurde von der Software, die das PDF erstellt hat, einfach nie ausgefüllt.
Kann ich das Erstellungsdatum entfernen oder ausblenden, bevor ich ein PDF teile?
Ja. Ein Tool zum Entfernen von Metadaten kann die Erstellungs- und Änderungsdaten aus dem PDF löschen. Die Daten werden leer angezeigt, wenn der Empfänger die Dokumenteigenschaften anzeigt. Einige PDF-Tools bieten auch eine „Bereinigung“-Funktion an. Funktion, die alle Metadaten entfernt. Beachten Sie, dass das Entfernen von Datumsangaben dazu führen kann, dass das Dokument verdächtig erscheint, wenn der Empfänger Standardmetadaten erwartet.
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