送交法庭的 PDF 不僅僅包含其頁面的可見內容。它帶有作者姓名，可以識別起草該文件的具體律師。建立日期準確揭示文件的準備時間。修改歷史記錄顯示準備過程中所做的每一次編輯。揭示使用了哪些工具的軟體識別碼。可能是引用內部網路位置的註解、修訂標記或嵌入檔案路徑。正常查看文件時，這些元資料都不可見。任何知道如何開啟文件屬性的人都可以存取所有這些內容。在法律背景下，元資料可以揭示律師的工作成果、內部策略或經過精心起草的可見文件來保護的特權通訊。
在法庭提交之前清除 PDF 中的元資料是許多司法管轄區的強制性步驟，也是所有司法管轄區的最佳實踐。清理過程會刪除可能損害客戶機密、洩漏訴訟策略或違反法院有關電子歸檔規則的隱藏資料。本指南介紹了要刪除的內容以及如何驗證清潔是否完成。
據美國法院行政辦公室稱，電子提交文件中的元資料已成為多項法院命令的主題，要求律師確保在提交之前刪除隱藏資料（美國法院，“電子歸檔要求”，2024）。
法庭歸檔前要檢查的元資料字段
| 元資料欄位 | 它揭示了什麼 | 建議措施 |
|---|---|---|
| 作者 | 建立或最後編輯文件的人員的姓名。可以確定特定的律師或工作人員 | 替換為律師事務所名稱或備案律師。刪除個別員工姓名 |
| 創作者/製作人 | 建立 PDF 的軟體應用程式。揭示文件準備中使用的工具 | 一般情況下可以接受離開。如果法院需要特定的 PDF 建立軟體，則可能相關 |
| 建立和修改日期 | 顯示文件首次建立和最後修改時間的時間戳記。透露準備時間表 | 一般情況下可以接受離開。提交日期是法庭記錄的問題。修改日期可能會顯示最後一刻的更改 |
| 主題和關鍵字 | 可能包含內部專案程式碼、客戶名稱或案例策略標籤的描述性元數據 | 僅刪除或替換為案例編號和文件標題。不包括內部分類 |
| 評論和修訂歷史 | 文件中嵌入的內部評論、追蹤變更歷史記錄和審閱者註釋 | 必須徹底清除。評論和修訂歷史記錄是無意中洩露元資料的最常見來源 |
使用基於瀏覽器的元資料清理工具
將 PDF 上傳到基於瀏覽器的工具，該工具提供元資料清理或清理功能。該工具掃描文件中的隱藏資料並顯示所發現內容的清單。查看清單並選擇要刪除的項目。至少刪除作者姓名、主題和關鍵字、評論和修訂歷史記錄。執行清理操作並下載清理後的檔案。開啟清理後的文件並透過檢查文件屬性進行驗證。您想要刪除的每個欄位都應該為空或替換為您指定的值。
WukongPDF 處理 PDF 並支援元資料審查。 PDF安全元資料清理步驟應該是歸檔前的最後操作，在所有內容編輯和格式調整完成後執行。
驗證元資料清理是否完成
清理後，在顯示完整文件屬性的閱讀器中開啟 PDF。檢查每個元資料欄位。確認作者、主題和關鍵字欄位為空或僅包含您有意放置在其中的資訊。在文件中搜尋任何應刪除的文字。驗證需要兩分鐘，是提交前的最後檢查。對方律師發現的元資料外洩是一個問題。您在提交之前發現並修復的元資料外洩則不是。
法庭文件中元資料的PDF Legal標準是，文件不應包含除列印頁面上可見內容之外的任何隱藏資訊。元資料清理過程確保符合此標準。
編輯和元資料清理：兩個獨立的步驟
密文從頁面中刪除可見內容。元資料清理從文件結構中刪除隱藏資料。兩者都必須在法庭提交之前按照正確的順序執行。先編輯一下。編輯完成並驗證後，清理元資料。清理步驟可能會刪除有關編輯過程本身的信息，這是可以接受的。
完成這兩個步驟後，進行最終審核。驗證已編輯的內容是否已消失且元資料欄位是否乾淨。法院備案的PDF Legal標準要求對可見資訊和隱藏資訊進行適當管理。單獨採取任何一步都是不夠的。
帶有展品的電子歸檔文件的元資料清理
法庭文件通常包括一份主要文件和多個證據。歸檔包中的每個檔案都必須清除其元資料。主文檔最受關注，因為它包含主要內容。展品更容易被忽視，因為它們是證明文件。展覽中的元資料揭露與主文件中的元資料揭露一樣存在問題。
透過相同的元資料清理工作流程處理歸檔包中的所有檔案。清理後，驗證每個文件，而不僅僅是主文檔。 PDF Legal元資料標準適用於整個歸檔，而不是選擇性地適用於最明顯的文件。
為定期歸檔建立元資料清理清單
定期歸檔文件的律師事務所和法律部門可以從元資料清理清單中受益。檢查表列出了要檢查的每個欄位、每個欄位可接受的值以及驗證步驟。每次提交之前，請仔細檢查清單。此清單標準化了清理過程，並確保在截止日期壓力下準備文件時不會忽略任何欄位。
PDF 安全元資料清單應該是一個動態文件。當法院發布有關電子文件中元資料的新指南時，請更新清單。當更新的 PDF 建立軟體引入新的元資料欄位時，請將其新增至清單。清單隨著歸檔要求的變化而變化。
處理從第三方收到的文檔中的元數據
備案可能包括從客戶、對方律師、專家證人或政府機關收到的文件。這些文件帶有來自其原始創建者的自己的元資料。您有責任清除您歸檔的每個文件中的元數據，包括那些不是您建立的文件。第三方文件中的元資料可能包含第三方不打算與法院分享的資訊。
透過與您自己的相同的元資料清理工作流程處理第三方文件。不要認為由於您沒有建立該文檔，因此您無需對其元資料負責。 PDF 法律 提交乾淨文件的義務適用於您提交的每一份文件，無論其來源為何。