將電子郵件儲存為 PDF 對於儲存記錄、與不在原始執行緒中的人員共用電子郵件執行緒或將信件與相關文件一起歸檔非常有用。每個主要的電子郵件用戶端都支援這一點 - 它們之間的步驟略有不同。
如何在 Gmail 中將電子郵件轉換為 PDF
在 Gmail 中開啟電子郵件。點擊電子郵件右上角的三點選單（不是瀏覽器選單，而是電子郵件本身中的選單），然後選擇「列印」。 Gmail 開啟列印預覽。在列印對話方塊中，將目標位置變更為“另存為 PDF”，然後按一下“儲存”。電子郵件儲存為 PDF，包括寄件者、收件者、日期、主旨行和內文。
對於具有多個回應的電子郵件線程，Gmail 的列印功能會按照螢幕上顯示的順序捕獲整個線程。如果您只需要線程中的特定訊息，請在列印之前展開這些訊息並折疊其他訊息。
如何在 Outlook 中將電子郵件轉換為 PDF
在 Windows 上的 Microsoft Outlook 中，開啟電子郵件並前往「檔案」>「列印。在列印對話方塊中，選擇 Microsoft Print to PDF 作為印表機，然後按一下列印。出現提示時選擇儲存位置。在 Mac 上的 Outlook 中，前往「檔案」>「列印並使用列印對話方塊左下角的 PDF 下拉式功能表選擇另存為 PDF。
Outlook 的 PDF 輸出包括完整的電子郵件標題 - 寄件者、收件者、副本、日期、主題 - 後面是郵件正文。 PDF 中不包含附件；它們仍然作為單獨的文件。
在 iPhone 和 Android 上將電子郵件轉換為 PDF
在 iPhone 上，在「郵件」中開啟電子郵件，點擊螢幕底部的回覆箭頭，然後向下捲動以找到「列印」。在列印預覽中，向外捏縮圖，將其轉換為 PDF 視圖，然後點擊「共享」按鈕並儲存到「檔案」。
在 Android 上，在 Gmail 或郵件應用程式中開啟電子郵件，點擊三點選單，選擇“列印”，然後從印表機下拉清單中選擇“另存為 PDF”。流程的運作方式與在 Android 上將網頁儲存為 PDF 的方式相同。
在 PDF 中包含電子郵件附件
標準電子郵件到 PDF 轉換僅捕獲電子郵件正文，而不捕獲附件。如果您需要將電子郵件及其附件放在一個文件中，請單獨下載附件，將其轉換為 PDF（如果尚未轉換為 PDF），然後使用 WukongPDF 的 Merge PDF 工具以正確的順序將電子郵件 PDF 與附件 PDF 合併。
這將建立一個獨立的通訊記錄和所有相關文檔，對於法律事務、合規記錄或客戶專案檔案非常有用，其中與通訊相關的所有內容都需要儲存在一起。
組織與命名電子郵件 PDFs
電子郵件到 PDF 匯出的預設檔名通常是主旨行，該主旨行可能很長或包含會在某些檔案系統中導致問題的字元。儲存後立即將檔案重新命名為一致的名稱 - 基於日期的格式（例如 2025-06-15_ClientName_Topic）效果很好，並且在任何檔案管理器中都按時間順序排序。
如果電子郵件 PDF 由於內嵌圖像而較大，則透過 PDF 壓縮 工具運行它可以縮小檔案大小，而不影響文字內容。大多數電子郵件 PDF 壓縮效果良好，因為影像通常未針對文件儲存進行最佳化。