出差或購買一個月後，您會留下一個 PDF 收據資料夾。餐廳帳單另存為 PDF。從預訂網站下載的飯店發票。供應訂單以附件形式透過電子郵件發送。每個都是一個單獨的檔案。每一項都包含費用報告所需的日期、供應商、金額和類別。將它們單獨轉換成電子表格並手動編譯報告是重複資料輸入的練習。將所有收據轉換為一份費用報告可以從每張收據中提取相關數據，並將其組織成可供提交的結構化文件。
基於瀏覽器的 PDF 到 Excel 轉換可以從收據 PDF 中提取資料。挑戰在於收據的格式差異很大。餐廳收據的頂部是供應商名稱，垂直列出的項目以及底部的總計。飯店發票的不同部分包含日期、房費和稅金。供應訂單包含包含數量和價格的行項目。單一的提取方法無法處理所有這些問題。轉換工作流程必須夠靈活，能夠將不同格式的資料提取到一致的費用報告架構中。
根據費用管理公司 Expensify 2025 年的一項調查，員工在每份費用報告上平均花費 22 分鐘從收據中手動輸入資料（Expensify，“費用報告趨勢”，2025 年）。自動提取將這個時間縮短到幾分鐘。
收據到費用報告工作流程
使用基於瀏覽器的 PDF 到 Excel 轉換器將每張收據 PDF 轉換為 Excel。每張收據都成為一個單獨的電子表格。開啟每個電子表格並確定關鍵欄位：日期、供應商、金額、類別和任何註釋。將這些欄位複製到主費用報告範本中。此範本包含每個欄位的欄位和每張收據的一行。在處理每張收據時，請向範本新增一行。處理完所有收據後，費用報告就完成了。
對於來自同一供應商的定期收據，例如每月網路帳單或常規供應商，資料欄位顯示在一致的位置。為該供應商建立一個參考，顯示哪些儲存格包含每個欄位。在接下來的幾個月裡，參考加快了資料提取的速度。 PDF 到 Excel 轉換提供了數據。模板將其組織起來。
處理不同語言和貨幣的收據
國際收據帶來了貨幣和語言挑戰。日圓收據必須轉換為您的申報貨幣。德語收據必須包含其供應商名稱和描述，以便於分類。貨幣換算應使用交易當日的匯率，通常在收據上註明或從貨幣資料服務中取得。費用報告通常不需要收據內容的語言翻譯，因為金額和日期是數字，而供應商是專有名詞。
WukongPDF 轉換工具可從收據 PDF 中提取數據，無論語言如何。 PDF轉換器輸出準確擷取數字和日期資料。貨幣和語言處理是費用報表組裝過程中的轉換後步驟。
將原始收據附加到費用報告中
大多數費用報告系統和公司政策都要求在報告中附上原始收據。提取資料後，將所有收據 PDF 合併到一個附件檔案中。依照費用報告中顯示的順序排列收據。合併的附件提供包含所有支援文件的單一文件。費用報告電子表格提供結構化摘要。
用於費用報告的PDF 工具工作流程將報告的資料擷取與附件的文件合併結合。結果是一個完整的費用提交包：一份包含資料的電子表格和一份包含原始收據的 PDF。
處理數位收據與掃描紙本收據
線上支付系統產生並以 PDF 形式透過電子郵件發送的數位收據具有可選擇的文字。從這些文字中提取資料很簡單，因為文字是機器可讀的。掃描的紙質收據是圖像。他們需要 OCR 才能提取數據。 OCR 步驟可能會導致識別錯誤，尤其是在列印顏色淺且不均勻的褪色熱敏紙收據上。
首先處理數位收據，因為它們可以快速準確地提取。其次處理掃描的收據，並進行 OCR 和驗證。數位收據的PDF 到Excel 轉換是直接的。對於掃描收據，需要 OCR 中間步驟。
建立每月費用週期的收據處理例程
如果您每月處理費用，請建立例程。為每個月的收據建立一個資料夾。所有收據到達後將其轉換為 Excel。月底，數據已準備好用於報告組裝。這種慣例將工作分配到整個月，從而消除了月底一次性處理一堆收據的麻煩。
PDF 轉換器 收據的每月工作流程是跨時間分佈的批次。每張收據到達時都需要幾秒鐘的時間。根據預處理的資料收集月末報告需要幾分鐘的時間。
標記異常收據以供人工審核
在一批常規收據中，有些會是不尋常的。帶有手寫小費金額的餐廳收據。一張收費有爭議的飯店帳單。具有退貨信用的供應收據。自動提取可能會錯誤地處理這些數據，因為數據不遵循預期的模式。標記異常收據以供人工審核，而不是強制它們通過自動化管道。
常規收據的PDF 到 Excel 提取是自動進行的。不尋常的收據需要人工注意。混合方法可以有效地處理大多數情況，而不會影響異常情況的準確性。
存檔原始收據以用於稅務和審計目的
稅務機關和審計員要求將原始收據保留指定期限，通常為三到七年，具體取決於司法管轄區。提取費用報告的資料後，將原始收據 PDF 儲存在按年和月組織的存檔資料夾中。存檔滿足保留要求。提取的數據滿足報告要求。
PDF 工具收據工作流程可產生用於提交的費用報告和用於保留的有組織的存檔。兩者都是合規性所必需的。單獨兩者都不夠。