Eine Excel-Tabelle, die zwanzig Spalten und fünfhundert Zeilen umfasst, wird mit den Standardeinstellungen nicht sauber im Excel-zu-PDF-Format gedruckt. Die Ausgabe erstreckt sich über mehrere Seiten, Spalten werden an willkürlichen Seitengrenzen abgeschnitten und das gedruckte Layout hat wenig Ähnlichkeit mit den sorgfältig organisierten Daten, die auf dem Bildschirm sichtbar sind. Der Export bestimmter Zeilen- und Spaltenbereiche in PDF erfordert die Konfiguration des Druckbereichs, der Skalierungsoptionen und der Seitenlayouteinstellungen, bevor der Exportvorgang ausgeführt wird.
Bei der Steuerung, welche Zeilen und Spalten in der PDF-Ausgabe angezeigt werden, geht es darum, jedem Publikum die richtige Datenteilmenge zu präsentieren. Ein Finanzanalyst, der jede Transaktion verfolgen muss, benötigt alle fünfhundert Zeilen in einem durchsuchbaren PDF. Ein Vorstandsmitglied, das die vierteljährliche Leistung überprüft, benötigt nur die Zusammenfassungszeilen und Gesamtsummen auf einer einzigen sauberen Seite. Die gleiche Tabelle bedient beide Zielgruppen effektiv, wenn der Ausgabebereich für jede Verteilung entsprechend konfiguriert ist.
WukongPDFs PDF-Export-Tools akzeptieren Excel-Dateien und erzeugen Ausgaben mit konfigurierbaren Druckbereichen und Layouteinstellungen, die eine genaue Kontrolle darüber ermöglichen, welche Daten im endgültigen Dokument erscheinen.
Einstellen des Druckbereichs zur Definition des Ausgabebereichs
Die Einstellung „Druckbereich“ in Excel definiert genau, welche Zellen einbezogen werden, wenn das Blatt gedruckt oder als PDF exportiert wird. Wählen Sie den einzuschließenden Zellbereich aus, z. B. A1 bis G45, indem Sie auf den gewünschten Bereich klicken und ihn ziehen. Gehen Sie im Menüband zur Registerkarte „Seitenlayout“, klicken Sie auf „Druckbereich“ und wählen Sie „Druckbereich festlegen“. Excel zeichnet einen gestrichelten Rahmen um die ausgewählten Zellen. Wenn das Blatt als PDF exportiert wird, werden in der Ausgabe nur die Zellen innerhalb dieses Rahmens angezeigt, unabhängig davon, wie viele andere Daten auf demselben Arbeitsblatt vorhanden sind.
In der Praxis bleibt der Druckbereich bei der Arbeitsmappe bestehen. Nach dem Speichern und erneuten Öffnen der Datei bleibt der Druckbereich definiert und aktiv. Diese Beständigkeit bedeutet, dass Sie Druckbereiche für mehrere Blätter festlegen, die Arbeitsmappe speichern und Wochen oder Monate später dieselben Bereiche exportieren können, ohne sie neu zu definieren. Für wiederkehrende Berichte, bei denen in jedem Zeitraum derselbe Datenbereich exportiert wird, ist der Druckbereich eine einmalige Konfiguration, die auf unbestimmte Zeit gültig ist.
Verwenden Sie für Tabellenkalkulationen, bei denen sich der Datenbereich mit jedem neuen Zeitraum vorhersehbar ändert, z. B. ein Transaktionsprotokoll, das täglich neue Zeilen hinzufügt, einen dynamischen Druckbereich. Excel kann einen Druckbereich basierend auf einem benannten Bereich definieren, der automatisch erweitert wird, wenn Daten hinzugefügt werden. Definieren Sie den benannten Bereich mit der OFFSET-Funktion in Kombination mit COUNTA, um nicht leere Zeilen zu zählen, und legen Sie dann den Druckbereich so fest, dass er auf diesen benannten Bereich und nicht auf eine feste Zellenadresse verweist.
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Skalieren der Ausgabe auf eine Zielseitenanzahl
Die Skalierungsoptionen von Excel unter „Seitenlayout“ steuern, wie der Inhalt an die PDF-Ausgabeseite angepasst wird. Die Gruppe „Anpassen skalieren“ enthält Einstellungen für Breite und Höhe, die bestimmen, wie viele Seiten die Ausgabe umfasst. Legen Sie die Breite auf 1 Seite fest, um alle Spalten auf eine einzelne Seitenbreite zu zwingen, unabhängig davon, wie viele Spalten im Druckbereich vorhanden sind. Stellen Sie die Höhe auf 1 Seite ein, um alle Zeilen auf eine einzelne Seitenlänge zu zwingen. Die Kombination aus „Breite bei 1 Seite“ und „Höhe“ auf „Automatisch“ erzeugt eine Ausgabe, die genau eine Seite breit und so viele Seiten hoch ist, wie die Daten erfordern.
Die Anpassung an die Größe ist praktisch für Übersichtsberichte, kann jedoch dazu führen, dass der Text unleserlich klein wird, wenn der Druckbereich viele Spalten enthält. Ein Bereich mit fünfzehn Spalten, der auf eine einzelne Seitenbreite skaliert ist, zeigt möglicherweise Text an sechs oder sieben Punkten an, der beim Vergrößern auf dem Bildschirm lesbar, beim Drucken auf Papier jedoch kaum lesbar ist. Beschränken Sie bei datenintensiven Blättern den Druckbereich auf die wichtigsten Spalten, anstatt einen übermäßig großen Bereich zu skalieren. Eine achtspaltige Teilmenge der wichtigsten Felder, gedruckt in lesbarer Größe, kommuniziert effektiver als alle fünfzehn Spalten, gedruckt im mikroskopischen Maßstab.
In der Praxis wird der im Feld „Skalierung“ angezeigte Skalierungsprozentsatz automatisch aktualisiert, wenn die Einstellungen für Breite und Höhe angepasst werden. Eine manuelle Skalierung ist ebenfalls verfügbar und liefert häufig bessere Ergebnisse als die automatischen Optionen. Eine manuelle Einstellung von 70 Prozent reduziert den gesamten Inhalt auf siebzig Prozent seiner ursprünglichen Größe, was möglicherweise gerade ausreicht, um eine zusätzliche Spalte auf jeder Seite unterzubringen, ohne dass der Text schwer lesbar wird.
Seitenumbrüche innerhalb der Ausgabe steuern
Excel fügt Seitenumbrüche automatisch basierend auf der Papiergröße, den Randeinstellungen und dem Skalierungsprozentsatz ein. Diese automatischen Umbrüche können eine Datenzeile auf zwei Seiten aufteilen oder eine Spaltenkopfzeile am Ende einer Seite platzieren, wobei die entsprechenden Daten auf der nächsten Seite beginnen. Verwenden Sie die Seitenumbruchvorschau auf der Registerkarte „Ansicht“, um genau zu sehen, wo automatische Umbrüche auftreten, und ziehen Sie sie an logischere Positionen, um zusammengehörige Daten zusammenzuhalten.
Fügen Sie manuelle Seitenumbrüche dort ein, wo Abschnittsgrenzen auftreten sollen. Wählen Sie die Zeile aus, in der eine neue Seite beginnen soll, gehen Sie zu Seitenlayout, Umbrüche und wählen Sie Seitenumbruch einfügen. Platzieren Sie bei Berichten mit mehreren Abschnitten Seitenumbrüche an jeder Abschnittsgrenze, sodass jeder Abschnitt oben auf einer neuen Seite beginnt. Manuelle Seitenumbrüche setzen die automatischen Umbrüche an diesen Positionen außer Kraft und ermöglichen so eine präzise Kontrolle über die Paginierung.
Aus praktischer Sicht verwenden Sie in Dokument-Workflows für Tabellenkalkulationen mit Kopfzeilen, die sich oben auf jeder gedruckten Seite wiederholen sollten, die Einstellung „Titel drucken“ unter „Seitenlayout“. Legen Sie die Option „Zeilen oben wiederholen“ auf die Zeile oder Zeilen fest, die Spaltenüberschriften enthalten. Die festgelegten Kopfzeilen werden oben auf jeder Seite der PDF-Ausgabe gedruckt und stellen so sicher, dass die Daten auf Seite sieben genauso klar gekennzeichnet bleiben wie die Daten auf Seite eins.
Exportieren als PDF mit den konfigurierten Einstellungen
Nachdem Sie den Druckbereich, die Skalierung, die Seitenumbrüche und die sich wiederholenden Kopfzeilen konfiguriert haben, exportieren Sie es als PDF. Gehen Sie zu Datei, Exportieren, PDF/XPS-Dokument erstellen. Klicken Sie im Exportdialog auf die Schaltfläche „Optionen“, um alle Einstellungen zu überprüfen, bevor Sie die Ausgabe generieren. Bestätigen Sie, dass das aktive Blatt für den Export ausgewählt ist, dass der Druckbereich berücksichtigt wird und dass Dokumenteigenschaften und PDF/A-Konformitätsoptionen nach Bedarf konfiguriert sind.
Klicken Sie auf „Veröffentlichen“ und wählen Sie einen Dateinamen und einen Speicherort für die PDF-Datei. Excel generiert die Ausgabe unter Verwendung aller konfigurierten Druckeinstellungen. Öffnen Sie die PDF-Datei unmittelbar nach der Erstellung und überprüfen Sie drei Dinge: dass in der Ausgabe die richtigen Zeilen und Spalten erscheinen, dass Seitenumbrüche an logischen Positionen erfolgen, die zusammengehörige Daten zusammenhalten, und dass durch die Skalierung Text erzeugt wurde, der bei normaler Anzeigegröße lesbar bleibt. Wenn eine dieser Prüfungen fehlschlägt, passen Sie die entsprechenden Einstellungen in Excel an und exportieren Sie erneut.
Durch den Export bestimmter Zeilen- und Spaltenbereiche von Excel nach PDF wird eine umfangreiche Mehrzweck-Tabelle in ein fokussiertes, publikumsgerechtes Dokument umgewandelt. Der Druckbereich definiert den Umfang der enthaltenen Inhalte. Die Skalierungseinstellungen steuern die visuelle Darstellung. Das Ergebnis ist ein PDF, das für jeden Empfänger genau die richtigen Daten im richtigen Detaillierungsgrad kommuniziert.
Hinzufügen von Kopfzeilen, Fußzeilen und Zeitstempeln zur PDF-Ausgabe
Das exportierte PDF profitiert von Informationen auf Seitenebene, die den Kontext für die darin enthaltenen Daten bereitstellen. Konfigurieren Sie Kopf- und Fußzeilen in Excel über die Registerkarte „Seitenlayout“ und das Dialogfeld „Kopf- und Fußzeile“. Fügen Sie den Berichtstitel zur Kopfzeile hinzu, sodass jede Seite der PDF-Datei das Dokument identifiziert, zu dem sie gehört. Fügen Sie der Fußzeile Seitenzahlen im Format Seite 1 von N hinzu, damit Empfänger bestätigen können, dass sie das vollständige Dokument erhalten haben. Fügen Sie einen Zeitstempel mit Datum und Uhrzeit des Exports hinzu, damit die Empfänger genau wissen, wann der Daten-Snapshot erstellt wurde.
Allgemein betrachtet ist der Zeitstempel in Dokumenten-Workflows für Berichte, die nach einem wiederkehrenden Zeitplan verteilt werden, besonders wichtig. Ein am Montagmorgen exportiertes PDF enthält die Schlussdaten vom Freitag. Der Zeitstempel teilt dem Empfänger diese Datenaktualität mit, ohne dass eine separate E-Mail oder ein Begleitschreiben erforderlich ist, in dem erläutert wird, wann die Daten extrahiert wurden. Standardisieren Sie das Kopf- und Fußzeilenformat für alle wiederkehrenden Berichte, damit die Empfänger in jeder empfangenen PDF-Datei erfahren, wo sie den Dokumenttitel, die Seitenzahl und den Zeitstempel finden.
In Excel konfigurierte Kopf- und Fußzeilen werden in den PDF-Export einbezogen und erscheinen auf jeder Seite der Ausgabe. Sie verleihen dem, was ansonsten ein Rohdaten-Dump wäre, einen professionellen Schliff und stellen die Metadaten bereit, die Empfänger benötigen, um das Dokument sicher verwenden zu können.
Umgang mit großen Datensätzen, die die praktische PDF-Seitenanzahl überschreiten
Eine Kalkulationstabelle mit fünfzigtausend Zeilen kann selbst bei effizienter Formatierung Hunderte von PDF-Seiten erzeugen. Bei diesem Maßstab ist eine PDF-Datei für die Überprüfung unpraktisch. Überlegen Sie, ob der Empfänger tatsächlich ein PDF und nicht die ursprüngliche Excel-Datei benötigt. Ein PDF ist geeignet, wenn die Daten aus Compliance-, Rechts- oder Präsentationsgründen in einem festen, nicht bearbeitbaren Format dargestellt werden müssen. Wenn der Empfänger die Daten filtern, sortieren oder analysieren muss, ist die Excel-Datei das bessere Format.
Bei sehr großen Datensätzen, die als PDF geliefert werden müssen, teilen Sie den Export in logische Abschnitte auf. Exportieren Sie die Zusammenfassung und die Gesamtsummen als ein PDF. Exportieren Sie jede Abteilung oder Kategorie als separate PDF-Dateien mit einem Namen, um ihren Inhalt zu identifizieren. Ein Satz von fünf fokussierten zwanzigseitigen PDFs ist benutzerfreundlicher als ein einzelnes hundertseitiges PDF, das den Empfänger überfordert. Fügen Sie jedem PDF ein Deckblatt bei, auf dem erläutert wird, welche Teilmenge der Daten darin enthalten ist und wie Sie bei Bedarf den vollständigen Datensatz im Excel-Format erhalten.
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