每週，在世界的某個地方，都會有人列印一份 PDF 表格，手動填寫，掃描回來，然後透過電子郵件發送掃描件。整個序列需要十五分鐘，並且產生的結果品質比僅在表單中鍵入的結果品質低。這種情況不斷發生的原因是一個普遍的假設：PDF 表格是用來列印的。其中許多都不是——而且那些也不需要。
兩種類型的 PDF 表單 — 及其重要性
並非所有 PDF 表單都是一樣的。了解您正在處理的類型決定了您可以用它做什麼。
互動式 PDF 表單 有內建表單欄位 - 文字方塊、核取方塊、下拉式功能表、單選按鈕。點選一個字段，會出現一個遊標。輸入您的答案。點擊下一個欄位。這些表格旨在以數位方式填寫。他們保存您的輸入，可以驗證條目，並且可以以電子方式提交。任何像樣的 PDF 檢視器都可以處理它們。
Flat PDF 表單 看起來像表單，但沒有互動欄位。線條和方框只是視覺元素——沒有什麼可以點擊的。這些通常是透過掃描紙本表單或透過在 Word 或 InDesign 中設計表單佈局來建立的，而不添加實際的表單欄位。要以數位方式填充它們，您需要一個PDF編輯器，它可以讓您將文字放置在頁面上的任何位置。
為什麼列印掃描循環持續存在
列印-掃描-電子郵件的習慣得以延續有幾個原因。有些人根本不知道可以進行數字表格填寫。其他人嘗試單擊平面 PDF 表單，發現它不起作用，並得出結論，該表單無法以數字方式填寫 - 而真正的問題是該表單缺乏交互字段，而不是數字填寫是不可能的。
還有一個信任因素。對於某些人來說，簽署列印文件並掃描它比在數位欄位中輸入姓名更為正式。這種看法在很大程度上已經過時了——在大多數司法管轄區，PDF 簽名字段中輸入的姓名與大多數標準商業文件的手寫簽名具有相同的法律效力——但它仍然存在。
發送平面表格的實際成本
當組織發送平面 PDF 表格而不是互動式表格時，他們正在將負擔轉移給每個收件者。收到平面表單的人有三種選擇：列印-填寫-掃描，使用 PDF 編輯器 手動輸入表單字段，或將不完整的表單退回。這些都不是無摩擦的。
從規模上看，這很重要。一家向每位新客戶發送統一入職表格的公司會為每次入職增加幾分鐘的摩擦。出版平面申請表的政府辦公室給沒有印表機的人造成了障礙。在內部分發平面表格的人力資源部門會產生不必要的掃描開銷。
解決辦法——將扁平化形式轉換為互動形式——是一項一次性投資，可以消除反覆出現的摩擦。互動式 PDF 表單 可以在 Adobe Acrobat Pro 中或透過其他幾種工具建立。創建後，收件人不需要額外的努力：打開、點擊、鍵入、儲存、發送。
如何在不列印的情況下填寫平面表格
如果您是平面表單的接收端並且不想列印它，PDF 編輯器是實用的解決方案。在可讓您在頁面上任意位置新增文字的工具中開啟表單 - 按一下答案所在的位置，輸入答案，將其放置在空白行或方塊上。 WukongPDF 的 PDF 編輯器 （位於 www.wukongpdf.com）處理此操作：上傳平面表單，使用文字工具填入每個字段，下載完整的版本。
結果看起來比手寫掃描更乾淨——鍵入的文字更容易閱讀，文件很小，並且沒有掃描步驟。對於需要簽署的表單，請以相同的方式以數位方式新增。完成的 PDF 看起來很專業，而且比掃描影像更容易讓收件者處理。
值得做出的改變
如果您定期向其他人發送表單，請將其轉換為互動式 PDF。如果您定期收到平面表格，請為 PDF 編輯器新增書籤並跳過印表機。無論哪種方式，列印-掃描-電子郵件循環都是一個已解決的問題——它只需要知道解決方案的存在。