在螢幕上看起來格式完美的 PDF 對於使用螢幕閱讀器的人來說可能完全無法閱讀。螢幕閱讀器是視力障礙人士用來朗讀文件的軟體，它依賴 PDF 的底層結構，而不是其視覺外觀。從軟體的角度來看，看起來組織良好的文件可能根本沒有任何有意義的結構。以下是 PDF 的可訪問性以及實作方法。
為什麼預設大多數PDF無法存取
當您將 Word 文件或設計文件匯出為 PDF 時，視覺輸出看起來正確，但結構資訊經常遺失或錯誤。在螢幕上看起來粗體且大的標題可能在底層 PDF 結構中沒有標題標籤。視覺上並排出現的列可以從左到右跨兩列而不是向下閱讀每一列。圖像沒有描述，除非您特別添加描述。
螢幕閱讀器遵循文件的標籤結構，而不是其視覺佈局。如果結構不存在或不正確，閱讀順序就會變得不可預測——側邊欄的內容會混合到正文中，表格會以錯誤的順序逐個單元格地閱讀，有助於導航的標題與正文無法區分。
從來源文件開始，而不是 PDF
在原始程式碼中建立可訪問性比改造為成品 PDF 要容易得多。如果您在 Word 中工作，則匯出前所做的結構決策決定了產生的 PDF 的大部分可訪問性。
使用真實的標題樣式
不要透過將文字加粗和變大來建立標題的外觀 - 使用 Word 的內建標題 1、標題 2、標題 3 樣式。這些匯出到 PDF 作為螢幕閱讀器可以導航的正確標記的標題。具有真實標題結構的文件可以讓螢幕閱讀器使用者直接跳到任何部分，就像視力正常的使用者可以進行視覺掃描一樣。
為每個圖像添加替代文字
文件中的每個圖像、圖表、圖表和圖形都需要描述性替代文字 - 簡要描述圖像顯示的內容以及其存在的原因。在 Word 中，右鍵單擊任何圖像並選擇“編輯替代文字”。顯示季度收入成長的圖表可能具有類似以下的替代文字：「顯示 2024 年第一季至第四季營收的長條圖，其中第三季顯示最高值為 240 萬美元。」如果沒有這個，螢幕閱讀器就會讀出「圖像」。然後繼續前進——內容丟失了。
建構具有正確結構的表
表格是一個常見的可訪問性問題。對於螢幕閱讀器來說，沒有標題行的表格只是一個單元格網格 - 無法知道某個值屬於哪一列。在 Word 中，將任何表格的頂行標記為標題行（表格屬性 > 行 > 重複作為標題行）。盡可能避免合併單元格，並且不要純粹為了視覺佈局而使用表格 - 螢幕閱讀器按順序讀取表格單元格，而佈局表格會產生毫無意義的閱讀體驗。
使用真實列表，而不是手動格式化
如果您透過在每行開頭鍵入破折號或數字來建立列表，那麼對於螢幕閱讀器來說，這不是一個列表 - 它是一系列恰好以符號開頭的單獨段落。使用 Word 的內建清單格式（項目符號清單或編號清單按鈕）建立可匯出為正確標記的清單元素的清單。
影響輔助功能的匯出設定
從 Word 匯出到 PDF 時，您使用的方法很重要。內建的 Word PDF 匯出（檔案 > 儲存為 > PDF）比列印到 PDF 印表機保留更多的結構資訊。在匯出對話方塊中，尋找與輔助功能或文件結構標籤相關的選項 - 這些應該啟用。
具體來說，在 Word 的 PDF 匯出選項中：啟用「可訪問性文件結構標籤」如果該選項可用。這會將您的標題結構、清單標籤和表格標題傳送到 PDF。如果沒有此選項，即使是結構良好的 Word 文件也可以匯出為根本沒有標籤結構的 PDF。
如果沒有 OCR，則無法存取 掃描的 PDF
掃描的 PDF 是影像。沒有文本，沒有結構，也沒有任何可供螢幕閱讀器使用的東西。對於螢幕閱讀器來說，掃描的 PDF 完全是空白的 - 軟體會宣布文件已打開，然後沒有任何內容可供閱讀。
透過 OCR PDF 工具執行掃描文件是使其易於存取的第一步。 OCR 將圖像轉換為真實文本，然後螢幕閱讀器可以使用該文字。 WukongPDF 位于 www.wukongpdf.com 的 OCR 工具可以处理此问题 — 上传扫描的 PDF，对其进行处理，然后下载包含真实、可读文本的版本。请注意，OCR 本身并不能创建完全可访问的标记 PDF；为了完全合规，需要在 Adobe Acrobat Pro 中进行额外的标记工作。但 OCR 是必不可少的第一步，沒有它，其他一切都是不可能的。
如何檢查您的PDF是否可存取
最簡單的測試：嘗試選擇並閱讀PDF中的文字。如果您可以突出顯示單詞，並且從上到下選擇時閱讀順序有意義，則該文件具有順序合理的真實文本。如果選擇跳躍或沒有選擇任何內容，那就有問題了。
為了進行更徹底的檢查，Adobe Acrobat Pro 具有內建的輔助使用檢查器（工具 > 輔助功能 > 全面檢查），可識別特定問題。 PAC（PDF Accessibility Checker）等免費線上工具可提供類似的分析，而無需 Acrobat Pro。
最可靠的測試是在螢幕閱讀器中開啟文件並聽其閱讀情況。 NVDA（免費，Windows）和 VoiceOver（Mac 和 iOS 內建）讓您可以像螢幕閱讀器使用者一樣體驗文件。如果閱讀順序符合邏輯並且標題有助於導航，那麼您就處於良好狀態。如果它聽起來像是文字片段的隨機集合，那麼就需要進行結構工作。