為何超出電子郵件附件限制的 PDF 需要壓縮
這值得檢查。電子郵件附件限制是人們需要壓縮 PDF 最常見的原因。 Gmail 和 Outlook 的附件大小上限均為 25 MB。許多企業電子郵件伺服器施加了更嚴格的限制，有時低至 10 兆位元組。從高解析度影像、掃描文件或設計軟體輸出建立的 PDF 很容易超出這些限制。 PDF 壓縮作業可減少檔案大小以適應附件限制，同時盡可能保持文件品質。
針對影像解析度的壓縮可最大程度地減少典型 PDF 文件的檔案大小。
壓縮文件的預期用途決定了可接受的最低壓縮品質等級。
壓縮不僅僅是在限制下進行擬合。較小的 PDF 上傳速度更快，當您的連線速度較慢或按流量計費時，這一點很重要。對於收件人來說，它的下載速度更快，這對於他們在具有蜂窩連接的手機上檢查電子郵件時很重要。它在寄件者和收件者的電子郵件帳戶以及本地儲存中佔用的儲存空間較少。
減少 PDF 大小的目標是找到文件完全可用於其預期目的的最小文件大小。用於螢幕閱讀的 PDF 可以比用於高品質列印的 PDF 進行更嚴格的壓縮。了解文件的目標位置有助於您選擇正確的壓縮級別，而不會過度優化大小而犧牲品質。
針對不同類型 PDF 內容的壓縮方法
PDF 壓縮的工作原理因文件包含的內容而異。純文字 PDF 主要透過刪除冗餘結構資料和優化字體嵌入來壓縮。檔案大小的減少幅度不大，通常為 10% 到 30%，因為文字資料已經很有效率了。起始大小為 2 MB 的文字 PDF 可以壓縮到 1.5 MB。
影像較多的 PDF 透過降低嵌入影像的解析度和品質來進行壓縮。檔案大小可以顯著減少，通常減少 50% 到 80%，因為圖像構成了檔案的絕大多數。包含高解析度照片的 PDF（起始大小為 30 MB）可以透過影像優化壓縮到 10 MB 以下。正常螢幕觀看尺寸下的視覺差異通常是難以察覺的。
掃描的 PDF 完全由頁面影像組成，其壓縮方式與影像較多的 PDF 類似。掃描的頁面影像被縮減取樣並壓縮以減小檔案大小。對於在螢幕上閱讀的文檔，壓縮到 150 DPI 通常會產生小 60% 到 80% 的文件，並且不會造成明顯的品質損失。對於可列印的文檔，200 至 300 DPI 可以保持列印質量，同時與原始掃描解析度相比仍可減小文件大小。
PDF分享工作流程受惠於了解您的文件需要什麼類型的壓縮。壓縮後對範例頁面進行快速目視檢查，確認設定適合您的內容。同一文件中的不同頁面可能有不同的壓縮需求，特別是在混合文字頁面、圖像頁面和掃描頁面的文件中。
如何在 Windows 和 Mac 上壓縮 PDF 以用於電子郵件
在 Windows 上，PDF-XChange Editor 和類似的免費工具包含壓縮選項。開啟 PDF，前往“檔案”，選擇“另存為最佳化”或類似選項，然後選擇壓縮設定。大多數工具都提供針對不同品質級別的預設壓縮級別，例如螢幕、電子書、列印和印刷。對於電子郵件附件，螢幕或電子書預設通常會產生大小和品質的最佳平衡。
在 Mac 上，預覽包含一個 Quartz 過濾器，用於減少檔案大小。在“預覽”中開啟 PDF，前往“檔案”，選擇“匯出”，然後從“Quartz 過濾器”選單中選擇“縮小檔案大小”。預覽應用影像壓縮和元資料剝離來產生較小的檔案。輸出品質通常適合螢幕查看，但可能不足以列印文件。
WukongPDF 的PDF 壓縮 工具適用於任何瀏覽器，並提供多個壓縮等級。上傳 PDF，選擇所需的壓縮強度，從最小質量損失的輕度優化到最大程度減少檔案大小的強力壓縮，然後下載壓縮結果。該工具可以智慧地處理文字和圖像壓縮，並對每種內容類型應用適當的方法。
對於經常性的壓縮需求，基於瀏覽器的方法無需安裝或更新專門用於壓縮的 PDF 軟體。無論您使用什麼作業系統或設備，該工具始終可用並產生一致的結果。
發送前檢查壓縮的 PDF
壓縮後，打開壓縮的 PDF 並滾動瀏覽每一頁。檢查文字是否清晰易讀。檢查影像是否清晰，沒有像素化或色移。檢查所有圖表、圖形或圖解是否清晰，因為這些元素對壓縮偽影最敏感。對壓縮輸出進行快速品質檢查可防止傳送收件者無法閱讀的文件。
比較壓縮前後的檔案大小，以確認操作達到了預期的減少量。如果壓縮檔案仍然超出電子郵件附件限制，請增加壓縮強度並重試。如果文件大小幾乎沒有變化，則 PDF 可能主要是文本，只有很少的圖像內容需要壓縮。在這種情況下，請檢查檔案大小膨脹的其他來源，例如不必要的嵌入字體或元資料。
如果在達到目標檔案大小之前壓縮使品質下降到無法接受的程度，請考慮壓縮的替代方案。將 PDF 拆分為多個部分，每個部分都不超過附件限制。
使用雲端儲存連結而不是電子郵件附件。透過文件傳輸服務發送文件。壓縮是處理大型 PDF 的多種工具之一，有時不同的方法對於特定文件效果更好。
對於溫度敏感的情況，品質損失是不可接受的，文件必須作為電子郵件附件發送，壓縮到符合限制的最高品質，並在電子郵件中添加註釋，以便在需要時透過替代方法發送全品質的原始文件。接收者可以立即查看壓縮版本，如果他們的特定用途需要更高的質量，則可以要求原始版本。
影像解析度和檔案大小之間的關係是直接且可預測的。將 PDF 中每個影像的解析度減半（從 300 DPI 到 150 DPI）可將總影像資料減少約 75%，因為每個影像包含四分之一的像素。
這種顯著的降低就是影像解析度成為 PDF 壓縮的主要目標的原因。對於在螢幕上查看的文檔，在正常觀看距離下 150 DPI 通常與 300 DPI 沒有什麼區別，這種降低幾乎沒有明顯的品質損失。
對一個 PDF 產生良好結果的壓縮設定可能對另一個 PDF 產生較差的結果。由文字和簡單圖表組成的 PDF 幾乎在任何設定下都可以很好地壓縮，因為該文件主要是文字數據，這已經很高效了。由高解析度照片組成的 PDF 需要更仔細的壓縮，因為過度的影像下取樣會明顯降低照片品質。在處理整個文件之前在代表性頁面上測試壓縮可以確定該特定內容的正確設定。
對於要列印的壓縮 PDF，可接受的最低影像解析度取決於觀看距離。在標準信紙上列印並在一定距離處查看的文件需要 200 至 300 DPI 才能獲得清晰的文字和圖像。從幾英尺外觀看的海報或橫幅可以使用 100 到 150 DPI，因為觀看距離會使較低的解析度難以察覺。將壓縮設定與預期的觀看條件相匹配，可以避免過度壓縮（導致品質下降）和壓縮不足（導致檔案過大）。
WukongPDF 的壓縮工具提供多個強度等級和預覽模式，可在您進行壓縮之前顯示預期的輸出品質。此預覽消除了壓縮、檢查和重新壓縮的反覆試驗，直到找到大小和品質的正確平衡。
對於結合文字和高解析度圖像的文檔，選擇性壓縮會對同一 PDF 中的不同內容類型應用不同的壓縮等級。文字以完整品質保留，因為它只佔檔案大小的一小部分。圖像會被更積極地壓縮，因為它們佔檔案大小的大部分。在相同質量水平下，這種選擇性方法產生的檔案比均勻壓縮更小，因為壓縮在影響最大的地方應用，在影響最小的地方抑制。
對於大多數圖像較多的 PDF，可以實現將檔案大小減少 80%，同時保持視覺品質的壓縮。關鍵是要了解螢幕顯示的像素遠少於印表機所需的像素，並且將影像壓縮到螢幕解析度而不是列印解析度可以消除接收者永遠不會看到的像素資料。壓縮到 150 DPI 的照片在螢幕上看起來與原始 300 DPI 照片相同，但檔案小 75%。
對於從 Microsoft Office 應用程式建立的 PDF，原始應用程式通常提供比第三方 PDF 壓縮工具更好的壓縮，因為應用程式可以在初始匯出期間最佳化 PDF 結構，而不是嘗試壓縮已建立的 PDF。如果可能，請調整原始應用程式中的影像解析度和壓縮設定並匯出新的 PDF，而不是壓縮現有的 PDF。
許多 PDF 壓縮工具還在您進行壓縮之前提供估計輸出檔案大小的預覽。此預覽消除了壓縮、檢查檔案大小以及使用不同設定重新壓縮直到檔案符合電子郵件限制的嘗試和錯誤。輸入您的目標檔案大小，工具會計算實現該目標所需的壓縮設置，從而在第一次嘗試時產生完全符合您所需大小的壓縮 PDF。