Die Übersetzung eines PDF-Dokuments in eine andere Sprache sollte zu einer Ausgabe führen, die sich in der Zielsprache natürlich liest und gleichzeitig das visuelle Design des ursprünglichen Dokuments originalgetreu beibehält. In der Praxis führt die Übersetzung häufig zu Formatierungsproblemen. Zeichen verschwinden, wenn die Zielsprache Glyphen verwendet, die in den Originalschriftarten nicht vorhanden sind. Der Text läuft über seine Container hinaus, da Übersetzungen häufig länger sind als der Quelltext. Layouts verschieben sich, wenn der Textumfluss die Elementpositionen ändert. Diese Probleme entstehen, weil der Übersetzungsprozess den Textinhalt ändert, ohne die Dokumentstruktur anzupassen, die auf der Grundlage der Textlänge und des Zeichensatzes der Originalsprache entworfen wurde.
Beim Übersetzen einer PDF-Datei unter Beibehaltung eingebetteter Schriftarten und Formatierungen müssen vor Beginn der Übersetzung drei Faktoren beachtet werden. Durch die Schriftarteinbettung wird sichergestellt, dass alle von der Zielsprache benötigten Zeichen physisch in der PDF-Datei vorhanden sind. Die Größe des Textcontainers berücksichtigt die Ausdehnung oder Verkleinerung, die auftritt, wenn Text zwischen Sprachen übersetzt wird. Ein Übersetzungsworkflow, der die PDF-Struktur berücksichtigt, behält das Dokumentlayout bei und ersetzt nur den Textinhalt.
Die Übersetzungstools von WukongPDF bewahren die Dokumentstruktur und die Schriftarttreue von PDF-Schriftarten und PDF-Format während der Sprachkonvertierung und bewältigen die Formatierungsherausforderungen, die generische Übersetzungsansätze mit sich bringen.
Warum die Übersetzung die PDF-Formatierung unterbricht
Ein PDF-Seitenlayout basiert auf dem spezifischen Text, der bei der ursprünglichen Erstellung des Dokuments vorhanden war. Jeder Textblock hat eine feste Position auf der Seite und feste Pixelabmessungen. Wenn der ursprüngliche englische Text, der ein Textfeld einnimmt, durch eine deutsche Übersetzung ersetzt wird, die normalerweise zwanzig bis dreißig Prozent länger ist, passt der übersetzte Text möglicherweise nicht physisch in die Grenzen des ursprünglichen Textcontainers. Zeichen am Ende des Textes können abgeschnitten und unsichtbar sein, oder der Text kann in benachbarte Seitenelemente überlaufen, was zu visuellem Chaos führt.
Die Schriftartkompatibilität stellt eine separate und ebenso wichtige Klasse von Formatierungsfehlern dar. Das Originaldokument wurde unter Verwendung von Schriftarten erstellt, die die für die Quellsprache erforderlichen Zeichensätze enthalten. Wenn die Übersetzung in die Zielsprache Zeichen enthält, die in diesen Schriftarten nicht vorhanden sind, wie z. B. Buchstaben mit Akzent in Französisch oder Spanisch, kyrillische Zeichen in Russisch oder CJK-Glyphen in Chinesisch, Japanisch oder Koreanisch, muss der PDF-Reader eine andere Schriftart verwenden, um diese Zeichen anzuzeigen. Die Ersatzschriftart hat höchstwahrscheinlich andere Zeichenbreiten, Buchstabenabstände und Zeilenhöhen als die Originalschriftart, was dazu führt, dass der Text innerhalb seines Containers umfließt und die Ausrichtung auf der Seite unterbrochen wird.
Ein drittes und subtileres Problem betrifft die Textkodierung innerhalb der PDF-Datei. Übersetzungstools, die Text direkt im PDF-Datenstrom ersetzen, können die Zeichenkodierung ändern, ohne die Schriftartreferenz entsprechend zu aktualisieren. Wenn der PDF-Reader auf Text trifft, der mit einem Standard kodiert ist, aber angewiesen wird, ihn mit einer Schriftart darzustellen, die eine andere Kodierung erwartet, zeigt er falsche Glyphen an. Das visuelle Ergebnis ist verstümmelter Text, der als zufällige Symbole und nicht als lesbare Zeichen erscheint, obwohl der korrekte übersetzte Text technisch gesehen in den Dateidaten vorhanden ist.
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Schritt 1: Alle Schriftarten vor der Übersetzung überprüfen und einbetten
Bevor Sie mit der Übersetzungsarbeit beginnen, stellen Sie sicher, dass jede in der PDF-Datei verwendete Schriftart vollständig in der Datei eingebettet ist und nicht nur namentlich erwähnt wird. Öffnen Sie die PDF-Datei in Acrobat Pro, navigieren Sie zu „Datei“, „Eigenschaften“ und wählen Sie die Registerkarte „Schriftarten“ aus. Jede aufgelistete Schriftart sollte neben ihrem Namen den Status „Eingebettet“ oder „Eingebettete Teilmenge“ anzeigen. Wenn für eine Schriftart „Nicht eingebettet“ angezeigt wird, sind die Schriftartdaten nicht physisch in der PDF-Datei vorhanden und der PDF-Reader muss eine passende Schriftart auf dem lokalen Computersystem finden, um den Text darzustellen.
Um eine Schriftart einzubetten, die derzeit nicht eingebettet ist, kehren Sie zum Quelldokument in der ursprünglichen Erstellungsanwendung zurück, z. B. Microsoft Word oder Adobe InDesign, und generieren Sie die PDF-Datei mit aktivierter Schriftarteneinbettung neu. Gehen Sie in Microsoft Word zu „Datei“, „Optionen“, „Speichern“ und aktivieren Sie die Option „Schriftarten in die Datei einbetten“. In Adobe InDesign enthält das Dialogfeld „In PDF exportieren“ einen Abschnitt „Schriftarten“, in dem der Einbettungsschwellenwert auf 100 Prozent festgelegt werden kann, um sicherzustellen, dass jedes Zeichen jeder Schriftart enthalten ist. Wenn das Quelldokument nicht mehr verfügbar ist, kann das Preflight-Tool von Acrobat Pro unter „Druckproduktion“ versuchen, fehlende Schriftarten im lokalen System zu finden und einzubetten.
Überprüfen Sie nach dem Einbetten von Schriftarten, ob die Einbettung erfolgreich war, indem Sie die Registerkarte „Schriftarten“ erneut öffnen und bestätigen, dass bei jedem Eintrag jetzt der Status „Eingebettet“ angezeigt wird. Testen Sie die eingebetteten Schriftarten, indem Sie Text auswählen, der jede Schriftart verwendet, und bestätigen Sie, dass er ohne Warnungen zur Schriftartersetzung bearbeitet werden kann. Ein vollständig eingebetteter Schriftartensatz ist die wichtigste Voraussetzung für eine Übersetzung ohne Formatierungsfehler.
Schritt 2: Textcontainer für die Übersetzungserweiterung vorbereiten
Unterschiedliche Sprachen benötigen unterschiedlich viel Platz, um denselben Inhalt auszudrücken. Bei einer Übersetzung vom Englischen ins Deutsche verlängert sich die Textlänge in der Regel um zwanzig bis dreißig Prozent. Englisch zu Spanisch oder Französisch erweitert sich um fünfzehn bis fünfundzwanzig Prozent. Englisch zu Chinesisch oder Japanisch schrumpft oft um zwanzig bis dreißig Prozent. Prüfen Sie vor der Übersetzung, ob die vorhandenen Textcontainer die erwartete Längenänderung in der Zielsprache physisch aufnehmen können.
Wenn das Quelldokument zur Bearbeitung verfügbar ist, vergrößern Sie die Größe des Textfelds oder reduzieren Sie die Schriftgröße geringfügig in den Bereichen, in denen eine Übersetzungserweiterung erwartet wird. Eine Verkleinerung der Schriftgröße um nur einen halben Punkt auf einen ganzen Punkt kann eine Textvergrößerung von zwanzig Prozent auffangen, ohne dass sich das Erscheinungsbild des Dokuments sichtbar ändert. Den gleichen Effekt erzielen Sie, wenn Sie Textfelder um einige Millimeter verbreitern. Wenn das Quelldokument nicht verfügbar ist, planen Sie, die Schriftgrößen und Textfeldabmessungen im übersetzten PDF nach Abschluss der Übersetzung manuell anzupassen.
PDFs mit mehrspaltigen Layouts, schmalen Seitenleisten, dicht gepackten Tabellen oder Text, der eng um Bilder herum verläuft, sind am anfälligsten für durch Übersetzungen verursachte Formatierungsprobleme. Diese komplexen Layouts erfordern eine sorgfältige Vorbereitung vor der Übersetzung und eine gründliche Überprüfung im Anschluss. Erwägen Sie bei kritischen Dokumenten mit komplexen Layouts die Beauftragung eines professionellen Übersetzungsdienstes, der speziell formatierte PDF-Inhalte bearbeitet, anstatt automatisierte Tools zu verwenden.
Schritt 3: Wählen Sie eine Übersetzungsmethode, die die Struktur beibehält
Nicht alle PDF-Übersetzungsmethoden handhaben die Beibehaltung der Formatierung mit gleicher Kompetenz. Tools, die Text aus der PDF-Datei extrahieren, den extrahierten Text extern übersetzen und den übersetzten Text dann wieder an den ursprünglichen PDF-Positionen einfügen, behalten im Allgemeinen einen größeren Teil der Dokumentformatierung bei als Tools, die die PDF-Datei in ein bearbeitbares Zwischenformat konvertieren, das gesamte Dokument in dieses Format übersetzen und dann wieder in PDF konvertieren. Der Ansatz „Extrahieren-Übersetzen-Neueinfügen“ lässt die Dokumentstruktur unverändert und ändert nur den Textinhalt an jeder Textposition.
Für die automatisierte Übersetzung ganzer PDF-Dokumente bieten sowohl DeepL als auch Google Translate den direkten Upload und die Übersetzung von PDF-Dateien mit Beibehaltung der Formatierung. DeepL bietet im Allgemeinen eine bessere Formatierung als Google Translate, insbesondere für europäische Sprachpaare, bei denen die Trainingsdaten am umfangreichsten sind. Laden Sie das PDF beim Übersetzungsdienst hoch, wählen Sie die Zielsprache aus und laden Sie das übersetzte Ergebnis herunter. Überprüfen Sie jede Seite der Ausgabe systematisch auf Formatierungsprobleme, bevor Sie das übersetzte Dokument verteilen.
Bei Dokumenten-Workflows, bei denen die Formattreue von entscheidender Bedeutung ist, verwenden professionelle Übersetzungsdienste, die sich auf die Übersetzung von Dokumenten spezialisiert haben, kommerzielle Tools, die speziell dafür entwickelt wurden, das PDF-Layout während des Übersetzungs-Workflows beizubehalten. Die zusätzlichen Kosten für einen formatierungsbewussten professionellen Übersetzungsdienst sind gerechtfertigt, wenn die visuelle Präsentation ein wesentlicher Bestandteil des Dokumentzwecks ist, z. B. bei Marketingmaterialien, rechtlichen Unterlagen oder kundenorientierten Veröffentlichungen.
Schritt 4: Überprüfung der Formatierung nach der Übersetzung
Führen Sie nach Erhalt der übersetzten PDF-Datei eine systematische Formatierungsprüfung durch, bevor Sie das Dokument an die vorgesehene Zielgruppe verteilen. Überprüfen Sie jede Seite auf Textüberlauf, bei dem der übersetzte Text über die sichtbaren Grenzen seines Containers hinausgeht und mitten im Wort abgeschnitten wird. Suchen Sie nach Schriftartersetzungen, bei denen bestimmte Zeichen oder ganze Passagen in einer anderen Schriftart als der umgebende Text erscheinen, was darauf hindeutet, dass der ursprünglichen Schriftart die erforderlichen Glyphen fehlten. Suchen Sie nach Ausrichtungsverschiebungen, wenn übersetzter Text, der im Original zentriert oder rechtsbündig war, in der Ausgabe in eine andere Ausrichtung verschoben wurde.
Vergleichen Sie das übersetzte PDF mit dem Original-Quelldokument nebeneinander bei identischen Zoomstufen. Ein visueller Vergleich nebeneinander erkennt Formatierungsunterschiede, die einzelne Seitenüberprüfungen übersehen, da sich die Probleme in der relativen Positionierung zwischen Elementen in den beiden Versionen manifestieren. Ein Logo, das mehrere Millimeter nach rechts verschoben ist, fällt bei isolierter Betrachtung des übersetzten Dokuments möglicherweise nicht auf, fällt aber sofort auf, wenn Original und Übersetzung zusammen betrachtet werden.
Drucken Sie in Dokument-Workflows für übersetzte Dokumente, die professionell gedruckt werden sollen, eine einzelne Testseite aus der übersetzten PDF-Datei auf dem Zieldrucker. Farben, Ränder und Schriftwiedergabe können auf Papier anders aussehen als auf dem Bildschirm. Bei einem Testdruck werden druckspezifische Formatierungsprobleme erkannt, bevor die gesamte Druckauflage ausgeführt wird.
Die Übersetzung einer PDF-Datei ohne Verlust von Schriftarten und Formatierungen ist möglich, wenn die Vorbereitung der Übersetzung vorausgeht und die Überprüfung darauf folgt. Durch die Schriftarteinbettung wird sichergestellt, dass Zeichen unabhängig von der Zielsprache korrekt dargestellt werden. Die Containergröße berücksichtigt Änderungen der Textlänge zwischen den Sprachen. Strukturerhaltende Übersetzungstools behalten das Dokumentlayout bei und ersetzen gleichzeitig Textinhalte. Die Überprüfung nach der Übersetzung erkennt und korrigiert die verbleibenden Formatierungsprobleme, bevor das Dokument sein Publikum erreicht. Diese vier Schritte verwandeln die PDF-Übersetzung von einem Formatierungsspiel in einen zuverlässigen, wiederholbaren Prozess, der stets professionelle Ergebnisse liefert.
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