PowerPoint 簡報專為即時交付而建置。動畫一次展示一個重點。幻燈片之間的過渡具有視覺效果。點擊即可播放嵌入式影片。匯出為 PDF 會將所有動態內容平鋪到靜態頁面中。依序顯示三個項目符號點的動畫現在在同一張投影片上顯示所有三個項目符號點，因為 PDF 捕捉了每個動畫的最終狀態，而不是序列。
PDF 無法播放動畫。但它可以記錄這些動畫應該做什麼。
將PPT匯出為PDF文件，同時保留動畫記錄意味著要么將每個動畫步驟捕獲為單獨的PDF頁面，要么在匯出的幻燈片上添加描述動畫序列的註釋。 WukongPDF 的PDF Export 工具處理基本轉換。下面的動畫文件將 PDF 格式的限制轉變為功能。
PDF 匯出過程中 PowerPoint 元素會發生什麼
靜態內容、文字、圖像、形狀、圖表直接轉換為 PDF，並保留格式。 PDF 格式不支援動畫並且被扁平化。 PDF 顯示每個動畫元素的最終狀態。一次顯示一項的項目符號清單同時顯示所有項目。按系列建立的圖表一次顯示所有系列。淡入的影像以完全不透明度顯示。
演講者備註、隱藏投影片和評論是受匯出影響的其他元素。預設情況下，大多數匯出工具不包括演講者註釋和隱藏投影片。您可以將它們包含在匯出設定中，通常位於「另存為 PDF」對話方塊中的「選項」或「設定」下。包括演講者註釋會在每張投影片下方新增註釋部分。包含隱藏幻燈片會將它們作為常規幻燈片添加到 PDF，這可能是也可能不是需要的，具體取決於隱藏幻燈片的原因。
將動畫序列擷取為單獨的 PDF 頁面
對於動畫序列是訊息一部分的關鍵演示，請將每個動畫步驟匯出為單獨的 PDF 頁面。此方法為每個動畫步驟複製一次投影片，擷取增量狀態。包含三個動畫項目符號點的投影片匯出為三個 PDF 頁面：第一頁顯示第一個項目符號，第二頁顯示第一個和第二個項目符號，第三頁顯示全部三個項目符號。 PDF 閱讀器在捲動頁面時會看到項目符號點一次出現一個。
在某些版本中，這種每張投影片多頁的方法內建於 PowerPoint 的「建立講義」功能中，並且可以透過逐步執行每個動畫狀態並匯出的巨集來實現自動化。對於包含許多動畫步驟的演示文稿，生成的 PDF 可能會很長。 20 張投影片的簡報（每張投影片平均有 3 個動畫步驟）會變成 60 頁的 PDF。包含格式為投影片編號.步驟編號的頁碼，以便讀者可以導覽至特定投影片的動畫序列。
為動畫描述加上註釋
當多頁匯出不可行時，請在匯出的 PDF 中新增描述動畫的註解。每張使用動畫的投影片上的文字方塊或便條可以描述：該投影片有三個動畫步驟，第一個項目符號，然後是第二個項目符號，然後是第三個項目符號，每個都按一下。即使 PDF 無法執行註釋，註釋也會保留演示意圖。
每張投影片的註釋需要幾秒鐘的時間，並將靜態 PDF 變成任何需要從 PDF 交付簡報的人的有用參考。僅收到 PDF 的演示者仍然可以理解預期的流程，即使他們需要手動瀏覽頁面上同時出現的項目符號點。註釋彌合了 PDF 顯示的內容和現場演示的設計目的之間的差距。
| PowerPoint 元素 | PDF 行為 | 解決方法 |
|---|---|---|
| 入口動畫 | 所有元素在最終狀態下同時可見 | 將每個步驟匯出為單獨的頁面，或註釋 |
| 幻燈片過渡 | 忽略，投影片依序出現 | 沒有解決辦法；過渡本質上是僅實時的 |
| 嵌入視頻/音訊 | 顯示海報框架或靜態佔位符 | 添加指向原始媒體文件位置的超鏈接 |
| 演講者筆記 | 預設隱藏，可以透過匯出選項包含 | 在匯出設定中啟用；列印在投影片下方 |
| 隱藏幻燈片 | 預設隱藏，可以透過匯出選項包含 | 僅當隱藏的幻燈片是上下文而不僅僅是跳過的內容時才啟用 |
在匯出的 PDF 中包含演講者備註
演講者筆記包含談話要點、資料參考和使簡報可交付的交付提示。將它們包含在 PDF 匯出中會將文件變成一個綜合的簡報包：投影片顯示觀眾所看到的內容，註釋顯示簡報者所說的內容。大多數匯出對話方塊都包含「發佈內容」選項和「註解頁面」選項。
演講者註釋會增加 PDF 頁數，但會增加不成比例的價值。附註解的 30 張投影片簡報會變成註解部分的 30 頁 PDF，檔案大小大約是純投影片版本的兩倍，但作為獨立文件更有用。對於與稍後交付的同事共享的演示文稿，包含註釋不是可選的。這就是給某人幻燈片和給他們做簡報的區別。
從 PDF 創建演示者講義
匯出的帶有演講者備註的 PDF 可以用作簡報者講義，這是一種將視覺幻燈片與談話要點相結合的文檔。使用註釋頁面佈局列印 PDF，將每張投影片放置在頁面頂部，將演講者註釋放置在其下方。如果投影片失敗，簡報者可以在交付過程中保留列印的講義作為備份，或將其作為包含視覺效果和關鍵訊息的外賣分發給觀眾。
對於觀眾講義，如果註釋包含不適合外部分發的內部談話要點，請考慮導出不帶演講者註釋的內容。單獨的匯出（一份為演示者提供註釋，另一份為觀眾不提供註釋）會多花幾秒鐘的時間，並且可以避免與客戶共享內部交付註釋的尷尬。兩次導出方法無需任何成本，並且消除了整個類別的資訊外洩。
共享前驗證導出的 PDF
開啟匯出的 PDF 並捲動每張投影片。檢查文字格式在匯出後是否保留、字體是否正確呈現、圖像和圖表是否存在且位置正確。請特別注意具有複雜版面配置、重疊元素或自訂字體的投影片。這些是最有可能具有匯出工件的幻燈片。
如果要列印 PDF，請列印一張測試幻燈片。螢幕和列印之間的顏色變化很常見，因為 PowerPoint 使用 RGB 顏色，而 PDF 列印使用 CMYK。在螢幕上看起來很專業的藍色可以印成泥紫色。如果列印與預期不符，請調整原始 PowerPoint 顏色。列印測試可以發現螢幕檢查無法發現的顏色問題。