一名前員工在離開公司之前對一組 PDF 文件進行了密碼保護。這些文件對於持續運作至關重要。該員工在離開前沒有記錄密碼，組織中的其他人也不知道密碼是什麼。即使組織擁有這些文件並擁有使用它們的合法權利，也無法存取這些文件進行編輯、列印或複製。這種情況在企業、政府機構和非營利組織中以驚人的頻率出現，並且在 PDF 密碼的技術保護與組織訪問其自身文件的合法需求之間造成了緊張關係。
區分兩種類型的 PDF 密碼
PDF 可以有兩個獨立的密碼：一個是必須輸入才能查看文件的開放密碼，另一個是控制編輯、列印和複製權限的擁有者密碼。只有所有者密碼的文件可由任何人開啟和檢視，但某些操作受到限制。具有開啟密碼的文件沒有密碼根本無法檢視。根據所應用的密碼類型，恢復方法會有很大差異。保護權限的所有者密碼是一個易於管理的問題。阻止所有存取的開放密碼是一個非常困難的問題。
如果前僱員僅套用了所有者密碼，則文件內容可以訪問，但會被鎖定以防止修改。在這種情況下，組織可以查看內容並使用解決方法，例如列印到新的 PDF（建立不受限制的副本），或使用 PDF 解鎖工具來刪除所有者密碼限制。如果前員工應用了開放密碼，則沒有密碼就無法以加密方式存取文件內容，且復原選項將縮小到密碼復原嘗試，檢查組織是否擁有應用密碼之前的備份副本，或確定該員工是否使用了可從其他系統復原的密碼。
僅在應用所有者密碼時恢復存取
當僅未知所有者密碼並且可以開啟文件進行檢視時，復原路徑就很簡單。使用任何 PDF 印表機驅動程式將文件列印為新的 PDF。列印到 PDF 流程會建立一個具有相同視覺內容但沒有安全限制的新文件。新文件完全可編輯、可列印和複製。原件中可選擇的文字在列印副本中仍可選擇。表單欄位和數位簽章等互動元素可能無法在列印到 PDF 的過程中完好無損，但可見內容和文字圖層會被保留。
WukongPDF 的解鎖 PDF 工具可以從內容可存取但權限被鎖定的文件中刪除所有者密碼限制。該工具處理文件的安全層並產生不受限制的副本，而無需原始所有者密碼。這種方法比列印到 PDF 更快，並且保留了更多文件的內部結構，包括列印到 PDF 可能會刪除的表單欄位和超連結。對於由於列印限製而無法列印為 PDF 的文檔，解鎖工具提供了除了密碼恢復之外不受限制的副本的唯一途徑。
當開放密碼阻止所有存取時的處理方法
當開放密碼完全阻止文件被開啟時，組織就面臨加密障礙。 PDF 內容使用從密碼衍生的金鑰進行加密，如果沒有密碼，暴力復原是唯一的技術選擇。暴力恢復的可行性取決於所使用的加密演算法。使用 RC4 加密的 PDF（在舊版 PDF 版本中使用）可以使用商用硬體在幾小時到幾天內破解，具體取決於密碼複雜性。 PDF 2.0 中使用的使用 AES-256 加密的 PDF 可以抵抗針對強密碼的暴力攻擊，並且實際上可能無法恢復。
在投資密碼恢復工具或服務之前，請用盡非技術恢復選項。檢查員工是否使用了 IT 部門可以存取的密碼管理器。檢查密碼是否記錄在任何專案文件、電子郵件或共用文件中。如果法律允許並且實際上可行，請聯繫前僱員。許多前僱員願意在專業要求時提供密碼，特別是如果這些文件顯然是該組織的財產並且該請求不會帶來對抗性影響。在技術恢復失敗的情況下，簡單詢問的社會工程方法通常會成功。
解鎖組織 PDF 時的法律和道德考慮
存取組織自己的文件的合法權利通常是明確的，但存取方法很重要。對您擁有的文件使用密碼恢復工具在法律上沒有問題。對從外部方收到的文件使用相同的工具，其中密碼由寄件者應用且未與您共享，可能會違反《電腦詐欺和濫用法》或其他司法管轄區的同等法律，即使您有存取內容的合法業務需求。對於外部密碼保護的文檔，適當的做法是聯絡寄件者並要求密碼或無限制的副本，而不是嘗試單方面刪除密碼。
透過組織金鑰管理防止未來密碼遺失
前員工密碼問題從根本上來說是組織金鑰管理失敗，而不是技術失敗。 PDF 密碼系統依設計運作，可保護文件免遭未經授權的存取。失敗在於該組織未能確保保護其資產的加密金鑰以能夠在人事變動後繼續存在的方式託管。防止再次發生需要記錄金鑰管理策略，該策略適用於所有文件密碼，而不僅僅是 PDF。
此政策應要求在文件投入使用之前，將應用於組織文件的任何密碼記錄在安全性、存取控制的密碼管理系統中。密碼管理器應支援基於角色的訪問，以便即使設定密碼的人不在，指定的管理員也可以存取文件密碼。對於高價值文檔，請考慮使用基於憑證的安全性而不是密碼。可以設定憑證安全性，以便組織管理員持有修改權限所需的私鑰，而無需了解任何單一員工設定的密碼。 PDF密碼管理基礎設施的實施成本低於單一無法存取的關鍵文件造成的業務中斷。