Ein Manager bittet Sie, in seinem Namen einen Vertrag zu unterzeichnen. Sie sind auf Reisen, nicht erreichbar oder haben Ihnen die Zeichnungsberechtigung übertragen. Sie haben das Dokument. Sie haben die Berechtigung. Aber in der Signaturzeile werden Sie nach ihrem Namen gefragt, nicht nach Ihrem. Das Unterzeichnen einer PDF-Datei mit dem Namen einer anderen Person, selbst mit deren Erlaubnis, wirft rechtliche Fragen auf, die von der Art der Unterschrift, der Gerichtsbarkeit und der spezifischen Genehmigung, die Sie erhalten haben, abhängen. Die Antwort ist kein einfaches Ja oder Nein. Es hängt davon ab, ob Sie eine elektronische Signatur oder eine digitale Signatur anwenden, ob Sie in Ihrem eigenen Namen in ihrem Namen oder direkt in ihrem Namen unterzeichnen und welche Unterlagen zum Nachweis der Berechtigung vorliegen.
In diesem Leitfaden werden die rechtlichen Rahmenbedingungen für das Unterzeichnen im Namen einer anderen Person, die praktischen Methoden für die ordnungsgemäße Unterzeichnung sowie die Dokumentation behandelt, die sowohl Sie als auch die Person, für die Sie unterschreiben, schützt.
Nach dem Vertretungsrecht der meisten Gerichtsbarkeiten kann eine Person, die befugt ist, im Namen einer anderen Person zu handeln, ein sogenannter Vertreter, in dieser Eigenschaft Dokumente unterzeichnen. Die Signatur bindet den Auftraggeber, nicht den Agenten. Die Autorität muss vorhanden sein. Aus der Unterschrift muss das Agenturverhältnis hervorgehen.
Das Agenturprinzip: Unterzeichnen als Agent, nicht als Imitator
Wenn Sie im Namen einer anderen Person unterschreiben, unterschreiben Sie als deren Vertreter und geben sich nicht als diese Person aus. Die Unterschrift sollte das Agenturverhältnis deutlich machen. Das korrekte Format für eine Agentensignatur ist der Prinzipalname, gefolgt vom Agentennamen und der Agenturkapazität. Zum Beispiel: „Acme Corporation, von Jane Smith, autorisierte Vertreterin“ oder „John Doe, von Jane Smith, mit Vollmacht.“ Dieses Format teilt dem Empfänger mit, dass die Signatur von einem Agenten mit entsprechender Berechtigung unter Verwendung von WukongPDF PDF Legal Signaturtools mit entsprechender Berechtigung angebracht wurde.
Die Sign PDF-Methode für Agentursignaturen sollte Ihre eigene Signatur verwenden, keine Kopie der Hauptsignatur. Durch die direkte Unterzeichnung des Namens des Auftraggebers, selbst mit dessen Erlaubnis, entsteht ein Dokument, das fälschlicherweise den Anschein erweckt, als sei es vom Auftraggeber persönlich unterzeichnet worden. Dies ist rechtlich problematisch und kann in manchen Gerichtsbarkeiten auch mit mündlicher Genehmigung eine Fälschung darstellen.
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Dokumentation der Autorisierung
Bevor Sie im Namen einer anderen Person unterzeichnen, holen Sie eine schriftliche Genehmigung ein. Für die meisten geschäftlichen Zwecke ist eine E-Mail des Auftraggebers ausreichend, in der er Ihnen mitteilt, dass Sie berechtigt sind, das jeweilige Dokument zu unterzeichnen. Für Dokumente mit höherem Risiko, wie zum Beispiel Verträge über einem bestimmten Wert oder rechtliche Unterlagen, kann eine formelle Vollmacht oder ein Unternehmensbeschluss erforderlich sein, der Sie zur Unterschrift ermächtigt. Die Dokumentation sollte das Dokument identifizieren, angeben, dass Sie zur Unterzeichnung berechtigt sind, und mit dem Datum der Unterzeichnung versehen sein.
Bewahren Sie die Autorisierung zusammen mit dem signierten Dokument auf. Der Prüfpfad von PDF Security für eine Agentursignatur umfasst sowohl das signierte Dokument als auch die Autorisierung, die Sie zum Signieren berechtigt hat. Ohne die Autorisierung führt eine Anfechtung der Gültigkeit der Signatur dazu, dass Sie keinen Beweis für Ihre Autorität erhalten.
Elektronische vs. digitale Signaturen für behördliche Signaturen
Eine elektronische Signatur, gezeichnet oder getippt in das Signaturfeld, kann von einem Agenten im oben beschriebenen Agenturformat angebracht werden. Eine durch ein Zertifikat gesicherte digitale Signatur stellt eine Komplikation dar. Das Zertifikat wird an eine Einzelperson ausgestellt. Die digitale Signatur identifiziert Sie als Agenten als Unterzeichner. Dies ist technisch korrekt, da Sie das Dokument unterschrieben haben. Allerdings kann der Empfänger auf der Unterschrift die Identität des Auftraggebers erwarten. Stellen Sie in der Begleitkorrespondenz klar, dass das Dokument von einem bevollmächtigten Vertreter unterzeichnet ist.
Die Best Practice für digitale Signaturen von Behörden besteht darin, mit Ihrem eigenen Zertifikat zu signieren und die Kapazität der Agentur in das Erscheinungsbild der Signatur einzubeziehen. Das Signaturfeld zeigt Ihre verifizierte Identität. Der Signaturtext zeigt, dass Sie als Agent unterschrieben haben. Beides ist korrekt und überprüfbar.
Wann man nicht im Namen einer anderen Person unterschreibt
Unterschreiben Sie nicht im Namen einer anderen Person, wenn Sie nicht über eine eindeutige, dokumentierte Autorisierung verfügen. Unterschreiben Sie nicht, wenn das Dokument eine notarielle Beglaubigung erfordert und Sie nicht als Bevollmächtigter vor einem Notar erscheinen. Unterschreiben Sie nicht, wenn das Dokument ausdrücklich die persönliche Unterschrift des Auftraggebers erfordert und eine Unterzeichnung durch eine Agentur nicht zulässt. In diesen Situationen muss der Schulleiter persönlich unterschreiben. Ihre Unterschrift wird dieser Anforderung nicht genügen, auch wenn sie autorisiert ist.
Der Sign PDF Agentur-Workflow ist bei ordnungsgemäßer Autorisierung und ordnungsgemäßer Formatierung rechtsgültig. Es ist rechtlich riskant, wenn es ohne Genehmigung oder mit einem Signaturformat erfolgt, das die Agenturbeziehung verschleiert.
Richtlinien zur Zeichnungsbefugnis und Delegation des Unternehmens
Die meisten Organisationen haben Richtlinien, die regeln, wer was unterzeichnen darf. Ein CEO kann alles unterschreiben. Ein Abteilungsleiter kann Dokumente innerhalb seiner Abteilung unterzeichnen. Ein Manager kann routinemäßige Betriebsdokumente unterzeichnen. Die Richtlinie sollte dokumentiert und zugänglich sein. Wenn Sie im Namen einer anderen Person unterzeichnen, ergibt sich Ihre Befugnis aus dieser Richtlinie. Im Falle einer Beanstandung können Sie auf die Richtlinie verweisen, die Sie autorisiert hat.
Wenn in Ihrer Organisation keine Richtlinie zur Zeichnungsberechtigung vorhanden ist, fordern Sie die Erstellung einer solchen an. Das PDF Legal-Framework für Unternehmenssignaturen basiert auf delegierter Autorität. Die Richtlinie dokumentiert die Delegation.
Anforderungen an elektronische Signaturen vs. Signaturen mit nasser Tinte nach Dokumenttyp
Für einige Dokumente ist unabhängig von den Gesetzen zur elektronischen Signatur gesetzlich eine Unterschrift mit nasser Tinte erforderlich. Immobilienurkunden in vielen Gerichtsbarkeiten. Testamente und Trusts. Bestimmte familienrechtliche Dokumente. Diese Dokumente können nicht elektronisch, weder von einem Vertreter noch vom Auftraggeber unterzeichnet werden. Überprüfen Sie die Anforderungen für Ihren spezifischen Dokumenttyp und Ihre Gerichtsbarkeit, bevor Sie eine elektronische Signatur verwenden.
Der Sign PDF-Workflow ist kein universeller Ersatz für physische Signaturen. Informieren Sie sich, für welche Dokumente Tinte erforderlich ist, bevor Sie eine elektronische Signatur anbringen.
Der Unterschied zwischen Autorisierung und Ratifizierung
Eine Autorisierung ist eine Erlaubnis, die vor der Unterschrift erteilt wird. Bei der Ratifizierung handelt es sich um eine Genehmigung, die nach Ihrer Unterzeichnung erteilt wird. Wenn Sie ohne vorherige Genehmigung unterschreiben, der Schulleiter Ihre Unterschrift jedoch später bestätigt, kann die Unterschrift rückwirkend rechtsgültig werden. Eine Ratifizierung ist jedoch nicht garantiert. Der Schulleiter kann sich dafür entscheiden, die Ratifizierung nicht vorzunehmen, wodurch Sie persönlich der Unterzeichnung ohne Befugnis ausgesetzt sind.
Holen Sie vor der Unterzeichnung die Genehmigung ein. Verlassen Sie sich nicht auf eine nachträgliche Ratifizierung. Das PDF Legal-Rahmenwerk für die behördliche Unterzeichnung basiert auf der vorherigen Autorisierung. Die Ratifizierung ist ein Sicherheitsnetz für Notfälle und kein Standardablauf.
Unterzeichnen im Namen einer Organisation im Vergleich zu einer Einzelperson
Die Unterzeichnung für ein Unternehmen unterscheidet sich von der Unterzeichnung für eine Person. Eine Kapitalgesellschaft handelt durch ihre bevollmächtigten Vertreter. Ihre Unterschrift ist für das Unternehmen bindend, wenn Sie die entsprechende Position innehaben oder Ihnen die Zeichnungsbefugnis übertragen wurde. Um für eine Einzelperson zu unterzeichnen, ist eine spezifische Autorisierung dieser Person erforderlich, in der Regel durch eine Vollmacht. Der rechtliche Standard für Unternehmensvertretungen ist im Allgemeinen flexibler als für Privatvertretungen.
Überprüfen Sie, ob Sie für eine Organisation oder eine Einzelperson unterschreiben. Die Sign PDF-Berechtigungsanforderungen unterscheiden sich zwischen den beiden. Unternehmensunterzeichnungen unterliegen den Richtlinien der Organisation. Für die individuelle Unterzeichnung gilt die persönliche Vollmacht.
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