報稅季到來，您需要找到 11 個月前購買的設備的收據。您有一個掃描的 PDF 資料夾，其中有六十或七十個，所有名稱都類似於「scan_20240318」。和“receipt_march” ——而且無法在其中進行搜尋。您逐一開啟文件，直到二十分鐘後找到正確的文件。這是一個可以解決的問題，解決這個問題所花費的時間比一次糟糕的納稅季節搜尋會議要少。
為什麼掃描收據很難找到
掃描的收據是一張影像。掃描中可見的文字——供應商名稱、日期、金額、項目——僅以像素存在。您的作業系統的搜尋無法讀取它，您的 PDF 檢視器也無法搜尋它，並且當您鍵入供應商名稱時，無論按多少 Ctrl+F 都不會顯示該裝置收據。
解決方法是 OCR——光學字元辨識。透過 OCR 工具執行 Scanned PDF 可讀取圖像、識別字符，並將真實的可搜尋文字嵌入檔案中。 OCR 後，收據包含原始圖像（因此看起來仍然完全相同）和搜尋工具可以找到的隱藏文字圖層。您搜尋“Staples”或“十一月”正確的檔案立即出現。
建構有效的收據工作流程
最持久的方法是在捕獲時將 OCR 構建到流程中，這樣每張收據從保存的那一刻起就可以搜索，而不是在以後進行追溯處理。
具有內建 OCR 功能的手機掃描應用程式會自動處理此問題。 Adobe Scan、Microsoft Lens 和類似應用程式只需一步即可拍攝收據、套用 OCR 並儲存可搜尋的 PDF。位於您的雲端儲存或下載資料夾中的檔案已經可以搜尋。無需額外處理。
對於使用平板掃描器或不帶 OCR 的基本掃描器應用程式捕獲的收據，請在掃描後透過 www.wukongpdf.com 上的 WukongPDF 的 OCR PDF 工具執行每個檔案。上傳掃描的收據，進行處理，下載可搜尋的版本。將原始文件替換為經過 OCR 處理的文件，即可立即透過內容找到收據。
命名和組織，以便兩年後您可以找到東西
OCR 使收據可按內容進行搜索，但一致的命名約定使它們可以更快地找到，並使資料夾本身一目了然。類似於「2024-03-18_Staples_office-supplies_42.50.pdf」的名稱在您開啟收據之前，會告訴您有關收據的所有資訊：日期、供應商、類別、金額。
收據檔案的實用資料夾結構：
- 第一級：年份（2024、2025）
- 第二級：類別（旅遊、辦公、設備、餐飲、軟體）
- 文件：帶有日期-供應商-金額命名的個人收據
此結構意味著您可以找到「2024 年以來的所有旅行收據」打開一個資料夾，即可看到「三月份的萬豪收據」透過在該資料夾中搜尋。日期優先的命名會自動按時間順序對所有內容進行排序。
處理積壓的不可搜尋收據
如果您已經有一個包含需要可搜尋的純影像掃描收據的資料夾，則批次方法是最有效的。不要一次處理一個，而是將它們全部收集起來並通過 OCR 批量運行。
對於數十個文件的積壓，請留出一個小時來：
- 透過 OCR 工具運行所有文件，使其可搜尋
- 隨時使用日期-供應商-金額格式重命名每個文件
- 將文件按年份/類別資料夾結構排序
- 執行測試搜尋以確認 OCR 有效 - 搜尋您知道在其中一張收據中的供應商名稱
一小時的積壓處理消除了未來數年的搜尋挫敗感。一旦系統到位並且新收據在捕獲時得到正確處理，存檔就會自行維護。
收據存檔與收據堆之間的差異
一個包含無用名稱的純圖像掃描 PDF 的資料夾就是一堆收據——技術上是數位化的，但實際上就像鞋盒紙一樣難以搜尋。經過 OCR 處理、按年份和類別組織的統一命名收據的資料夾是一個檔案 — 可查找、可搜索，並且在您實際需要某些東西時很有用。不同之處在於從今天開始一致應用的工作流程。