您花了幾個小時準備簡報。幻燈片已拋光。演講者備註包含每張投影片的談話要點、數據參考和提醒。您匯出為 PDF，幻燈片看起來很棒，但演講者備註消失了。所有這些準備工作對於任何只收到 PDF 的人來說都是不可見的。您需要包含這些註釋，以便收件人能夠理解每張投影片背後的上下文和推理。
PowerPoint 可以在 PDF 匯出中包含演講者註釋，將其放置在每張投影片的下方或旁邊。附註釋的PPT 到 PDF 匯出可將簡報從視覺平台轉換為可作為獨立講義使用的綜合文件。
將 PowerPoint 匯出為 PDF 並附有演講者備註
在 PowerPoint 中，前往“文件”、“另存為”，然後選擇“PDF”。在按一下“儲存”之前，請按一下“選項”按鈕。在「選項」對話方塊中的「發佈內容」下，選擇「註釋頁」從下拉式選單中。這告訴 PowerPoint 在 PDF 輸出中包含每張投影片的演講者註解。每張投影片都顯示在其頁面頂部，下方印有演講者備註。結果是一個講義樣式的 PDF，讀者可以在同一頁上看到視覺幻燈片和解釋性註釋。
同樣在「選項」對話方塊中的「包含非列印資訊」下，檢查「文件屬性」和「用於可存取性的文件結構標籤」。第一個保留元數據，例如簡報標題和作者。第二個建立螢幕閱讀器可以導航的標籤的 PDF 結構。兩者都是每次導出時啟用的良好預設值。
註釋頁面佈局由 PowerPoint 中的註釋大師控制。前往「檢視」、「筆記大師」以自訂筆記頁面的外觀。您可以調整投影片縮圖的大小、註解文字的位置和字體，並新增頁首或頁尾元素，例如頁碼、日期或保密聲明。對註釋母版的變更適用於所有投影片，因此您配置一次佈局，它會影響匯出的 PDF 的每個頁面。
在筆記頁面和講義版面之間進行選擇
PowerPoint 提供兩種用於包含註解的匯出的版面。註釋頁面每頁顯示一張投影片，其註記如下。這是詳細審查的最佳佈局，因為每張投影片都有一整頁，並且註釋有足夠的空間。講義版面每頁顯示多張投影片，通常為 2、3、4、6 或 9 張，並附有手寫筆記行。講義版面不包括演講者備註文字。它提供了空白行，讀者可以在其中寫下自己的筆記。
如果您的目標是分享準備好的談話要點和背景，請使用註釋頁。如果您的目標是為觀眾提供緊湊的參考資料並留有書寫空間，請使用講義。這兩種佈局有不同的用途，選擇應與收件者使用 PDF 的方式相符。對於與需要完整上下文的同事共享的演示文稿，註釋頁面幾乎總是正確的選擇。
專業筆記頁面的格式提示
演講者筆記通常包含非正式語言、縮寫和提醒，這些對演講者來說有意義，但在分發的文檔中看起來很草率。在匯出註釋之前，請檢查每張投影片的註釋文字。刪除不應分享的個人提醒，例如「在此提及第三季的結果」或「詢問預算」。將縮寫詞擴展為完整術語。確保筆記讀起來是連貫的散文，而不是要點片段。對演講者有幫助的筆記不一定適合分發。
導出的 PDF 中註釋的字體大小由註釋大師控制。預設大小通常為 10 到 12 磅。如果您的筆記很長，請考慮將字體大小增加到 11 或 12 磅，以便閱讀舒適。如有需要，調整註釋母版中的投影片縮圖大小，以便為註釋文字提供更多空間。佔頁面高度 50% 的幻燈片縮圖會留下剩餘的 50% 用於註釋，這對於具有適量註釋文字的幻燈片來說是一個很好的平衡。
匯出帶有註釋的特定幻燈片
如果您只需要共用特定投影片及其註解（例如執行摘要投影片），請在「選項」下的「另存為 PDF」對話方塊中設定頁面範圍。輸入要包含的投影片編號。只有這些投影片及其註釋出現在 PDF 中。這種選擇性匯出可以保持文件的重點，並避免讓收件人因與他們不相關的幻燈片而感到不知所措。
WukongPDF 還可以處理匯出的包含註釋的 PDF，以新增投影片標題中的書籤，從而使多頁文件可導覽。上傳 PDF，使用書籤編輯器從投影片標題建立書籤，然後下載增強版本。 PDF 簡報投影片、演講者筆記和書籤的組合創建了一個綜合文檔，既可作為視覺參考，又可作為詳細的書面報告。
如果您經常將簡報共用為帶有註釋的 PDF，請將匯出設定儲存為自訂 PDF 預設。在「另存為」對話方塊中，配置選項後，您可以將目前設定儲存為預設以供將來使用。下次匯出時，從下拉清單中選擇您的預設。這樣就無需為每個簡報重新配置註解匯出設定。 WukongPDF 的PDF Export 工具還可以直接處理 PowerPoint 文件，將其轉換為包含註釋的 PDF，而無需安裝 PowerPoint。
協作簡報的團隊的特定工作流程：在匯出註釋之前，以團隊形式對註釋文字進行審查。每個團隊成員開啟 PowerPoint 文件，查看已指派的投影片上的註釋，並更新它們以反映最終商定的訊息。這種協作審查可確保會議後分發的包含註釋的 PDF 包含準確且經過審查的上下文，而不是某個人草擬的談話要點。這些筆記成為簡報正式記錄的一部分，因此它們應該得到與幻燈片本身相同的編輯關注。
對於存檔供將來參考的演示文稿，包含註釋的 PDF 比純幻燈片版本更有價值。一張寫有「第三季業績」的幻燈片圖表在上下文中是有意義的，但六個月後就變得神秘了。同一張投影片的註釋解釋了「由於 8 月推出新產品，第三季收入超出預期 12%」仍然可以無限期地理解。這些註釋將簡報從依賴簡報者的視覺輔助工具轉變為無需旁白即可傳達訊息的獨立文件。對於任何在會議之外重要的演示文稿，註釋匯出是區分專業文件和臨時幻燈片的標準。