Sie erhalten ein PDF und versuchen, es zu drucken, aber die Druckoption ist ausgegraut. Sie versuchen, einen Textabschnitt zu kopieren, um ihn in einer E-Mail zu zitieren, aber der Kopierbefehl führt nichts aus. Sie versuchen, einen Kommentar hinzuzufügen, aber die Kommentartools sind deaktiviert. Die Datei wird geöffnet und Sie können sie lesen, der Herausgeber hat jedoch alle anderen Funktionen gesperrt. Welche Einschränkungen gibt es tatsächlich und schützen sie das Dokument wirklich oder erzeugen sie nur Reibung?
PDFs können eine Reihe von Berechtigungsflags enthalten, die steuern, was Empfänger mit der Datei tun können. Diese Berechtigungen werden vom PDF-Viewer erzwungen, nicht durch Verschlüsselung, was bedeutet, dass sie eine Geschwindigkeitsbegrenzung und keine Barriere darstellen. Die Überprüfung, welche Berechtigungen für ein PDF festgelegt sind, dauert nur wenige Sekunden und zeigt Ihnen genau, was der Herausgeber einschränken wollte und was Sie tatsächlich tun dürfen.
Die beiden Arten des PDF-Schutzes und ihre Unterschiede
Ein offenes Passwort, auch Benutzerpasswort genannt, verschlüsselt den PDF-Inhalt. Ohne das Passwort kann die Datei überhaupt nicht geöffnet werden. Das ist echte Verschlüsselung. Ein Berechtigungskennwort, auch Besitzerkennwort genannt, verschlüsselt den Inhalt nicht. Es setzt Flags, die den PDF-Viewer anweisen, bestimmte Funktionen zu deaktivieren: Drucken, Bearbeiten, Kopieren von Text, Extrahieren von Seiten, Hinzufügen von Kommentaren, Ausfüllen von Formularfeldern. Die Datei wird zur Ansicht geöffnet. Der Inhalt ist zugänglich. Dem Zuschauer wird gesagt, er solle bestimmte Dinge nicht zulassen.
Die Unterscheidung ist wichtig, da Berechtigungskennwörter durch Software und nicht durch Kryptografie erzwungen werden. Ein PDF-Viewer, der die Berechtigungsflags berücksichtigt, verhindert das Drucken. Mit einem PDF-Viewer, der diese Flags ignoriert, oder einem Tool, das die Berechtigungen vollständig entzieht, können Sie ohne Einschränkungen drucken. Aus diesem Grund sollte PDF-Sicherheit allein auf der Grundlage von Berechtigungskennwörtern als Komfortbarriere und nicht als Sicherheitsmaßnahme verstanden werden. Es verhindert versehentliche Handlungen ehrlicher Benutzer. Eine gezielte Umgehung wird dadurch nicht verhindert.
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So überprüfen Sie, welche Berechtigungen für ein PDF festgelegt sind
Öffnen Sie in Adobe Acrobat die PDF-Datei und sehen Sie sich die Titelleiste des Dokuments an. Wenn auf den Dateinamen „(SECURED)“ folgt, In Klammern steht, dass für die Datei Einschränkungen gelten. Gehen Sie zu Datei, Eigenschaften und wählen Sie die Registerkarte Sicherheit. Das Feld „Sicherheitsmethode“ zeigt die Art des Schutzes an. Die Zusammenfassung der Dokumenteinschränkungen listet jede Berechtigung und ihren Status auf: Drucken erlaubt oder nicht erlaubt, Ändern des Dokuments erlaubt oder nicht erlaubt, Kopieren von Inhalten erlaubt oder nicht erlaubt und so weiter. Jede Berechtigung hat einen eindeutigen Status „Zugelassen“ oder „Nicht erlaubt“.
In der Vorschau auf dem Mac sind die Sicherheitsinformationen weniger detailliert. Öffnen Sie die PDF-Datei, gehen Sie zu „Extras“, „Inspektor anzeigen“ und klicken Sie auf das Schlosssymbol. In der Vorschau wird angezeigt, ob die Datei kennwortgeschützt ist und ob das Drucken oder Kopieren eingeschränkt ist. Sie listet jedoch nicht alle Berechtigungsmarkierungen auf, wie dies bei Acrobat der Fall ist.
WukongPDF bietet eine Berechtigungsprüfung in seinem Dokumenteigenschaften-Viewer. Laden Sie die PDF-Datei hoch und das Tool zeigt eine Berechtigungsübersicht mit jeder Einschränkung und ihrem aktuellen Status an. Der browserbasierte Checker funktioniert auf jedem Betriebssystem ohne Installation von Software und stellt die Informationen in einer übersichtlichen Tabelle dar, die leichter zu lesen ist als der dichte Dialog von Acrobat.
Die einzelnen Berechtigungsflags verstehen
Das Drucken kann auf „Zulässig“, „Nicht zulässig“ oder „Nur bei niedriger Auflösung zulässig“ eingestellt werden. Beim Drucken mit niedriger Auflösung ist die Ausgabe normalerweise auf 150 DPI begrenzt, was zum Lesen ausreicht, im Vergleich zum Drucken mit voller Auflösung jedoch sichtbar weichere Texte und Bilder erzeugt. Durch das Kopieren von Inhalten wird gesteuert, ob Sie Text auswählen und in die Zwischenablage kopieren können. Das Kopieren von Inhalten zur Barrierefreiheit, ein separates Flag, steuert, ob Screenreader Text für unterstützende Technologien extrahieren können. Dieses Flag sollte immer erlaubt sein. Durch die Einschränkung des barrierefreien Kopierens wird das Dokument für Benutzer von Bildschirmleseprogrammen unzugänglich und verstößt möglicherweise gegen die Gesetze zur Barrierefreiheit.
Die Dokumentzusammenstellung steuert, ob Seiten eingefügt, gelöscht oder gedreht werden können. Durch Kommentieren wird gesteuert, ob Anmerkungen hinzugefügt werden können. „Formularfelder ausfüllen“ steuert, ob ausfüllbare Formularfelder aktiv sind. Die Signatur steuert, ob digitale Signaturen angewendet werden können. Die Seitenextraktion steuert, ob einzelne Seiten als separate PDFs extrahiert werden können. Jede Flagge ist unabhängig. Ein Dokument kann das Drucken zulassen, die Bearbeitung jedoch einschränken. Oder erlauben Sie das Kopieren, beschränken Sie jedoch das Drucken. Die Kombination der Flags sagt Ihnen genau, was der Herausgeber beabsichtigt hat.
Was tun, wenn Berechtigungen die legitime Nutzung blockieren
Wenn Sie ein legitimes Bedürfnis haben, eine PDF-Datei zu drucken, zu kopieren oder zu bearbeiten, für die restriktive Berechtigungen gelten, und Sie das Recht haben, das Dokument zu verwenden, ist das Entfernen des Berechtigungskennworts eine technische Lösung. Tools zum Entfernen von Berechtigungen entfernen das Besitzerkennwort und setzen alle Berechtigungsflags auf „Zulässig“ zurück. Der Inhalt wird nicht entschlüsselt, da er nie verschlüsselt wurde. Nur die Einschränkungsflags werden gelöscht.
WukongPDFs PDF-Verschlüsselung-Entfernungstool übernimmt die Entfernung von Berechtigungen, wenn Sie das Recht haben, auf die volle Funktionalität des Dokuments zuzugreifen. Laden Sie das PDF hoch. Das Tool erkennt das Berechtigungskennwort und entfernt es. Das resultierende PDF ist uneingeschränkt. Dies ist sinnvoll, wenn Sie der beabsichtigte Empfänger des Dokuments sind und es auf eine Weise verwenden müssen, die das Berechtigungskennwort verhindert, z. B. zum Drucken eines Vertrags zur Unterschrift oder zum Kopieren von Text für ein Angebot. Dies ist nicht für Dokumente geeignet, für deren Änderung Sie keine Berechtigung haben.
Wenn Sie als Herausgeber Berechtigungen für Ihre eigenen PDFs festlegen, wählen Sie Berechtigungen aus, die einem Zweck dienen. Es ist sinnvoll, das Drucken eines Dokuments einzuschränken, das zum Lesen auf dem Bildschirm bestimmt ist. Die Einschränkung des Ausdrucks auf einem Steuerformular, das der Empfänger ausdrucken, unterschreiben und verschicken muss, ist kontraproduktiv. Die Berechtigungen sollten mit der beabsichtigten Verwendung des Dokuments übereinstimmen. Eine pauschale Festlegung: „Alles verbieten“ Richtlinien für jedes PDF ohne zu berücksichtigen, was der Empfänger tatsächlich mit der Datei tun muss, führt zu unnötigen Reibungen und Supportanfragen. Ein durchdachter Berechtigungssatz schützt Ihre Inhalte, ohne die Personen zu frustrieren, mit denen Sie sie teilen.
Ein häufiger Punkt für Verwirrung bei PDF-Benutzern: der Unterschied zwischen Berechtigungen, die in den Dokumenteigenschaften als eingeschränkt angezeigt werden, und Berechtigungen, die aktiv durchgesetzt werden. Wenn die Sicherheitsmethode einer PDF-Datei „Keine Sicherheit“ lautet, in den Dokumenteigenschaften, aber die Druck- oder Kopierfunktionen sind in Ihrem Viewer immer noch ausgegraut, die Einschränkung kommt von Ihrer spezifischen PDF-Viewer-Anwendung und nicht von der Datei selbst. Einige Unternehmens-PDF-Viewer erzwingen Organisationsrichtlinien, die die eigenen Berechtigungen der Datei außer Kraft setzen. Beispielsweise kann eine vom Unternehmen konfigurierte Version von Adobe Acrobat das Drucken für alle aus externen Quellen geöffneten PDFs deaktivieren, unabhängig von den tatsächlichen Berechtigungsflags der Datei. Dieselbe Datei, die in einem anderen Viewer oder auf einem persönlichen Gerät geöffnet wurde, kann ohne Einschränkung gedruckt werden. Überprüfen Sie vor der Fehlerbehebung für die Datei, ob die Einschränkung auf Dateiebene vorliegt, indem Sie die Registerkarte „Sicherheit“ in den Dokumenteigenschaften überprüfen, oder auf Anwendungsebene, indem Sie die Datei in einem anderen Viewer testen. Einschränkungen auf Dateiebene werden auf der Registerkarte „Sicherheit“ angezeigt. Einschränkungen auf Anwendungsebene werden in den Dateieigenschaften nicht angezeigt.
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