報告是超大 PDF 最常見的來源之一。圖表、圖形、表格、螢幕截圖和徽標會快速增加，當準備發送季度報告時，最終文件太大而無法輕鬆透過電子郵件發送的情況並不罕見。好消息是，如果您從一開始就養成良好的習慣，那麼大多數規模都是可以預防的。以下是如何在不影響簡報的情況下保持報告 PDF 的精簡。
匯出前最佳化圖表和圖形
在 Excel 或 PowerPoint 中建立的圖表在儲存到 PDF 時通常會匯出為高解析度影像 — 遠高於螢幕閱讀所需的解析度。在頁面上以 10 公分寬顯示的長條圖不需要以 2400 像素寬儲存。
在 Word 和 PowerPoint 中，在產生 PDF 之前檢查匯出或儲存設定。尋找影像品質或解析度選項並將其設為 150 DPI 以取得僅螢幕報告。如果要列印報告，300 DPI 就足夠了 - 任何高於該值的值都會增加文件大小，但在紙上沒有明顯的好處。
基於向量的圖表（在 Excel 或 PowerPoint 中本地創建，而不是作為圖像插入）自然更小，並且可以縮放而不會造成品質損失。盡可能將圖表保留為本機對象，而不是將其貼上為螢幕截圖。
在源頭壓縮影像，而不僅僅是在結尾處
插入報告中的照片和螢幕截圖是檔案大小的主要驅動因素。視網膜顯示器上的單一未壓縮螢幕截圖可能有 3–5MB。將其中 6 個內容放入報告中，在考慮內容之前您就已經推送了 30MB。
解決方法是在插入圖像之前壓縮圖像，而不是在生成 PDF 之後。在 Word 中，選擇所有圖像並使用「壓縮圖片」選項（右鍵單擊圖片 > 壓縮圖片）可立即降低整個文件的解析度。將其設定為「電子郵件」(96 DPI) 以進行輕量級共享，如果您想要稍微好一點的質量，則將其設為「螢幕」(150 DPI)。
如果您已經匯出了 PDF，www.wukongpdf.com 上的 WukongPDF 的 PDF Compression 工具可以顯著減少檔案大小。中等壓縮通常是報告的正確設定 - 它顯著減小大小，同時保持文字和圖表清晰。
使用一致的標準字體
自訂或裝飾字體完全嵌入 PDF 文件中，這會增加重量。使用三種不同自訂字體的報告可以在任何內容之前僅攜帶數百千位元組的字體資料。標準系統字體（例如 Arial、Calibri、Times New Roman 和 Georgia）要么已經在接收者的設備上可用，要么嵌入得更高效。
對於大多數商業報告來說，乾淨的標準字體看起來很專業，並且使文件保持簡潔。為封面或品牌元素保留真正能增加價值的自訂字體，而不是在整個正文中使用它們。
匯出前刪除不需要的元素
報告在起草過程中通常會累積無形的重量——追蹤的變更、評論、隱藏的幻燈片或部分、修訂歷史記錄和草稿水印。在匯出最終的 PDF 之前，請執行一次清理：
- 接受或拒絕所有追蹤的更改
- 刪除所有評論
- 刪除所有不適合最終版本的隱藏部分
- 如果您的軟體儲存了文件的修訂歷史記錄，請清除它
出於隱私原因，這也是一個很好的做法 - 追蹤的更改和評論可以包含故意從最終版本中刪除但在文件中仍然可讀的內容。
將長報告分成幾個部分以便共享
並非每個收到報告的人都需要完整的文件。執行摘要受眾不需要 40 頁的附錄。區域團隊不需要全球細分。如果報告針對不同的受眾有不同的部分，請在發送之前將其拆分，而不是壓縮大文件並希望它適合透過電子郵件。
這種方法也使報告更有用——人們更有可能閱讀一份 8 頁的重點文檔，而不是一份 60 頁的綜合性文檔。將完整版本發送給需要它的利益相關者，並將有針對性的摘錄發送給其他人。
當報表已經太大時最簡單的修復
如果報表已匯出且尺寸過大，請在 www.wukongpdf.com 處使用 WukongPDF 縮小 尺寸 。上傳文件，選擇中等壓縮，然後下載可以乾淨地透過電子郵件發送的版本。它需要不到一分鐘的時間，並且不會明顯影響標準業務報告的文字品質或圖表可讀性。