您有一個掃描的 PDF，您知道其中包含有用的文本，但該文本被鎖定在列印頁面的圖像內。您無法搜尋它、從中複製或從中提取資料。將掃描件直接轉換為純文字檔案可為您提供可使用的格式的文件內容：可搜尋、可複製且可供分析。該過程結合了 OCR 識別文字和提取，將其保存為乾淨的文字檔案。
將掃描的 PDF 轉換為文字的價值不僅僅在於方便。 PDF 到文本 的轉換使螢幕閱讀器可以存取文件內容，可以透過桌面搜尋工具進行搜索，並且可以透過文字分析軟體進行處理。 AIIM 2025 年的一項調查發現，與主要依賴紙本和掃描文件的組織相比，擁有系統文件數位化計畫的組織在搜尋資訊上花費的時間減少了 38%（AIIM，“智慧資訊管理產業現況”，2025 年）。
可搜尋 PDF 和純文字輸出之間的區別
許多 OCR 工具都會產生可搜尋的 PDF 作為其預設輸出。原始掃描影像保留在原處，並在其後面添加隱藏文字圖層。您可以在 PDF 中搜尋和選擇文本，但文本仍包含在 PDF 容器中。轉換為獨立文字檔案會完全刪除 PDF 容器，只留下已識別的文字。
與可搜尋的 PDF 相比，純文字檔案有幾個實際優勢。它可以在任何裝置上的任何文字編輯器中立即開啟。它可以直接貼到電子郵件、文字處理程式或網頁表單中。它可以透過命令列工具、搜尋實用程式和文字分析腳本進行處理。其檔案大小通常是原始掃描 PDF 的百分之一到百分之五，因此易於儲存和共用。
在處理主要包含文字且很少有圖像或格式要求的掃描 PDF 文件時，純文字通常是最有用的輸出格式。代價是所有格式、圖像和佈局都會遺失。如果文件結構很重要（例如表格或表單），請考慮使用結構化輸出格式，例如 CSV 或格式化 Word。
運行 OCR 進行文字擷取
OCR 輸出的品質決定了產生的文字檔案的品質。執行 OCR 之前，請檢查掃描品質。 300 DPI 或更高解析度的掃描比 150 DPI 掃描的辨識效果明顯更好。如果掃描太暗、太亮或對比度不均勻，請在 OCR 之前執行影像清理預處理以標準化影像。
為 OCR 引擎選擇正確的語言。使用錯誤的語言設定會迫使引擎猜測不相容字元集中的字元映射，從而產生垃圾輸出。對於多語言文檔，選擇多語言語言包或分段處理文檔，對每個部分應用適當的語言。
大多數OCR PDF工具允許您選擇輸出格式。如果該工具提供純文字或 TXT 輸出選項，請選擇它以直接從掃描的 PDF 轉換為文字檔案。如果工具僅輸出可搜尋的 PDF，請在第二步驟中使用文字擷取工具將可搜尋的 PDF 轉換為文字，或只需選擇 PDF 中的所有文字並將其複製到文字編輯器即可。
清理 OCR 輸出
OCR 輸出從來都不是完美的。識別引擎會出錯，特別是在字體不常見、列印品質不佳或佈局複雜的情況下。清理 OCR 文字涉及消除偽影、修復識別錯誤以及恢復原始段落結構。所需的清理量取決於掃描品質和所使用的 OCR 引擎。
常見的 OCR 偽影包括字元之間的額外空格、缺少段落分隔符號以及引擎將雜訊誤識別為文字的隨機字元。拼字檢查器可以捕獲許多錯誤識別的單詞，但它會錯過正確拼寫的錯誤單詞，其中 OCR 輸出形成的有效單詞不是原始文檔中出現的單詞。
對於準確性至關重要的文檔，請根據原始掃描件校對全文。大聲朗讀 OCR 輸出會使錯誤更加明顯，因為大腦處理口語的方式與書面文字的方式不同，會捕捉視覺閱讀可能會跳過的單字替換。
自動化掃描到文字管道
如果您定期將掃描的 PDF 轉換為文本，自動化流程可以節省大量時間。自動化工作流程會監視新掃描 PDF 的資料夾，對每個 PDF 執行 OCR，提取文本，執行標準清理操作，並將文本文件儲存到輸出資料夾。整個過程在後台運行，無需人工幹預常規轉換。
WukongPDF 透過瀏覽器提供 OCR 和文字擷取，處理您的掃描文檔，而無需將其上傳到外部伺服器。可以直接從瀏覽器介面將輸出儲存為文字檔案。
對於大量掃描到文字的轉換，請考慮批次處理。大多數 OCR 工具可以使用一致的設定按順序處理多個檔案。使用相同設定的批次可確保所有輸出檔案遵循相同的格式和品質標準。
將掃描的 PDF 轉換為純文字時，檔案大小會顯著減少。 60 頁的掃描 PDF（圖像佔用 30 MB）將產生大約 150 到 250 KB 的文字文件，不到原始大小的百分之一。這種壓縮比使純文字成為視覺外觀不重要的文件（例如信件、會議記錄和參考資料）長期歸檔的理想格式。
從包含表格的掃描文件中提取文字時，純文字輸出很少保留表格結構。列交錯，行對齊遺失，單元格邊界消失。對於包含表格資料的掃描文檔，請考慮提取為結構化格式，例如 CSV 或格式化 Excel，而不是純文字。這些格式保留了對於數值資料至關重要的行列關係。
掃描文件的 OCR 準確性因文件期限和狀況而異。 20 世紀 80 年代及更早時期印刷的文件經常使用現代 OCR 引擎未經培訓的字體和列印技術，從而導致準確性較低。帶有狐臭的文檔（舊紙張上出現的棕色老年斑）會混淆二值化步驟。對於歷史文檔，在開始專案之前設定有關 OCR 準確性的現實期望可以防止對結果感到失望。
將掃描的 PDF 轉換為文字後，使用桌面搜尋工具索引產生的文字檔案或將其新增至文件管理系統。文字不僅可以在其內部搜索，而且可以在整個文件集中搜索。這就是掃描到文字轉換真正提高生產力的地方：透過搜尋短語、名稱或日期，在數百個文檔中找到正確的文檔，而不是打開每個掃描的 PDF 並閱讀它。
對於包含敏感資訊的文檔，純文字輸出需要與原始掃描 PDF 相同的安全處理。包含社會安全號碼、財務資料或個人健康資訊的文字檔案與包含相同資訊的掃描影像一樣敏感。對文字輸出套用與來源文件相同的存取控制、加密和保留策略。
對於使用變音標記（例如法語重音、德語元音變音或西班牙語波形符號）的語言的掃描文檔，請驗證 OCR 輸出是否正確保留這些標記。某些 OCR 引擎在辨識過程中會移除變音標記，並輸出不含標記的基本字元。每個重音 e 都變成普通 e 的法語文件可能仍然可以被人類閱讀，但它在技術上是不正確的，並且可能會在需要精確文本的正式或法律上下文中引起問題。
處理大量掃描 PDF 時，優先考慮品質而不是速度。以最高精度設定（通常是最慢的）運行 OCR 可以減少清理時間。快速模式 OCR 和準確模式 OCR 之間的字元準確度差異可能是 5 到 15 個百分點，對於 100 頁的文檔，這種差異意味著數千個單獨的字元錯誤，必須手動查找和修復。
如果掃描的 PDF 除了列印文字之外還包含手寫註釋，OCR 引擎將嘗試識別兩者。在所有 OCR 引擎中，手寫辨識的準確度明顯低於印刷文字辨識。對於僅列印文字重要的文檔，請考慮使用可以忽略手寫區域的 OCR 工具，或在處理之前手動從掃描中刪除註釋。這會產生更清晰的文字輸出，而無需手寫識別經常引入的隨機字元序列。
當掃描到文字工作流程將掃描的 PDF 轉換為文字時，它成為一種習慣而不是一個項目，效果最佳。在收到每個掃描文件時對其進行處理，而不是累積積壓。到達後轉換一份掃描的 PDF 需要兩分鐘。一個包含一年累積掃描的資料夾需要一個下午的時間。同樣的原則也適用於命名和組織輸出文字檔：立即應用一致的約定比追溯重組更容易。
從掃描的 PDF 輸出的組織良好的文本文件將成為文件庫中永久的、可搜尋的資產，比原始掃描更持久，並且在源文件數位化幾十年後仍然可以存取。
在接下來的幾年中，您在正確的 OCR 設定上投入的精力會在輕鬆搜尋方面獲得多次回報。
| 輸出格式 | 最適合 | 蜜餞 | 輸 |
|---|---|---|---|
| 純文字 (.txt) | 搜尋、複製、分析、歸檔 | 文字內容 | 格式、圖像、表格、佈局 |
| 可搜尋的 PDF | 具有搜尋功能的閱讀 | 原始外觀+隱藏文字圖層 | 視覺上沒有什麼；文字圖層可能有錯誤 |
| 格式化的Word (.docx) | 保留版面的編輯 | 文字+基本格式+圖像 | 複雜的佈局、向量圖形 |
| CSV/Excel | 表格資料擷取 | 行/列結構 | 敘述性文字、格式、圖像 |