PDF 和 ZIP 都可以捆綁多個文件進行傳送，但它們的做法不同且用途不同。選擇取決於文件是什麼、是否需要保留各自的格式以及收件者將如何處理它們。
ZIP 的用途
ZIP 是一種容器和壓縮格式。它將任意類型的多個檔案捆綁到一個檔案中，並可選擇壓縮它們。 ZIP 內的文件保留其原始格式 - 包含三個 Word 文件、兩個 PDF 的 ZIP 和一個 Excel 文件以原始格式提供所有五個文件。收件人提取 ZIP 並直接使用各個文件。
ZIP 也保留檔案結構 - 您可以壓縮包含子資料夾的資料夾，收件者將獲得完整的資料夾結構。當文件需要獨立使用、文件格式不同或資料夾組織是您要交付的內容的一部分時，這使得 ZIP 成為正確的選擇。
合併了什麼 PDF 的作用
將多個 PDF 合併為一個，將頁面內容合併為一個連續文件。文件 A 中的頁面後面是文件 B 中的頁面，全部位於一個文件中。各個文件都消失了 - 合併後的 PDF 是一個新文檔，而不是原始文檔的容器。
當文件邏輯上屬於一個單一文件時（帶有附錄的年度報告、帶有展品的合約、帶有支援材料的提案），這使得合併成為正確的選擇。收件人開啟一份文件並通讀；他們不應該管理單獨的文件。
何時使用 ZIP
在下列情況下使用 ZIP：當檔案為不同格式（PDF、Word 文件、影像、電子表格）、收件者需要獨立處理每個檔案時、您交付將要編輯的來源檔案時，或是資料夾結構有意義時。包含 PSD 檔案、字型和 PDF 預覽的設計交付包是 ZIP。帶有文檔的程式碼項目是一個 ZIP。包含需要單獨填寫並回傳的表格的客戶入職資料包可能是 ZIP。
何時使用合併PDF
在下列情況下使用合併的 PDF：所有文件都是 PDF、內容形成單一邏輯文件、收件者將閱讀而不是編輯文件，或您希望合併文件中的格式和頁碼保持一致。附有證據的法律摘要。附有公司財務狀況的投資者資料。最後是包含團隊簡介的專案提案。這些是閱讀文件－一份 PDF，從頭到尾。
相容性與摩擦力
ZIP 檔案受到普遍支援 - 每個現代作業系統都可以提取 ZIP，無需額外的軟體。有些電子郵件安全系統會隔離或阻止 ZIP 附件，因為 ZIP 通常用於傳播惡意軟體。如果 ZIP 附件在收件者的電子郵件伺服器上被阻止，則包含相同檔案的雲端儲存連結可以解決此問題。
合併後的 PDF 沒有相容性問題，也沒有安全性問題 — 它只是一個 PDF。如果收件者的電子郵件允許 PDF 附件（幾乎所有人都允許），則合併後的 Merge PDF 檔案會順利通過。對於混合受眾，其中一些收件人可能具有阻止 ZIP 的公司電子郵件安全性，以合併的 PDF 形式交付可以消除交付不確定性。
檔案大小比較
ZIP 壓縮適用於文字為主的文件，但為已壓縮的檔案（如 JPEG 影像和 PDF（通常在內部包含壓縮影像資料））提供最小壓縮。三個 PDF 的 ZIP 通常與未經壓縮的三個 PDF 組合後的大小幾乎相同，因為 ZIP 演算法無法壓縮已壓縮的內容。
正確壓縮的合併 PDF 通常小於相同 PDF 的 ZIP，因為 PDF 特定的壓縮演算法對於文件內容比通用 ZIP 壓縮更有效。如果檔案大小很重要，請在合併或壓縮合併結果之前單獨壓縮 PDF。