多頁 Excel 工作簿列印為 PDF，每個工作表都會產生尺寸略有不同的頁面。第三頁比第二頁寬幾分之一吋。第七頁的頁邊距與第五頁不符。捲動瀏覽 PDF，頁面邊界明顯地從一張紙跳到下一張紙。發生這種情況的原因是，Excel 會為每個工作表獨立分配頁面大小和邊距設置，而在工作簿的使用過程中，由於不同的人編輯不同的工作表，這些設置經常會發生變化。了解頁面大小不符的原因是將Excel 修復為 PDF 輸出的第一步。
Excel 如何決定每個工作表的頁面大小
每個 Excel 工作表都維護自己的頁面設定配置，與儲存格資料分開儲存。此配置包括紙張尺寸、方向、頁邊距寬度、頁首和頁尾內容以及列印區域定義。當您列印或匯出為 PDF 時，Excel 會獨立處理每個工作表並套用自己的頁面設定。如果 Sheet1 配置為具有窄邊距的 Letter 尺寸，而 Sheet2 配置為具有寬邊距的 A4，則產生的 PDF 將包含混合的頁面尺寸。
每個工作表的頁面設定在正常的單元格網格視圖中不可見。您需要切換到頁面佈局視圖或開啟頁面設定對話框才能查看目前設定。這種不可見性就是為什麼不匹配的PDF頁面大小設定經常被忽視，直到生成PDF並且有人注意到跳轉頁面邊界。在不同國家的同事之間傳遞的工作簿尤其容易受到攻擊，因為一個人可能會將工作表設為 A4，而另一個人則使用 Letter。
檢查並標準化所有工作表的頁面設置
識別不匹配的頁面設定的最可靠方法是在匯出之前單獨檢查每個工作表。右鍵單擊任何工作表標籤並選擇選擇所有工作表。這會將所有工作表分組在一起，以便您所做的任何頁面設定變更同時套用至每個工作表。選擇所有工作表後，開啟功能區上的「頁面佈局」標籤。點擊“尺寸”下拉清單並確認所有紙張都使用相同的紙張尺寸。按一下「方向」下拉列表，並將所有工作表一致設定為「縱向」或「橫向」。點擊“邊距”並為每張紙選擇相同的邊距預設。
將所有工作表分組標準化頁面設定後，透過右鍵點擊工作表標籤並選擇「取消分組工作表」來取消分組。然後在頁面佈局視圖中捲動每個工作表，以直觀地確認分頁符號和邊距看起來是否一致。請特別注意具有寬表格的工作表，這些工作表可能已設定為橫向，而工作簿的其餘部分則使用縱向。這些有意的方向差異是有效的，但它們會在 PDF 輸出中產生不同的頁面尺寸。如果一致的頁面尺寸比每張紙的最佳方向更重要，則還要標準化方向。
使用縮放選項使內容適合統一頁面
標準化紙張尺寸和頁邊距並不能保證內容能整齊地適合每一頁。以前以橫向模式列印在兩張紙上的寬表格現在可能會在縱向模式下溢出頁面邊界。使用「頁面設定」對話方塊中的縮放選項來調整每個工作表的內容對應到標準化頁面的方式。 「適合」選項可縮放整個工作表，使其適合指定的頁數寬度和指定的頁數高度。
透過將高字段留空，將「適合」設定為 1 頁寬，告訴 Excel 縮放寬度以適合單頁，同時允許高度根據需要擴展到任意多頁。這可以防止常見的PDF列印問題，即帶有額外列的表格會產生一個幾乎空白的第二頁，其中只有一個狹窄的資料列。如果縮放後的文字變得太小而無法閱讀，請調整列印區域以排除非必要的列，或將縮放比例設為最小可讀百分比，而不是將整個工作表強制列印到一頁。
設定每張紙的列印區域
未定義或不一致的列印區域是意外頁面尺寸變化的另一個常見原因。如果一張工作表已定義列印區域為 A1 到 K45，而另一張工作表未定義列印區域，Excel 將列印第二張工作表的整個使用範圍，該範圍可能遠遠超出您想要包含的範圍。在匯出為 PDF 之前，請設定每張紙的列印區域。選擇應出現在輸出中的儲存格，按一下“頁面佈局”選項卡，然後選擇“列印區域”，然後選擇“設定列印區域”。
在所有工作表上設定列印區域後，在提交為 PDF 之前，使用「列印預覽」畫面驗證每張工作表的輸出。預覽準確顯示 PDF 中將出現的內容，包括跨工作表分割表格的任何分頁符號。透過調整行高、列寬或列印區域邊界來解決任何尷尬的分頁符號。列印預覽中花費的額外時間可以避免生成 PDF、發現佈局問題、修復問題以及重新生成文件的麻煩。
使用一致的設定匯出為 PDF
將所有工作表配置為相同的頁面大小、方向、邊距和列印區域，將工作簿匯出為 PDF。在 Excel 中，前往“文件”，然後前往“匯出”，然後選擇“建立 PDF”。在匯出選項對話方塊中的「發佈內容」下，選擇「整個工作簿」而不是「活動工作表」。這可確保所有工作表都包含在內。點擊“選項”按鈕並驗證發佈設定是否與您的標準化選擇相符。如果要廣泛分發 PDF，請檢查是否啟用了文件屬性和文件結構標籤以實現可存取性。
PDF 產生後，打開它並滾動瀏覽每一頁。現在，各個頁面的頁面尺寸應該保持一致。如果任何工作表仍然產生不同的頁面尺寸，請返回 Excel 中的該工作表並檢查其單一頁面設置，如果該工作表被隱藏或受保護，則可能已從群組選擇中排除。如果多表工作簿的檔案大小超出電子郵件附件限制，WukongPDF 可以壓縮或合併最終 PDF，但在匯出之前標準化 Excel 頁面設定仍然是防止頁面大小不符的最有效方法。
處理在不同作業系統上建立的 Excel 工作簿
在 Windows 和 Mac 電腦上編輯的 Excel 工作簿特別容易出現頁面尺寸不一致的情況，因為這兩個作業系統使用不同的預設紙張尺寸和印表機驅動程式。 Windows 預設的 Letter 紙張尺寸為 8.5 x 11 吋。 macOS 也預設為 US Letter，但 Mac 上的印表機子系統透過 CUPS 列印系統對應頁面尺寸，這可能會與 Windows GDI 列印子系統對邊距和縮放的解釋略有不同。
這些作業系統差異可能會產生十分之幾英吋的頁面尺寸變化，這種變化在螢幕上很微妙，以至於不會被注意到，但當列印的頁面堆疊在一起或以兩頁跨頁查看 PDF 時，這些變化就很明顯，其中對開的頁面應該完美對齊。如果在 PDF 匯出之前要在多個作業系統上編輯工作簿，請指定一個系統為最終匯出計算機，並在建立 PDF 之前在該計算機上執行所有頁面設定標準化。
在最終匯出之前，如果多頁 PDF 超出電子郵件附件限制，請使用WukongPDF 合併所有補充頁面或壓縮輸出。標準化 Excel 頁面設定可防止尺寸不匹配，專用 PDF 工具可處理匯出後檔案管理。
Excel 中的隱藏行和列可能會導致 PDF 輸出中出現意外的頁面大小行為。如果工作表包含超出可見列印區域的隱藏列，Excel 可能會將隱藏內容包含在其頁寬計算中。在匯出之前，暫時取消隱藏所有行和列以查看資料的完整範圍，然後刪除隱藏內容或調整列印區域以明確排除它。
在 Excel 中選擇的印表機驅動程式可能會影響 PDF 頁面尺寸，因為 Excel 會查詢印表機支援的紙張尺寸和預設邊距。如果所選印表機是具有非標準紙張處理的實體設備，則 PDF 輸出可能會繼承意外的頁面大小設定。為了獲得一致的 PDF 輸出，請在開啟 Excel 檔案之前將預設印表機設定為 Microsoft Print to PDF。
Excel for Mac 和 Excel for Windows 處理某些頁面設定功能的方式不同，特別是包含圖形的頁首和頁尾。由於圖像縮放演算法不同，標題中帶有公司徽標的工作表在每個作業系統上呈現的尺寸可能略有不同。如果工作簿將在兩個平台上匯出為 PDF，請測試每個平台上的輸出並確定哪個平台為最終分發副本產生首選結果。
將 PDF 分發給可能使用與匯出時使用的紙張尺寸不同的紙張尺寸的收件者時，請在電子郵件或文件標題中新增註釋，指示所需的紙張尺寸。北美收件者在 Letter 上列印的 A4 紙格式 PDF 可能會出現輕微裁剪的邊距。將 PDF 頁面大小設定為與收件者中最常見的紙張大小相符可以最大限度地減少此問題。