當多人需要簽署同一份 PDF 時會發生什麼
當需要多個簽章時，Sign PDF工作流程會變得更加複雜。一份需要雙方簽名的合同，一份需要經理和董事簽字的審批表，一份除了主簽名之外還需要見證人簽名的法律文件，這些多重簽名場景中的每一個都提出了一個問題：在第一個人簽名後是否以及如何添加額外的簽名。
多個簽名字段允許每個簽名者獨立添加自己的簽名，而不會影響先前的簽名。
了解經過認證和未經認證的簽名之間的差異可以防止多方簽名中的工作流程問題。
技術答案取決於第一個簽名的應用方式。如果第一個簽署者使用標準數位簽章來驗證文件並鎖定它以防止進一步更改，則在不使第一個簽章無效的情況下添加第二個簽章可能是不可能的。經過認證的數位簽章旨在檢測對文件的任何後續修改，並且添加第二個簽章算是修改。如果第一個簽署者在沒有認證的情況下應用了視覺簽名影像，則該文件將保持開放狀態以供其他簽署。
數位簽章標準透過簽章欄位支援多個簽章。正確準備的 PDF 可以包含多個簽名字段，每個簽名字段都指定給特定的簽名者。第一個簽名者填寫他們的簽名欄位。第二個簽名者填寫了他們的簽名。第三個簽名者填寫了他們的簽名。每個簽名都是獨立的，添加後面的簽名不會使前面的簽名失效。這種多字段方法要求在應用第一個簽名之前為 PDF 設定多個簽名字段。
對於參與多方文件簽名的任何人來說，了解鎖定文件的經過認證的簽名與使文件開放以供進一步簽名的未經認證的簽名之間的區別至關重要。
如何簽署已經有其他人簽署的 PDF
如果第一個簽名是透過標準 PDF 註釋工具新增的視覺簽名影像，則 PDF 不會被鎖定。在任何支援簽名的 PDF 編輯器中開啟 PDF，建立或匯入您的簽名，然後將其放置在文件中的適當位置。
該文件接受您的簽名，就像接受第一個簽名一樣。儲存新增了您的簽名的 PDF。該文件現在包含兩個簽名..
如果第一個簽名是鎖定文件的經過認證的數位簽名，則您有兩個選擇。聯絡第一個簽署者並要求他們在沒有認證的情況下或使用允許額外簽名的認證設定重新簽署文件。第一個簽署者可以使用適當的簽名設定重新匯出原始文件並將其重新傳送給您。或者，文件創建者可以在應用任何簽名之前添加多個簽名字段，從而允許每個簽名者獨立簽名。
如果文件設定了多個簽章字段，則每個簽章者在簽章感知檢視器中開啟 PDF 時只能看到其指定的欄位。按一下您的簽名欄位。檢視器會提示您套用簽名。完成您的簽名，文件就會更新，並將您的簽名新增到您的指定欄位中。以前的簽名保持完整且有效。這是最流暢的多重簽名工作流程，也是文件創作者在事先知道需要多個簽名時應該使用的工作流程。
WukongPDF 的Sign PDF 工具支援在已包含其他簽名的 PDF 中新增簽名，只要現有簽名是視覺註釋而不是經過認證的數位簽章。上傳 PDF，在適當位置新增您的簽名，然後下載多重簽名文件。該工具在新增您的簽名時會保留所有現有內容。
在任何人簽署之前設定多重簽署的 PDF
使用支援表單欄位建立的 PDF 編輯器建立具有指定簽章欄位的 PDF。為每個需要簽名的人添加數位簽名欄位。描述性地命名每個字段，例如“買家簽名”和“賣家簽名”，以便每個簽名者都可以識別其指定的字段。將欄位放置在文件上應出現簽名的位置。儲存準備好的 PDF 並將其分發給第一個簽署者。
簽名者應按任意順序簽名。由於每個簽名字段都是獨立的，因此簽名的順序不會影響任何簽名的有效性。第一個簽名者開啟 PDF，按一下指定字段，套用簽名，然後儲存。第二個簽名者開啟同一個 PDF，按一下其字段，套用簽名，然後儲存。每個簽名者只添加自己的簽名，不會影響其他簽名者。
套用所有簽名後，PDF 將在其指定欄位中包含所有簽名。打開最終文件的任何人都可以看到每個簽名，並驗證（如果簽名經過數位認證）每個簽名都是有效的，並且自應用每個簽名以來文件未被修改。多字段方法可產生乾淨、有組織的文檔，所有簽名都位於正確的位置。
多重簽章文件的 PDF 安全性取決於簽章是否經過認證。未經認證的視覺簽名表明簽署者是誰，但不提供身分或文件完整性的加密驗證。經過認證的數位簽章提供身份驗證和篡改檢測。選擇符合文件的法律和安全要求的簽名類型。
多重簽章工作流程出錯時該怎麼辦
如果您收到的 PDF 本來應該有簽名字段，但實際上沒有，請要求文件創建者發送包含正確字段的新版本。
在指定欄位之外套用您的簽章作為自由格式註解可能無法滿足文件的簽章要求，特別是對於指定簽章欄位位置的法律或監理文件。
如果在您新增簽名後先前的簽名變得無效，則該文件可能已由第一個簽署者以防止變更的方式進行了認證。向第一個簽署者請求未經認證的版本。說明該文件需要多個簽名，並且認證阻止添加您的簽名。第一個簽名者可以在沒有認證的情況下重新簽名，或者文件建立者可以設定多個欄位並重新啟動簽名程序。
如果文件要求按照特定法律順序簽名，請遵循該順序，即使技術能力允許以任何順序簽署。簽署的法律有效性可能取決於文件條款中指定的簽名順序。技術便利不應凌駕於法律要求之上。如果對所需的簽署順序有疑問，請諮詢文件的說明或起草該文件的法律專業人士。
在許多商業和法律環境中，無論技術能力如何，簽名的應用順序都很重要。合約可能會規定買方先簽字，然後賣方簽字。內部批准可能需要經理先於董事簽署。 PDF 技術可以允許以任何順序進行簽名，但法律或程序要求可能強制要求特定的順序。在將簽名新增至已部分簽署的文件之前，請務必檢查文件的簽名說明。
對於除了簽字人之外還需要多名見證人的文件，PDF 應包含每個角色的單獨簽名欄位。主要簽署者有一個指定欄位。每個證人都有自己指定的區域。這種清晰度可以防止文件同一區域中存在多個簽名的混亂，並確保每個簽名出現在相對於其所驗證的文檔文字的正確位置。
在分發 PDF 以供多個簽名之前，請向所有簽署者傳達簽名流程。告訴每個簽名者在哪裡可以找到他們的簽名字段、使用什麼類型的簽名以及簽名後要做什麼。清晰的說明可以防止簽名者不確定是在特定欄位中簽名、添加自由格式簽名還是等待其他人先簽名時出現的混亂。
對於需要不同地點人員簽署的文檔，基於 PDF 的多重簽名工作流程消除了實體文檔運輸的延遲和成本。每個簽名者透過電子郵件接收 PDF，套用其簽名，然後將其轉發給下一個簽名者。透過數位工作流程，原本需要一週時間才能傳閱的文件可以在數小時內完成簽署。
一些電子簽章平台會自動管理多重簽章工作流程。您上傳文檔，指定簽名者及其順序，平台將文檔按順序發送給每個簽名者，收集他們的簽名，並在所有簽名完成後通知您。這些平台為基本的多重簽章 PDF 工作流程增加了便利性和追蹤功能。他們通常還提供審計追蹤記錄每個簽名的應用時間。
套用所有簽章後，將完全簽署的 PDF 儲存在安全位置，並將副本分發給所有簽署者作為記錄。每位簽署者應保留一份顯示所有簽章的文件副本。如果文件是否簽署有爭議，各方都有自己的簽署文件副本作為證據。這種分散式記錄保存是多方簽章文件的標準做法。
當多人簽署同一份 PDF 時，每個簽名應透過簽名影像下方列印的姓名、日期和標題與簽名者明確關聯。此識別資訊消除了有關誰簽署以及以什麼身份簽署的任何歧義。新增此資訊是多重簽名文件的標準專業實務。
多重簽章 PDF 工作流程的便利性使其成為文件通常需要多方批准的行業的標準做法，包括房地產、法律服務、採購和人力資源。