翻譯 PDF 似乎很簡單：提取文本，透過翻譯引擎運行它，然後將其放回去。但 PDF 將文字儲存在定位塊中，而不是流動段落中。翻譯後的文字幾乎總是比原文更長或更短。英文文件的德文翻譯擴展了 20% 到 30%。一份中文翻譯合約。翻譯後的文字不再適合為原始語言設計的空間。結果是文字方塊溢出、佈局損壞，文件看起來像是由從未見過頁面的演算法組裝的。
在 PDF 翻譯過程中保留格式需要了解 PDF 的哪些元素將在翻譯過程中保留下來，以及哪些元素隨後需要手動調整。本指南涵蓋了翻譯工作流程，可最大限度地保留內容並清楚地識別需要您注意的內容。
根據語言服務產業組織 Nimdzi 的 2025 年報告，2022 年至 2025 年間，文件翻譯需求成長了 34%，其中 PDF 佔翻譯商業文件的 60% 以上（Nimdzi，《2025 年全球語言服務市場報告》）。數量正在增加。格式化挑戰則不然。
保留最多格式的翻譯工作流程
最高保真度翻譯工作流程不會直接翻譯 PDF。它提取文本，翻譯它，然後重建文件。首先將 PDF 轉換為可編輯格式（例如 Word）。轉換保留文件結構：標題、段落、表格和圖像全部傳輸到可編輯文件。使用翻譯工具或服務翻譯 Word 文件。然後在轉換回 PDF 之前檢查並調整 Word 中的格式。
此工作流程比直接 PDF 翻譯保留了更多格式，因為 Word 本身可以處理文字重排。當翻譯後的文字展開時，Word 會自動將內容推送到下一行或下一頁。 PDF 編輯器不會重排文字。他們將角色放置在固定位置。透過可編輯格式的翻譯 PDF工作流程完全避免了固定位置約束。
當直接 PDF 翻譯是唯一選擇時
如果 PDF 無法轉換，因為它包含掃描圖像而不是文本，或者因為佈局太複雜而無法處理轉換，則直接翻譯是後備方案。基於瀏覽器的 PDF 翻譯工具會提取文字圖層，進行翻譯，然後將翻譯覆蓋到原始文件上。佈局被保留，因為底層頁面結構沒有改變。但翻譯後的文字幾乎肯定會溢出或低於其原始空間。
直接翻譯後，以 100% 縮放查看每一頁。找出超出其容器範圍、與相鄰元素重疊或在句子中間被切斷的文字。這些問題在直接PDF翻譯中是不可避免的，需要手動調整。 PDF 格式 的挑戰是翻譯文本和原始佈局之間存在根本的緊張關係。接受需要進行一些手動清理。
處理文字擴展和收縮
文本擴展因語言對而異。英語到德語的擴展通常為 20% 到 30%。英語到西班牙語的比例擴大了 15% 至 25%。英語到法語擴展了 15% 到 20%。英語到中文的合約佔 20% 到 40%。了解語言對的預期擴展或收縮有助於您預測會出現格式問題的位置。密集的段落是擴展造成最大損害的地方。具有大量空白的開放式佈局更加寬容。
WukongPDF 的PDF 工具 平台支援提取-翻譯-重建工作流程。將 PDF 轉換為 Word，翻譯內容，然後再轉換回來。格式化之所以得以保留，是因為您可以在每個步驟中控制它，而不是相信自動化過程可以使其正確。
在交付之前檢查翻譯後的 PDF
翻譯後的 PDF 需要三審。語言審核檢查翻譯是否準確、自然。佈局檢查會檢查文字是否遺失、重疊或被切斷。功能審查檢查連結是否仍然有效，表單欄位是否仍可填寫，書籤是否仍指向正確的頁面。每一次審查都會發現其他人錯過的錯誤。跳過其中任何一個都可能會帶來語言上正確但實際上無法使用的文檔的風險。
如果您不會說目標語言，請讓母語人士審查翻譯。機器翻譯品質已顯著提高，但仍會產生非使用者無法捕捉到的錯誤。由母語人士進行的五分鐘審查可以發現那些會讓您在客戶或合作夥伴面前感到尷尬的錯誤。