一份合約需要四個人簽名。銷售總監先簽名。然後是法律審查員。然後是客戶。然後首席執行官給予最終批准。每個簽名必須按正確的順序應用。每個簽名者都必須看到先前簽名後存在的文件。最终文档必须显示所有四个签名，每个签名都可以独立验证，并且每个签名都按照工作流程所需的顺序应用于文档。這是順序簽署，是合約、批准以及任何需要多方按特定順序簽署的文件的標準工作流程。
基於瀏覽器的 PDF 簽名工具透過允許將附加簽章新增至已簽署的文件來支援順序簽章。每個新簽名都會以當時存在的方式應用於文件。只要以前的簽名所覆蓋的文件內容沒有改變，以前的簽名仍然有效。簽名順序保存在簽名面板中。本指南介紹如何設定和執行順序簽署工作流程。
Sign PDF順序工作流程相當於在桌上傳遞紙本文件的數位形式。每個人依序簽名。每個簽名都會新增到文件歷史記錄中。該過程是線性的。審計追蹤已完成。
PDF 中的順序簽名如何運作
PDF 可以攜帶多個數位簽名字段，每個字段獨立應用。當第一個簽名者簽名時，簽名覆蓋了當時的整個文件內容。當第二個簽署者簽署時，他們的簽名將覆蓋第一個簽名之後存在的文檔，包括第一個簽名本身。每個後續簽章都會建立文件目前狀態的加密快照。這些簽名形成一條鏈，每個簽名都建立在前一個簽名之上。如果簽章所涵蓋的文件內容隨後被修改，則該特定簽章將失效，但後續覆蓋修改內容的簽章也可能受到影響。
PDF 閱讀器中的數位簽章面板會依時間順序列出所有簽章。每個條目顯示簽署者姓名、簽名時間和有效性狀態。有效的簽名鏈確認每個簽署者都以正確的順序批准了文件。
設定簽名順序
在應用第一個簽名之前，定義簽名順序。此順序應遵循文件的業務邏輯。合約可能會要求賣方先簽字，然後是買方。內部批准可能需要發起人，然後是經理，然後是執行人員。將序列傳達給所有簽名者。每個簽名者都應該知道誰在他們之前簽名，誰在他們之後簽名。排序方法可以防止簽署者無序簽署並擾亂工作流程。
PDF 安全簽章序列應與文件一起記錄。一個簡單的附註按順序列出所需的簽名者就足夠了。 WukongPDF 支援簽章工作流程。文檔所有者管理簽名順序。
順序工作流程的簽章類型比較
| 簽章類型 | 順序支持 | 最適合 |
|---|---|---|
| 電子（繪圖或列印） | 可以依序應用。每個簽名都是獨立的。簽名之間沒有加密依賴性 | 內部批准、身份驗證並不重要的常規文件 |
| 數位（基於憑證） | 專為順序簽名而設計。每個簽名都以加密方式覆蓋文件狀態，包括先前的簽名 | 需要可驗證簽署順序的合約、監管備案和法律文件 |
處理簽名訂單錯誤
如果簽署者不按順序簽名，則可能需要從錯誤點重新啟動文件。在應先簽署的簽署者之前套用的簽章會建立一個簽章順序不反映預期順序的文件。法律或程序影響取決於文件類型和收件人的期望。對於內部文件，簽署順序可以作為指引。對於外部合同，簽署順序可以在合約中明確規定。
Sign PDF順序工作流程由流程強制執行，而不是由 PDF 格式強制執行。該格式允許任何時間任何簽名。文件擁有者透過以正確的順序將文件分發給簽署者來控制順序。
在順序簽名過程中追蹤簽名狀態
隨著文件的簽署順序，追蹤誰已簽署以及誰正在等待簽署。一個簡單的追蹤表列出了每個簽名者、他們的預期簽名日期和實際簽名日期，提供了可見性。當進程停止時，追蹤可以防止文件留在某人的收件匣中。
簽署 PDF 追蹤表與文件是分開的。 PDF 簽章面板顯示簽署者。追蹤表顯示誰尚未簽名。它們共同提供了簽名過程的完整視圖。
當簽名者拒絕簽名時會發生什麼
序列中的簽署者可以拒絕簽名。該文件可能需要更改才能獲得批准。或者他們可能會完全拒絕該文件。簽名過程在該簽署者處停止。隨後的簽名者無法簽名，因為文件尚未超過拒絕點。
將文件傳回給始發者，並拒絕簽名者的評論。根據需要修改文件。使用修訂版本從頭開始重新啟動簽章序列。 PDF 安全順序簽名程序不允許跳過。定義序列中的每個簽名者都必須簽名。
管理多個簽署者的簽名外觀
每個簽名者的簽名外觀（頁面上的視覺表示）都可以自訂。一位簽名者可能更喜歡打字簽名。另一個可能想要一個繪製的簽名。第三個可能需要官方印章外觀。簽名外觀是在簽名時為每個簽名者配置的。文件可以顯示不同簽署者的不同簽名樣式。
然而，簽名者之間一致的簽名格式顯得更加專業。如果可能，請在簽名過程開始之前就標準簽名格式達成協議。 Sign PDF外觀一致性是專業決定，而非技術要求。
歸檔完整簽署的文件並進行完整的審計跟踪
套用所有簽章後，將已簽署的文件及其完整的簽名面板完好無損地存檔。簽名面板是審計追蹤。它證明了誰簽署、何時簽署以及以何種順序簽署。如果文件隨後被轉換為另一種格式或透過剝離簽署的工具進行處理，則審核追蹤將會遺失。
將簽署的 PDF 儲存為最終記錄。任何副本或轉換都是衍生性商品。已簽署原件的PDF 安全 檔案保留了簽名過程的證據。
處理簽名拒絕和文件修訂中序列
序列中間的簽署者可以在簽名之前請求更改。該文件必須修改，但以前的簽名現在已經過時了。使用修訂後的文件從頭開始重新啟動簽名順序。舊版本上的先前簽名將作為文件歷史記錄的一部分進行存檔。
記錄修訂以及重新啟動序列的原因。 簽署 PDF 審核追蹤應包括修訂歷史記錄，顯示文件已根據特定簽署者請求進行修訂，且簽署程序已重新啟動。
使用簽名字段與自由格式簽名放置
簽名欄位是頁面上需要簽名的指定區域。他們引導簽名者到正確的位置。自由形式的放置允許簽名者將簽名放置在頁面上的任何位置。對於多個簽名者的順序簽名，簽名欄位可防止重疊簽名並確保每個簽名者在其指定區域簽名。
在應用第一個簽名之前，為每個簽署者放置簽名欄位。使用預期的簽署者姓名或角色命名每個欄位。數位簽章欄位結構以可視方式向每位參與者傳達簽名序列。