歸檔 PDF 與保存 PDF 不同。儲存的 PDF 以其上次使用時的狀態保存在您的硬碟上。存檔的 PDF 經過清理、壓縮和格式化，以便長期儲存：幾十年後仍可讀，沒有不必要的膨脹，並且經過組織，以便在需要時可以找到正確的文件。差別在於現在幾分鐘的準備和之後幾個小時的沮喪。
歸檔的清理過程針對三個目標：檔案大小、有效率地儲存。元資料和結構，用於可發現性。並符合格式要求，以便將來閱讀。每個目標都有特定的步驟來準備 PDF 以實現長期儲存。
下表概述了清理步驟、其目的以及建議的順序。
| 步驟 | 行動 | 目的 | 所需工具 |
|---|---|---|---|
| 1 | 壓縮至存檔品質：無損壓縮可保留所有內容，但透過結構優化來減少檔案大小 | 減少儲存佔用空間而不犧牲可讀性 | 壓縮工具 |
| 2 | 新增或更新元資料：標題、作者、主題、關鍵字和建立日期 | 使文件可透過搜尋發現；向多年後發現該文件的人解釋該文件的含義 | PDF編輯器 |
| 3 | 刪除隱藏資料：舊元資料、修訂歷史記錄、嵌入縮圖、未使用的對象 | 刪除與存檔版本無關的資訊；減小檔案大小 | 元資料清理工具 |
| 4 | 如果文件超過 10 頁，請加書籤 | 使存檔檔案可導航，無需捲動每一頁 | PDF編輯器 |
| 5 | 如果文件包含掃描頁面，則進行 OCR | 使掃描內容可搜尋；如果沒有 OCR，掃描的頁面對於搜尋工具來說是不可見的 | 光學字元辨識工具 |
| 6 | 使用一致的檔案命名約定重命名 | 使文件可以僅透過文件名來識別；包括日期、文件類型和描述 | 文件管理器 |
選擇正確的存檔格式
標準 PDF 足以滿足大多數歸檔需求。 PDF/A 是一種專門的存檔格式，它嵌入所有字體、禁止外部依賴性並限制將來可能變得不可讀的功能，例如 JavaScript 和外部文件引用。許多司法管轄區的政府和法律檔案都需要 PDF/A。對於個人和商業歸檔，經過精心準備的標準 PDF 就足夠了。
標準 PDF 和 PDF/A 之間的PDF Archive 決定取決於所需的壽命。您五年內需要閱讀的文件可以放心地使用標準 PDF。三十年後必須可讀的文檔應該使用 PDF/A。該格式將渲染所需的所有內容嵌入到文件本身中，使其獨立且能夠適應未來字體可用性和渲染技術的變化。
整理存檔的 PDF 以供日後檢索
如果三年後你找不到它，那麼完美的 PDF 就毫無用處。命名約定、元資料和資料夾結構一起作為一個檢索系統。文件名告訴您該文檔是什麼。元資料告訴搜尋工具文檔包含什麼。資料夾結構會將相關文件分組，因此瀏覽與搜尋一樣有效。
WukongPDF 的PDF 壓縮 和編輯工具處理準備 PDF 存檔的清理步驟。壓縮以減少大小，添加元資料以提高可發現性，並添加 OCR 掃描內容以提高可搜尋性。準備好的文件可以長期儲存在您用來管理存檔文件的任何系統中。
測試存檔檔案的未來可讀性
每年一次，打開一些隨機選擇的存檔 PDF 並驗證它們仍然可讀。軟體變更、作業系統更新和預設 PDF 閱讀器發生變化。三年前完美開啟的文件可能在目前版本的 PDF 閱讀器中無法正確呈現。對存檔進行抽查可以發現格式損壞，以免影響重要文件。如果檔案無法打開，您仍然有時間在轉換工具消失之前對其進行轉換。